home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Tech Arsenal 1 / Tech Arsenal (Arsenal Computer).ISO / tek-09 / oyi558.zip / OYB-DOC.ZIP / OYB.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-02-25  |  268KB  |  5,591 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.                               ORGANIZE! YOUR BUSINESS
  13.                              -- Industrial Version --               
  14.                        A Complete Database For Organizing An
  15.                              Industrial Plant or Mill
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.                             The Professional Software Group
  25.                                      P.O. Box 974
  26.                                  Tualatin, OR  97062
  27.           
  28.                                Voice: (503) 692-3732
  29.                                 Fax: (503) 692-0382
  30.                                 Compuserve: 71450,254
  31.                                    GEnie: S.HUDGIK
  32.                              HomeCraft BBS: (503) 692-0382
  33.  
  34.                                    _______
  35.                               ____|__     |               (tm)
  36.                            --|       |    |-------------------
  37.                              |   ____|__  |  Association of
  38.                              |  |       |_|  Shareware
  39.                              |__|   o   |    Professionals
  40.                            -----|   |   |---------------------
  41.                                 |___|___|    MEMBER
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58. This manual and accompanying software copyright 1991, 1992 by Steven C. Hudgik.
  59. Portions Copyright 1985, 1986, 1987, 1988 Microsoft Corporation.
  60.           WELCOME TO SHAREWARE
  61.  
  62.           This software is distributed as shareware.  This means you can
  63.           try this software to see whether it provides what you need before
  64.           you pay for it.  There are no limits in this software nor is it
  65.           crippled in any way.  It is true "try before you buy" software.
  66.  
  67.           You may have obtained this software from a shareware disk vendor,
  68.           a bulletin board or a friend.  I hope you also feel free to share
  69.           copies of it with your friends and upload it to your favorite
  70.           bulletin board(s).  If you find you like this software and you've
  71.           been using it for more than 60 days, you must register as a user
  72.           by purchasing a registered copy.  This software may not be used
  73.           for more than 60 days without registering.
  74.  
  75.  
  76.           Registration Information
  77.  
  78.           This is a copyrighted software program protected by both U.S. and
  79.           international copyright law.  If you are using this software for
  80.           more than 60 days you must purchase a registered copy in order to
  81.           continue to use it.  The registration for a single copy is $79.95
  82.           (plus $5.00 S&H - $10.00 outside North America).  Please note that
  83.           even though you may have purchased this disk from a retail store
  84.           or via mail order, you have not purchased a registered copy. 
  85.           What you've paid for this disk was a fee that compensates the
  86.           vendor for their costs, time and effort in making this disk
  87.           available.  If you'd like us to, we will be happy to refund the
  88.           price you paid for the shareware disk.  Just include a copy
  89.           the receipt showing the purchase of the shareware disk and
  90.           we'll deduct that amount from the registration price.
  91.  
  92.           We accept company checks, personal checks, VISA and Master Card.
  93.           All amounts shown are in U.S. dollars.  All checks in U.S.
  94.           dollars must be drawn on a U.S. bank.  Users outside the U.S.:
  95.           We accept cheques in your local currency from users in
  96.           Canada, Mexico, Australia, the United Kingdom, New Zealand,
  97.           Sweden, Norway, France, Germany, Denmark, The Netherlands, Japan
  98.           and Switzerland.  We will add other countries as our bank allows.
  99.  
  100.           You can register as a user via Compuserve or GEnie
  101.           using the ID numbers listed on the first (cover) page.  Just
  102.           send us an E-Mail giving your name, address, credit card
  103.           number, the disk size you need and the name of the program. 
  104.           For additional information about registering, please see the
  105.           order form (also included on the disk as the ORDER.FRM file)
  106.  
  107.           When you register you will receive:
  108.  
  109.           [] The right to continue to use the software and an upgrade
  110.           to the current version.
  111.           
  112.           [] Access to future software upgrades.  We are constantly
  113.           making improvements and adding features suggested by users.
  114.           Typically upgrades are issued once a year, but, if there is
  115.           a new feature you need, you can upgrade as soon as it is ready
  116.           to ship.  Our upgrade service is part of our commitment to
  117.           provide the best and highest quality customer service possible.
  118.           []  A copy of the illustrated, printed and bound manual with
  119.           quick reference card.
  120.  
  121.           [] One year of free unlimited technical support via telephone, 
  122.           fax, mail or electronic mail.
  123.  
  124.           [] A free subscription to our newsletter which includes user
  125.           tips, help with using your computer, information about upgrades
  126.           and new cataloging systems.
  127.  
  128.           [] Ten additional business organizational formats including:
  129.           office inventory, book & magazine cataloging; sales planning;
  130.           project planning; customer list and more!          
  131.  
  132.           [] Additional utilities that provide features such as search
  133.           and replace (for editing), the ability to set the Quick View
  134.           capacity and the width of the lines displayed in Quick View. A
  135.           feature to delete blocks of entries.  The ability to set the
  136.           top margin on reports.  An improved "set starting point" feature
  137.           The ability to create formatted ASCII documents.  And More!
  138.  
  139.           [] Discounts on HomeCraft's cataloging software for collectors.
  140.           Catalog your stamps, music, video tapes, baseball cards & more!
  141.  
  142.  
  143.           MULTIPLE COMPUTERS AND NETWORKS
  144.  
  145.           If you wish to use this software on a network or simultaneously
  146.           on more than one computer (eg. on a computer at home and
  147.           another computer at work or in another office or building) you
  148.           will need a site license.  Please see appendix C for information
  149.           on site licenses.
  150.  
  151.  
  152.           DISTRIBUTION OF THE SHAREWARE VERSION OF THIS SOFTWARE
  153.           (Please see the VENDOR.DOC file).
  154.           Feel free to give away copies of the shareware version of
  155.           this software to friends, relatives, acquaintances or even
  156.           strangers.
  157.  
  158.           You may NOT sell copies of this software, even if the purchase
  159.           price is just to cover duplication costs; nor may you include
  160.           this shareware on a CD-ROM or other type of package produced by
  161.           any user group, commercial library, or any for profit or non-
  162.           profit organization; nor may you distribute it with any other
  163.           product or as an incentive to purchase any other product, without
  164.           the express written permission of H.C.P. Services, Inc.  The
  165.           purpose of this is so that we will know who you are and we can
  166.           then keep you supplied with updates.  The only exception to this
  167.           is that ASP approved disk vendors (except for PsL) may sell this
  168.           software without prior approval.
  169.  
  170.           OUR GUARANTEE
  171.  
  172.           If you have any problems with this program or the disk it is on,
  173.           without regard to where you obtained it, you may send it to
  174.           H.C.P. Services, Inc. (HomeCraft Software) for a free update to
  175.           the current version.
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.                                   SPECIALTY  DATABASE    
  182.                       U S E R   L I C E N S E   A G R E E M E N T
  183.  
  184.           NOTICE! - This manual and the enclosed software is provided to
  185.           you on the express condition that you agree to this software
  186.           license.  By using this software you agree to the following
  187.           provisions.
  188.  
  189.           <1> This manual, the enclosed software and the disks on which it
  190.           is contained are licensed to you, for your own use only.  This is
  191.           copyrighted software.  You are not obtaining title to the
  192.           software or any copyright rights.  You may not sublicense, rent,
  193.           lease, modify, translate, convert to another programming
  194.           language, decompile, or disassemble the software for any purpose.
  195.  
  196.           <2> You may make as many copies of this software as you need for
  197.           backup purposes and copies may be given away provided no fee is
  198.           charged.  Private individuals may use this software on more than
  199.           one computer, provided there is no chance it will be used
  200.           simultaneously on more than one computer.  This software may not
  201.           be used on more than one computer, nor installed on more than one
  202.           hard disk, nor installed on a network when used by a business,
  203.           corporation, government agency or department, or institution of
  204.           any kind.  If you need to install this software on more than one
  205.           computer or on a network, please contact us for information about
  206.           a site license.
  207.  
  208.           WARRANTY - HCP SERVICES INC. DISCLAIMS ALL WARRANTIES RELATING TO
  209.           THIS SOFTWARE, WHETHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT
  210.           LIMITED TO ANY IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS
  211.           FOR A PARTICULAR PURPOSE, AND ALL SUCH WARRANTIES ARE EXPRESSLY
  212.           AND SPECIFICALLY DISCLAIMED.  NEITHER HCP SERVICES, INC. NOR
  213.           ANYONE ELSE WHO HAS BEEN INVOLVED IN THE CREATION, PRODUCTION, OR
  214.           DELIVERY OF THIS SOFTWARE SHALL BE LIABLE FOR ANY INDIRECT,
  215.           CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES ARISING OUT OF THE USE OR
  216.           INABILITY TO USE SUCH SOFTWARE EVEN IF HCP SERVICES, INC. HAS
  217.           BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES OR CLAIMS.  IN NO
  218.           EVENT SHALL HCP SERVICES, INC.'s LIABILITY FOR ANY DAMAGES EVER
  219.           EXCEED THE PRICE PAID FOR THE LICENSE TO USE THE SOFTWARE,
  220.           REGARDLESS OF THE FORM OF CLAIM.  THE PERSON USING THE SOFTWARE
  221.           BEARS ALL RISK AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE OF THE SOFTWARE. 
  222.           Some states do not allow the exclusion of the limit of liability
  223.           for consequential or incidental damages, so the above limitation
  224.           may not apply to you.
  225.  
  226.           This agreement shall be governed by the laws of the State of
  227.           Oregon and shall inure to the benefit of HCP Services, Inc. and
  228.           any successors, administrators, heirs and assigns.  Any action or
  229.           proceeding brought by either party against the other arising out
  230.           of or related to this agreement shall be brought only in a STATE
  231.           or FEDERAL COURT of competent jurisdiction located in Multnomah
  232.           County, Oregon.  The parties hereby consent to in personam
  233.           jurisdiction of said courts."
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.           Information in this manual is subject to change without notice
  241.           and does not represent a commitment on the part of H.C.P.
  242.           Services, Inc. or HomeCraft Software.  This manual and
  243.           accompanying software is copyrighted and protected under both
  244.           Federal Law and the Berne Convention (international law).
  245.  
  246.  
  247.  
  248.           This manual is copyright 1991 & 1992 by Steven C. Hudgik
  249.           All Rights Reserved
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.           WordPerfect is a trademark of WordPerfect Corporation
  255.           IBM is a trademark of International Business Machines
  256.           Microsoft and MS-DOS are trademarks of Microsoft Corporation
  257.           dBase III is a trademark of Ashton-Tate
  258.           Organize! is a trademark of H.C.P. Services, Inc.
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.           Part number: 002-001B
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.           This program is produced by a member of the Association of
  277.           Shareware Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the
  278.           shareware principle works for you. If you are unable to resolve a
  279.           shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  280.           member directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can
  281.           help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but
  282.           does not provide technical support for members' products. Please
  283.           write to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI
  284.           49442-9427 or send a Compuserve message via CompuServe Mail to
  285.           ASP Ombudsman 70007,3536
  286.  
  287.  
  288.           HomeCraft Software
  289.           P.O. Box 974
  290.           Tualatin, OR 97062
  291.           (503) 692-3732
  292.           (503) 692-0382 (FAX)  (503) 692-0382 (BBS)
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.                                    TABLE OF CONTENTS
  305.  
  306.  
  307.  
  308.                SECTION ONE - INTRODUCTION                   1
  309.                     Terminology                             2
  310.                     Using This Manual                       3
  311.                     Technical Support                       4
  312.  
  313.                SECTION TWO - INSTALLATION                   6
  314.  
  315.                SECTION THREE - QUICK START                  9
  316.                     Starting The Software                   9
  317.                     Using The Menus                         11
  318.                     Make A New Entry                        12
  319.  
  320.                     Editing                                 13
  321.                     Searching And Printed Reports           14
  322.                     Printed Reports                         15
  323.                     Utilities                               16
  324.  
  325.                SECTION FOUR - REFERENCE SECTION
  326.                          (USING ORGANIZE!)                  20
  327.                     The Main Screen                         20
  328.                     Memos                                   22
  329.                     The Menus                               23
  330.  
  331.                     Make Entries Menu                       23
  332.                     Edit Menu                               25
  333.                     Search Menu                             27
  334.                          List All Entries                   27
  335.                          Sequential Searches                28
  336.                          Alphabetical Searches              29
  337.                          Global Searches                    31
  338.  
  339.                     Utilities Menu                          33
  340.                          Copy Entries                       33
  341.                          Import dBase File                  36
  342.                          Reindex                            37
  343.  
  344.                          Sorting                            38
  345.                          Set Up New Format                  41
  346.                          Set Up Macro                       45
  347.  
  348.                          Set Security Code                  45
  349.                          Delete Catalog                     47
  350.                          Select Catalog                     47
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.                     Report Menu                             48
  359.                          Send (Report) To                   48
  360.                          Page Length                        50
  361.                          Set Up Report Format               51
  362.                          Printing Reports                   54
  363.  
  364.                     Exit Menu                               55
  365.                          Backing Up Your Catalog            55
  366.                     
  367.                     Help Menu                               56
  368.  
  369.                     Return (Menu Selection)                 56
  370.                     Calculator                              56
  371.                     Graphic Images                          57
  372.  
  373.  
  374.                SECTION FIVE - PREDEFINED CATALOG FORMATS
  375.                     Mailing List Manager                    60
  376.                     Bill of Material                        61
  377.                     Warehouse Inventory                     64
  378.                     Tool Inventory                          66
  379.                     Parts Inventory                         69
  380.                     Maintenance Records                     71
  381.                     Engineeering Drawings                   74
  382.                     Vehicle Records                         80
  383.                     Photographs                             83
  384.                     Motors & Drives                         85
  385.                     Equipment Inventory                     87
  386.                     Charity Records                         90
  387.  
  388.                APPENDIX A - PROBLEM SOLVING                 92
  389.  
  390.                APPENDIX B - FILE NAMES                      95
  391.  
  392.                APPENDIX C - SITE LICENSES                   98
  393.  
  394.                INDEX                                       100
  395.  
  396.           ______________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - INTRODUCTION - 1 
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.           SECTION ONE - INTRODUCTION
  404.  
  405.  
  406.           HomeCraft's ORGANIZE YOUR BUSINESS is an easy-to-use data-
  407.           base/cataloging program designed specifically for organizing
  408.           information about your business or needed by your business.
  409.           Eleven cataloging systems are provided with this program to
  410.           quickly get you started.  Plus you can design your own
  411.           cataloging systems to meet the requirements of your business.
  412.  
  413.           This software was developed as an extension of HomeCraft's
  414.           collector's series of software.  Since 1986 HomeCraft has been
  415.           recognized internationally as the leading publisher of software
  416.           for cataloging collectibles such as records and CDs, business
  417.           cards and books - and many people have already been using our
  418.           collector's software in their businesses.  Here's what the press
  419.           has said about our software:
  420.  
  421.           "menu driven and easy" - PC Magazine
  422.  
  423.           "Helping the insatiable collector stay organized." - Business
  424.           Week
  425.  
  426.           "The best are available from HomeCraft." - Jerry Osborn writing
  427.           in his nationally syndicated newspaper column.
  428.  
  429.           "first class support is what separates HomeCraft's software
  430.           from the rest of the pack." - review in Goldmine magazine in
  431.           which our software was rated the best available for cataloging a
  432.           record/CD collection.
  433.  
  434.           The author of this program, Steve Hudgik, has extensive business
  435.           experience both in running his own businesses and in working
  436.           for large, international corporations.  He is the publisher
  437.           of the HomeCraft Small Business Journal, is the author of a
  438.           book on running a small business (published by McGraw-Hill),
  439.           and has worked as a small business consultant for over six
  440.           years.
  441.           
  442.           This is version 5 in our series of specialized databases.  With
  443.           this program we are introducing a much more powerful and flexible
  444.           program than any previous software we've published.  However, it
  445.           still maintains the easy-to-use interface and the clear screen
  446.           displays that have become a HomeCraft trademark.  Unlike previous
  447.           versions you now have the flexibility to choose the specific
  448.           lines (fields) you want to use, rename fields and adjust their
  449.           length.  You can design your own report formats.  Alphabetize any
  450.           line and sort any combination of lines into a multiple level
  451.           alphabetical listing.  A Quick View screen lets you see 20
  452.           entries at one time.  Macros and copy functions make entering
  453.           information quicker and easier.
  454.           ______________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - INTRODUCTION - 2 
  455.  
  456.  
  457.  
  458.           USING EXISTING DATA FILES
  459.  
  460.           If you have your office information cataloged using a program
  461.           such as dBase, this software will directly import your files if
  462.           they are in a dBase III format.
  463.  
  464.           If you've been using any of HomeCraft's previous cataloging
  465.           programs, the registered version of this software includes
  466.           a conversion utility that will convert your existing files 
  467.           for use with this software.  
  468.  
  469.           A standard we maintain at HomeCraft, above all else, is
  470.           that we will never make a change in our software that results
  471.           in your having to retype all of your entries.  If we do
  472.           need to change the data format, all registered users of the
  473.           new version will be supplied with a free conversion utility.
  474.  
  475.  
  476.  
  477.  
  478.           TERMINOLOGY
  479.  
  480.           Throughout this manual we will be using a few standard computer
  481.           terms you should be familiar with.  I've tried to write this
  482.           manual using plain English, but since we are talking about using
  483.           a computer we will need to use a few computer terms.
  484.  
  485.           DATABASE - the "catalog" created by this software is called a
  486.           database.  A database is a collection of information.  Software
  487.           such as ORGANIZE YOUR BUSINESS can search, print, list and
  488.           manipulate the information in a database and is thus referred to
  489.           as database software.
  490.  
  491.           FLOPPY DISK - any software you purchase is supplied on a floppy
  492.           disk.  Floppy disks come in two sizes - 5-1/4 inch square and 3-
  493.           1/2 inch square.  Although 5-1/4" disks are flexible (floppy) 3-
  494.           1/2" disks are made from rigid plastic.  Thus the term "floppy
  495.           disk" is not an accurate descriptive term.  Floppy disks can
  496.           typically contain from 0.360 mb to 1.44 mb of information. 
  497.           Floppy disk drives are usually designated as A and B.
  498.  
  499.           HARD DISK - a hard disk is installed inside your computer and can
  500.           not typically be removed.  Hard disks operate much faster and
  501.           hold a lot more information than a floppy disk.  Typical hard
  502.           ______________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - INTRODUCTION - 3 
  503.  
  504.  
  505.           disks can hold from 40 mb to 100 mb (and more).  Hard disk drives
  506.           are designated by the letter C or greater.  Hard disks are never
  507.           designated as drive A or B.  Not all computers have hard disks.  
  508.  
  509.           The speed of database software is highly dependent on the speed
  510.           of the disk containing the data.  Thus I recommend that your
  511.           ORGANIZE! catalog be stored on a hard disk.
  512.            
  513.           mb - this is an abbreviation for megabyte which is a measure of
  514.           how much information can be stored on a disk.  Typically a 40 mb
  515.           hard disk is sufficient for most database files created by
  516.           ORGANIZE!
  517.  
  518.           DIRECTORY/SUB-DIRECTORY - your computer can create separate
  519.           "rooms" on disks.  Each "room" is separate from the others and is
  520.           called a directory.  (Sub directories are "rooms" within the main
  521.           directory "room").  Directories and sub-directories provide a way
  522.           to keep the files on your disks organized.  You should create a
  523.           separate directory for each program you use.  This will keep all
  524.           of the files associated with that program together in one place
  525.           and prevent them from becoming mixed with (and thus confused
  526.           with) files used by other programs.
  527.  
  528.           FILE and FILENAME - a computer stores information and programs in
  529.           "files" on either a floppy disk or a hard disk.  Each file has a
  530.           name that is called its filename.  A filename may have up to
  531.           eight characters followed by a period and then a three letter
  532.           filename extension.  The name of the ORGANIZE! program file is
  533.           OYB.EXE.  "EXE" is the filename extension and "OYB" is the
  534.           filename.  By the way, OYB stands for Organize Your Business.
  535.  
  536.  
  537.  
  538.           USING THIS MANUAL
  539.  
  540.           This manual is divided into five sections plus appendixes.  Part
  541.           one is the section you are now reading and it contains the
  542.           introductory information.  Part two describes how to install this
  543.           software on your computer.
  544.  
  545.           The third section provides quick start instructions.  Please read
  546.           this section before starting to use this software.  It is short
  547.           and has been designed to provide the key information needed to
  548.           get you quickly started using the basic functions provided by
  549.           this software.
  550.           ______________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - INTRODUCTION - 4 
  551.  
  552.  
  553.           The fourth section is a reference section that describes in
  554.           detail all of the features in this software.
  555.  
  556.           Section five provides the details about the various organiza
  557.           -tional systems provided with this software
  558.  
  559.           No computer experience is required to use this software, however
  560.           you will need to know which letter designates each disk drive on
  561.           your computer.  For example, a hard disk is usually drive C and
  562.           floppy disks are drives A and B.  Check your computer's manual
  563.           for the letters used to designate the drives on your computer.  
  564.  
  565.           NOTE: Please check the README.TXT file for information about
  566.           changes to the software since the manual was printed.  To get a
  567.           printed copy of the README.TXT file do the following:
  568.  
  569.           1) Get the DOS prompt for the disk containing the README.TXT
  570.           file.
  571.  
  572.           2) Type COPY README.TXT LPT1: and push enter.
  573.  
  574.  
  575.           SYSTEM REQUIREMENTS: this software will only run on computers
  576.           that are fully IBM compatible and have at least 380K of memory
  577.           available.  A color monitor is required for some of the features. 
  578.           A hard disk is recommended, but this software will run on floppy
  579.           disks provided there is a minimum of 720K of disk space
  580.           available.  If you have a hard disk, please put this software on
  581.           your hard disk and store your database files on the hard disk. 
  582.           Database software such as this software is very disk intensive. 
  583.           Because of the slow speed of floppy disks using the software on a
  584.           floppy disk will slow it down considerably.
  585.  
  586.  
  587.           TECHNICAL SUPPORT: If you have problems using this software,
  588.           please read this manual first.  Appendix B provides a trouble
  589.           shooting guide that may be helpful in solving problems.  If you
  590.           are unable to solve the problem by reading the manual, feel free
  591.           to give us a call.  We do provide limited basic technical support
  592.           for unregistered users (full support is available for registered
  593.           users only).  The number is (503) 692-3732.  Technical support is
  594.           available from 9am till 5pm pacific time monday through friday. 
  595.           You may also contact us by writing to us at:
  596.  
  597.           HomeCraft                       Fax:  503-692-0382
  598.           P.O. Box 974                    HomeCraft BBS: 503-692-0382
  599.           Tualatin,  OR 97062             GEnie: S.HUDGIK
  600.           ______________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - INTRODUCTION - 5
  601.  
  602.  
  603.  
  604.           MAKE BACK UP COPIES
  605.  
  606.           The most important suggestion I can pass on to you is to make
  607.           back up copies of your data files (the ones that end with DAT). 
  608.           If you have a hard disk I recommend using software such as
  609.           FastBack or PC Tools.  You also could use the DOS back up
  610.           utilities, but personally I don't use them.  I've heard of too
  611.           many problems with the DOS backup utilities.  Problems such as
  612.           only being able to restore lost files onto a similar computer
  613.           using the same version of DOS.  (That may not always be
  614.           possible).  For something as critical as making backup copies I
  615.           prefer software that will backup and restore from and to any hard
  616.           disk using any version of DOS on any computer.
  617.  
  618.           This version does include a backup utility.  This  utility will
  619.           backup files that are approximately up to 1.3 megabytes big using
  620.           a 360K floppy disk (larger files can be backed up using higher
  621.           capacity floppy disks).  This utility is provided in order to
  622.           insure you have something you can use to backup up your data. 
  623.           However, this utility is not intended as a permanent solution. 
  624.           First, it is limited in that once your catalog exceeds the size
  625.           that can be backed-up on a single floppy this utility will no
  626.           longer be able to back it up.  Second, it provides no tracking of
  627.           the files that have been backed up.  Unless you carefully label
  628.           your backup disks you can lose track of what files are on which
  629.           disks.
  630.  
  631.           ______________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - INSTALLATION - 6
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637.  
  638.  
  639.           SECTION TWO - INSTALLATION
  640.  
  641.  
  642.           Installation of this software is straight forward.  First make a
  643.           backup copy of this disk.  You'll need to check the manuals that
  644.           came with your computer to see how to make copies of a disk. 
  645.           Generally you can use the DOS DISKCOPY utility to copy a floppy
  646.           disk.  The commands you need to type to use DISKCOPY vary
  647.           depending on the version of DOS you have and the floppy disk
  648.           configuration in your computer.
  649.  
  650.           If you should damage or lose your only copy of this software, you
  651.           can get another shareware disk from HomeCraft by sending us a
  652.           blank floppy disk plus 50 cents for the return postage.  (Outside
  653.           the U.S. please include $2.00 US, or the equivalent in your
  654.           currency, for air mail postage).
  655.  
  656.           There are three disk configurations for which this software can
  657.           be installed.
  658.  
  659.  
  660.           Hard Disk Installation
  661.  
  662.           To install on a hard disk:
  663.  
  664.           + Put the backup copy of the floppy disk in a floppy drive.
  665.  
  666.           + Get the DOS prompt on the screen and change it so that it is
  667.           set for the disk drive that contains the this software floppy
  668.           disk.  For example, if the floppy disk is in the "A" drive and
  669.           your computer has a "C>" prompt on the screen, type A: and push
  670.           ENTER.  You can change the DOS prompt so it is set for a 
  671.           different drive by typing the letter representing the drive you
  672.           want to use, a colon, and then pushing ENTER.  (See Appendix E
  673.           for help with using DOS).
  674.  
  675.           + Type INSTALL and follow the instructions that appear on the
  676.           screen.
  677.  
  678.  
  679.           
  680.           ______________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - INSTALLATION - 7
  681.  
  682.  
  683.           Single Drive Floppy Disk Installation
  684.  
  685.           If your computer only has a single floppy drive you will have to
  686.           install the software manually.  The easiest way might be to 
  687.           install the software on someone else's hard drive and then copy
  688.           all of the files from the hard drive to your floppy disk.
  689.           Please note that this software can not be used on a
  690.           with single 360K floppy drive and no hard disk.  If
  691.           you have a single floppy drive it must have a capacity
  692.           of at least a 720K.
  693.  
  694.           NOTE: This software may only be used on two computers if there is
  695.           no chance that it can be used simultaneously on both computers. 
  696.             Please see the user license at the front of this manual.
  697.  
  698.           Once installed most of the files on the disk are data (DAT) or
  699.           set (SET) files.  These are the formats for the various 
  700.           organizing systems.  The name of each file indicates what
  701.           it is used for and corresponds to the catalog names given in
  702.           section 5 of this manual.  You can erase any DAT and SET
  703.           files that are used for areas you are not interested in
  704.           organizing.
  705.  
  706.           
  707.           To install the software manually:
  708.  
  709.           You'll need to de-archive the main set of files.  To do this
  710.           type LHA E ORGANIZE and push ENTER.  Once all of the files have
  711.           been de-archived you can erase the ORGANIZE.LZH file.  The disk
  712.           can now be used.  Just type OYB to start the software.
  713.  
  714.  
  715.           Dual Floppy Drive Installation
  716.  
  717.           If your computer has two floppy drives you can install this
  718.           software just as if one of the floppy drives is a hard disk. 
  719.           First put the backup copy of the enclosed disk in the "A" drive. 
  720.           Put a blank formatted disk in the "B" drive.  At the "A>" prompt
  721.           type INSTALL and follow the directions that appear on the screen. 
  722.           In this case the drive you want to install the software on is the
  723.           "B" drive so the required files will be copied to the blank disk. 
  724.           When the installation asks for the name of a directory, a default
  725.           name of \OYB will be shown.  Type a backslash "\" and then push
  726.           the DEL key until only the backslash remains.  This will install
  727.           the software in the root directory on the floppy disk.
  728.           ______________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - INSTALLATION - 8
  729.  
  730.  
  731.  
  732.  
  733.           CONFIG.SYS File
  734.  
  735.           Your computer uses a CONFIG.SYS file to tell it how to configure
  736.           itself when it is first turned on.  The CONFIG.SYS file is an
  737.           ASCII text file that contains a series of instructions used by
  738.           your computer.  For this software to run these instructions must
  739.           tell your computer to set itself up so up to 20 files may be
  740.           opened at the same time.  This is done by including a FILES=20
  741.           (or any number greater than 20) statement in the CONFIG.SYS file. 
  742.           If you are running a Graphical User Interface such as Windows,
  743.           your computer may need to be set to open as many as 50 or 60
  744.           files.
  745.  
  746.           The CONFIG.SYS file needs to be in the root directory on your
  747.           hard disk.  If you use a floppy disk to boot your computer, the
  748.           CONFIG.SYS file must be on the floppy disk used to boot your
  749.           computer.  The CONFIG.SYS file is not part of the this software.
  750.  
  751.           You can look at the contents of a CONFIG.SYS file by going to the
  752.           root directory on your hard disk and typing: TYPE CONFIG.SYS at
  753.           the DOS prompt.  Then push ENTER.
  754.  
  755.           You can change a CONFIG.SYS file by using your word processing
  756.           software, editing it as you would any other document and then
  757.           saving it as a DOS text file (ASCII file).
  758.  
  759.           If you do not have a CONFIG.SYS file, or if it does not include a
  760.           FILES=20 line, you can create one during the installation
  761.           process.  When you run the INSTALL utility you will be given a
  762.           chance to install a CONFIG.SYS file with a FILES=20 line.  This
  763.           will not change any of the other lines in your CONFIG.SYS file.
  764.           _______________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - QUICK START - 9
  765.  
  766.  
  767.  
  768.  
  769.  
  770.  
  771.  
  772.  
  773.           SECTION THREE - QUICK START
  774.           STARTING THE SOFTWARE
  775.  
  776.           As you read through this section I recommend you have the
  777.           software installed and running on your computer.  When you
  778.           first start OYB it will be set to use the Mailing List format
  779.           and all of the examples in this manual are based on that
  780.           format.  As I describe examples, I suggest that you duplicate
  781.           the steps I'm describing using your computer. 
  782.           
  783.           This section will take you through all the main functions in
  784.           the software.  The Quick Start section does not describe all of
  785.           the functions available, just those you need in order to use the
  786.           basic capabilities of the software.  For explanations of all of
  787.           the functions and features in this software you will need to read
  788.           the reference section of this manual.
  789.  
  790.           To start this software type OYB at the DOS prompt and push ENTER.
  791.  
  792.           If you are using this software on a hard disk, you will need to
  793.           be in the directory or subdirectory in which the software was
  794.           installed before you type OYB.  If when your computer first
  795.           starts it displays the DOS prompt, type CD \ and the name of the
  796.           directory in which this software was installed.  If you used the
  797.           default directory name of OYB supplied by the installation
  798.           software, you would type:
  799.  
  800.                                        CD \OYB
  801.                
  802.           The letters "CD" stand for Change Directory.  Typing CD \OYB will
  803.           put you in the OYB directory.  Once in the OYB directory you can
  804.           type OYB to start the software.
  805.  
  806.           User Tip (This is not required in order to use the this software. 
  807.           It is only provided to help make using your computer easier).
  808.  
  809.           Some computer "experts" suggest you include the directory name
  810.           for all your major programs in the PATH statement contained in
  811.           the AUTOEXEC.BAT file.  This allows you to start the program from
  812.           any directory.  I'd like to offer another suggestion.  Include a
  813.           directory called BATCH in your path statement.  In the BATCH
  814.           directory put batch files that first change to the directory
  815.           containing the program they run and then run that program.  If
  816.           this software is on the "C" drive, the batch file for this
  817.           software would look like:
  818.           ______________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - QUICK START - 10
  819.  
  820.           C:
  821.           CD \OYB
  822.           OYB
  823.  
  824.           You also can use this technique with other programs such as
  825.           WordPerfect.  The batch file that starts WordPerfect might look
  826.           like:
  827.  
  828.           C:
  829.           CD \WP51
  830.           WP %1
  831.  
  832.           The %1 symbol allows WordPerfect (or any other program) to use a
  833.           parameter.  For example, if you start WordPerfect by typing WP
  834.           WORK.DOC, WordPerfect will run and automatically load the
  835.           WORK.DOC document.  When used this way WORK.DOC is called a
  836.           parameter. 
  837.  
  838.  
  839.             COMMAND LINE - When starting the software you may enter the 
  840.             name of the catalog you want to use as a part of the command 
  841.             that starts the software.  In normal circumstances the 
  842.             software will boot up and use the same catalog that was in 
  843.             use when you last exited the software.  If you'd like to use 
  844.             a different catalog type OYB, then a space, then the name of
  845.             the catalog you want to use.  For example, if you want
  846.             to use MAIL, you would type OYB MAIL at the DOS prompt.
  847.  
  848.  
  849.  
  850.           THE MAIN SCREEN
  851.  
  852.           After typing OYB (and pushing ENTER) the software will start
  853.           running and display the complete cataloging format for your
  854.           business.  Throughout this manual I will refer to this initial
  855.           screen as the "Main Screen."
  856.  
  857.           The key parts of the Main Screen are the top and bottom two 
  858.           lines.  They provide status information and menu
  859.           selections.  The majority of the screen is used to display the
  860.           information lines (fields) in use.  
  861.  
  862.           When the software first starts the Main Screen is displayed.  You
  863.           can return to the Main Screen from any other function such as
  864.           editing, searching or making new entries, by pushing F7.  The F7
  865.           key is used to clear the screen and reset everything back to
  866.           the default settings.  With the Main Screen displayed you can
  867.           immediately start typing and saving new entries.  But, before
  868.           getting started let's go over how to use the drop-down menus. 
  869.           
  870.           OYB provides drop-down menus that show you, at a
  871.           glance, all of your options.  The names of the menus are
  872.           displayed across the top of the screen.  They are: Make entries,
  873.           Edit, Search, Utilities, Reports, eXit and Help.
  874.           ______________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - QUICK START - 11
  875.  
  876.  
  877.           Using The Menus
  878.  
  879.           To select a menu hold down the ALT key and push the capitalized
  880.           letter included as a part of the name of the menu you want to
  881.           display.  To start let's look at the Make entries menu.  Hold
  882.           down the ALT key and push the letter M.  You'll see the screen
  883.           shown in figure three.
  884.  
  885.           Once any of the drop-down menus is displayed you can move
  886.           from one menu to another by using the left and right cursor keys. 
  887.           Take a look at the other menus by pushing the right cursor key
  888.           until the Make entries menu is displayed again.
  889.  
  890.           A scroll bar within each drop-down menu is used to select the
  891.           function you want to use.  The scroll bar is moved using the up
  892.           and down cursor keys.  When the scroll bar is at the top of the
  893.           menu it can be directly moved to the bottom selection by pushing
  894.           the up cursor key once.  It can also be move from the bottom
  895.           selection directly to the top by pushing the down cursor key.
  896.  
  897.           Some of the functions can be used directly without going through
  898.           a menu.  These have an "F key" designation next to them when the
  899.           menu is displayed.  Looking at the Make entries menu you'll see
  900.           "<F5>" next to the word "Save".  This means you can push F5 to
  901.           save an entry without using the drop-down menu.
  902.  
  903.           To select an item on a menu first highlight it with the scroll
  904.           bar and then push the ENTER key.
  905.  
  906.           For example, to exit from the program push the right cursor key
  907.           until the "eXit" drop-down menu appears, then highlight "Exit
  908.           Program" and push ENTER.  (If you just exited from the software
  909.           type OYB and push ENTER to get started again).  By the way, you
  910.           should never turn your computer off while a program (any program,
  911.           except for a shell or menu program) is running.  Always exit from
  912.           the software before turning your computer off.
  913.  
  914.           If you do not want to make a selection from a menu you can return
  915.           to the main screen from the drop-down menus by pushing the ESC
  916.           key.  You can also select "Return" on the menu bar at the top of
  917.           the screen.
  918.  
  919.           If a drop-down menu is displayed push ESC to return to the main
  920.           screen.
  921.  
  922.  
  923.           USING A MOUSE
  924.  
  925.           A mouse may be used to operate most of the functions in OYB. 
  926.           A rectangular mouse cursor will appear on the screen whenever
  927.           the mouse is active.  If you know the mouse is active, but you 
  928.           do not see the mouse cursor try moving the mouse slightly.
  929.  
  930.           The left button on the mouse serves as the "ENTER" key.  To 
  931.           make a selection place the mouse cursor on the item you want to
  932.           ______________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - QUICK START - 12
  933.  
  934.  
  935.           select and push the left mouse button.  When making a selection 
  936.           from a menu you will need to "double" click the mouse.  Double
  937.           clicking means to push the left mouse button twice in rapid
  938.           succession.  Pushing the left mouse button once will move the
  939.           highlight bar to the menu selection marked by the mouse cursor. 
  940.           Pushing it a second time selects that option.
  941.  
  942.           The right mouse button serves as an ESC key.  In many cases when
  943.           the software asks you to push the ESC key, you can also push 
  944.           the right mouse button.
  945.  
  946.           Please note that a series of prompts across the bottom of the
  947.           Main Screen provides direct mouse access to the short cut keys.
  948.           The numbers in these prompts refer to the "F" key numbers.     
  949.  
  950.           The mouse can be used at nearly every prompt in OYB.  With
  951.           prompts that request a (Y/N) response, place the mouse cursor
  952.           on either the "Y" or "N" and push the left mouse key once.
  953.           Anytime a prompt asks you to push a letter to make a selection
  954.           you can place the mouse cursor on that letter (in the prompt)
  955.           and push the left mouse key.
  956.  
  957.           You can even bypass the opening copyright screen by clicking
  958.           the left mouse key after the copyright screen appears.
  959.  
  960.  
  961.  
  962.           MAKING NEW ENTRIES
  963.  
  964.           When you pushed ESC the drop-down menus should have disappeared
  965.           and the cursor will be in the left hand space on the LAST NAME
  966.           line.
  967.  
  968.           The names of the lines are listed along the left side of the
  969.           screen.  To the right of each name is a shaded area that shows
  970.           the space available for entering information related to the line
  971.           name.  The cursor can be moved around in the shaded area using 
  972.           the four cursor keys.  Whenever the cursor is at the beginning or
  973.           end of a line, and can go no further, your computer will beep.
  974.  
  975.           To enter the information you want to catalog, just type it on the
  976.           appropriate line.
  977.  
  978.           Using the Mailing List format as an example, you can immediately
  979.           start typing in the first name.  Type the person's last name
  980.           and push ENTER.  That will move the cursor down to the first 
  981.           character of the next line.
  982.  
  983.           NOTE: The Mailing List format as it appears on your screen may not
  984.           be the format you want to use.  You can eliminate unused lines,
  985.           add other additional lines, and change the titles of most lines. 
  986.           We'll be discussing how to do that shortly.
  987.  
  988.           Then enter the rest of this person's name and address to fill
  989.           in the rest of the lines in this format.
  990.           ______________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - QUICK START - 13
  991.  
  992.  
  993.           You may change anything you've typed by using the cursor keys to
  994.           put the cursor at the spot where a correction is needed and
  995.           just typing the new information.  When the entry is complete
  996.           and correct push ALT-M.  The "Save" option will already be
  997.           highlighted so all you need to do next is push ENTER and the
  998.           entry will be saved. 
  999.  
  1000.           Pushing ENTER to select "Save" from the drop-down menu will clear
  1001.           the screen and leave it ready for the next entry to be typed. 
  1002.           Notice that the entry number is displayed in the upper right hand
  1003.           corner.  It should now say "Entry 2" as the next entry you type
  1004.           will be number 2.
  1005.  
  1006.           Now type in your second entry.  To save this entry push F5.  The
  1007.           F5 key is short cut key that saves entries.  Push ALT-M and
  1008.           notice that the word "Save" has "<F5>" next to it.  This means
  1009.           pushing F5 performs the same function as selecting "Save" on the
  1010.           drop-down menu.  You can also use the mouse to save entries
  1011.           by clicking on the "5 Save" prompt at the bottom of the screen.
  1012.  
  1013.           That's it.  That's all there is to entering information into your
  1014.           catalog.  Push ESC to clear the drop-down menu from the screen.
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.           EDITING
  1019.  
  1020.           Now let's see if the information you just typed is really stored
  1021.           in the database.  The Editor lets you look at any entry
  1022.           and browse forward and backward through all of your
  1023.           entries.  To use the editor push ALT-E.  The "Select Number"
  1024.           option will be highlighted as shown in figure five.  Push the
  1025.           ENTER key and a window will appear asking you to type an entry
  1026.           number.  Push number 1 and then push ENTER.  The first entry will
  1027.           be displayed.
  1028.  
  1029.           You can now do any of several things.
  1030.  
  1031.           You can modify this entry by moving the cursor to the word(s)
  1032.           to be modified and typing the changes.  When the changes are
  1033.           complete push ALT-E and move the scroll bar to "Save Changes." 
  1034.           Then push the ENTER key to save the changes you just made.  Also
  1035.           notice that you can push F5 to save the changes without using the
  1036.           drop-down menu.
  1037.  
  1038.           The editor also offers a browse capability.  If the drop-down
  1039.           menu is on the screen, push ESC to return to the editing screen. 
  1040.           To browse use the F1 and F2 keys to move backward and forward
  1041.           through the mailing list.  Push F2 now.  Then push F1 to go back
  1042.           to the previous entry.  That's about all you can do with just two
  1043.           entries.  Once you have more entries this becomes an easy way to
  1044.           page through all of them.
  1045.  
  1046.           The drop-down menus always show all of the available options.
  1047.           Push ALT-E.  Notice that Page Backward and Page Forward are
  1048.           ______________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - QUICK START - 14
  1049.  
  1050.  
  1051.           identified as being operated by the F1 and F2 keys.  You can
  1052.           browse by selecting Page Forward or Page Backward from this drop-
  1053.           down menu or by pushing F1 or F2.  You can also use the mouse
  1054.           to browse forward and backward by clicking on either the
  1055.           "1 Back" or "2 Fwd" prompts at the bottom of the screen.
  1056.  
  1057.           When an entry is no longer needed it can be deleted using the
  1058.           Edit menu.
  1059.  
  1060.           Push the right cursor key and we'll look at the search
  1061.           capabilities of Organize Your Business (OYB).
  1062.  
  1063.  
  1064.           SEARCHING AND PRINTED REPORTS
  1065.  
  1066.           Two types of "searches" are provided by OYB.  The first is a
  1067.           listing.  There are two types of listings.  These are shown in
  1068.           the top box of the Search menu shown in figure six.  They are:
  1069.  
  1070.           List Entries: allows you to enter a starting and ending entry
  1071.           number and have all of the entries between (and including) the
  1072.           two numbers listed in sequence.
  1073.  
  1074.           List Alphabetically: allows you to list entries in alphabetical
  1075.           or numerical order.  To use this function you need to be using
  1076.           the indexes.
  1077.  
  1078.           The second box down from the top on the Search menu lists the
  1079.           various types of searches you can do.  Let's take a look at how
  1080.           these work.  Push ESC to clear the drop-down menu from the 
  1081.           screen then push F7 to clear the screen.  (F7 is identified on
  1082.           the Make entries menu as the key that erases the screen).  You
  1083.           can also use the mouse by clicking on the "7 Clr" prompt.
  1084.  
  1085.  
  1086.           Sequential Searches
  1087.  
  1088.           To search for something first enter the information you want to
  1089.           find on the appropriate line.  For example, let's search for a
  1090.           a specifics company.  Move the cursor to the COMPANY line.  
  1091.           Let's say you wanted to find everyone who works for the AJAX
  1092.           corporation.  To start this search first type AJAX on the
  1093.           COMPANY line.  Push ALT-S to drop-down the Search menu. 
  1094.           Move the scroll bar to the "Sequential Search" selection and push
  1095.           the ENTER key.  The first, and in this case the only, matching
  1096.           entry will be displayed.
  1097.  
  1098.           If you want to search for AJAX again push ALT-S and move the
  1099.           scroll bar to "Search Again" and push ENTER.  If you do this,
  1100.           you will see a "NO OTHER MATCHES FOUND" message at the bottom
  1101.           of the screen - unless you happened to have entered AJAX on 
  1102.           the COMPANY line as you were trying out the software.
  1103.  
  1104.           Sequential searches will find the specified search criteria,
  1105.           which in this case is AJAX on the COMPANY line, without
  1106.           ______________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - QUICK START - 15
  1107.  
  1108.  
  1109.           regard to where it is located on the line.  The word (or phrase)
  1110.           you are searching for can even be within another word.
  1111.  
  1112.           There are short cut keys you can use for starting a sequential
  1113.           search.  Push ALT-S to display the Search menu.  Notice that
  1114.           sequential searches can be started by pushing F8.  Also notice
  1115.           that you can find additional matches (Search Again) by pushing
  1116.           F2.
  1117.  
  1118.           When a match is found during a search it is displayed on the
  1119.           screen and the software automatically goes into the edit mode. 
  1120.           You can make any changes or additions you want and then push F5
  1121.           to save them. 
  1122.  
  1123.           Other types of searches are shown on the Search menu (figure
  1124.           six).  The "Alphabetical Search" will list entries alphabetically
  1125.           based on the search criteria and using indexes created by the
  1126.           software.  The "Find Deleted" search will list all of the entries
  1127.           that have been deleted and the "Global Search" finds a word or
  1128.           phrase regardless of what field it is in.
  1129.  
  1130.  
  1131.  
  1132.           Printed Reports
  1133.  
  1134.           NOTE: For more detailed information on how to print reports see
  1135.           the section on the Report Menu in Section Four of this manual.
  1136.  
  1137.           The search you just conducted displayed matching entries on the
  1138.           screen.  You can also print reports or save them in disk files. 
  1139.           If the Search menu is still on the screen push the right cursor
  1140.           key twice to display the Reports menu.  The first selection on
  1141.           this menu is called "Send To" and it is currently set for
  1142.           MONITOR.  To send the report to the printer or a disk file push
  1143.           the ENTER key.  This will open a window in the middle of the
  1144.           screen as shown in figure seven.
  1145.  
  1146.           Within this window the "X" next to MONITOR tells you the results
  1147.           of a search or listing will be displayed on the screen.  Push 
  1148.           the TAB key to move the X through the available settings.  When
  1149.           the option you want is marked by the "X" push ENTER.  The other
  1150.           options are:
  1151.  
  1152.           PRINTER-Continuous Paper: will print the report on continuous
  1153.           feed paper such as used by dot matrix or laser printers.
  1154.  
  1155.           PRINTER-Single Sheet Feed: prints the report on printers that
  1156.           handle only one sheet of paper at a time
  1157.  
  1158.           ASCII File: saves the report as a text document in a disk file. 
  1159.           You can specify the name of the file.
  1160.  
  1161.           dBase File: saves the report in a file on the disk using dBase
  1162.           III format.  This report can be used for transferring information
  1163.           ______________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - QUICK START - 16
  1164.  
  1165.  
  1166.           between various programs.  Most other database software and
  1167.           spreadsheets can read dBase III files.
  1168.  
  1169.           QUICK VIEW: displays a list on the screen.  You can then select
  1170.           specific items from the list.  (Note: the Quick View feature
  1171.           requires video memory that is usually only available with color
  1172.           monitors.  If you get an error when trying to use this feature,
  1173.           your computer does not have the required memory or other software
  1174.           is using this memory).
  1175.  
  1176.           LABELS: for use in printing labels.  The other printed reports
  1177.           include form feeds that advance the paper to the next page.  If
  1178.           the LABELS option is selected the form feeds are not included.
  1179.  
  1180.           Push the TAB key until the software is set for PRINTER-Continuous
  1181.           Paper.  Then push the ENTER key to return to the Reports menu. 
  1182.           Notice that the report type listed on the menu has changed to 
  1183.           "PRINTER-C".  Push the ESC key to clear the drop-down menus from
  1184.           the screen.
  1185.  
  1186.           Let's try the same search as before.  Put "AJAX" on the COMPANY
  1187.           line and push F8.  A prompt, asking for a title,  will
  1188.           appear at the bottom of the screen.  You can type a single line
  1189.           title that will be printed on the top of the first page of your
  1190.           report.  If you just push ENTER, without typing a title, the
  1191.           software will automatically print the search criteria on the top
  1192.           of the first page of the report.  You can eliminate the title by
  1193.           pushing the space bar once and then pushing ENTER.  For this
  1194.           example just push ENTER.
  1195.  
  1196.           The matching entries will be displayed on the screen as they are
  1197.           sent to the printer.  When no other matches are found the "NO OTHER
  1198.           MATCHES FOUND" message will appear at the bottom of the screen.
  1199.           When you push any key you will be returned to the main screen.
  1200.  
  1201.  
  1202.           UTILITIES
  1203.  
  1204.           The Utilities menu provides a variety of functions that range
  1205.           from selecting the catalog you want to use to deleting catalog
  1206.           files.  I'll discuss the two most important functions here.
  1207.  
  1208.           Catalogs
  1209.  
  1210.           You can create as many catalogs (database files) as you wish,
  1211.           giving each it's own name.  Each catalog can have a different
  1212.           format.  To change to a different catalog push ALT-U to display
  1213.           the Utilities menu.  The last selection on this menu is "Select
  1214.           Catalog Name."  Push the up cursor key to immediately move the
  1215.           scroll bar to this selection.  Then push ENTER.
  1216.  
  1217.           A window will display the names of the catalogs in the current
  1218.           directory.  You can use the cursor keys to highlight any one of
  1219.           them and then push ENTER to select that catalog.  You can also
  1220.           create a new catalog (database) by pushing ESC and typing the
  1221.           ______________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - QUICK START - 17
  1222.  
  1223.  
  1224.           name you wish to use for the new catalog.  Please note that
  1225.           catalog names can not contain numbers and they must be eight
  1226.           characters or less in length.
  1227.  
  1228.           If you enter a new catalog name you will need to set up a format
  1229.           for that new catalog.  How to set up a catalog format is
  1230.           discussed next. 
  1231.  
  1232.           The names of the existing catalogs will be displayed on the
  1233.           screen you are now looking at.  Highlight a catalog name and push
  1234.           ENTER.  You are now ready to start entering information or to
  1235.           modify this format to meet your needs.
  1236.  
  1237.  
  1238.  
  1239.           Modifying An Existing Catalog Format
  1240.  
  1241.           To modify a catalog format push ALT-U to display the Utilities
  1242.           menu.  Move the scroll bar to the "Set Up New Cat. Format" option
  1243.           and push ENTER.  This will display a screen similar to the one
  1244.           shown in figure eight.  This set-up screen replicates the way the
  1245.           information entry area looks on the main screen.  There are four
  1246.           things you can set on this screen:
  1247.  
  1248.           1. The line (field) title.
  1249.  
  1250.           2. Change the lengths of lines (fields).
  1251.  
  1252.           3. Select the lines to be indexed (alphabetized).
  1253.  
  1254.           4. Select the lines to be totaled.
  1255.  
  1256.           Please note that once you have saved one or more entries in a
  1257.           catalog you can not change the length of the lines for that
  1258.           catalog.  You can change the titles, indexing and totalling
  1259.           settings at any time.  However, unless you set the software 
  1260.           to use a new catalog name, the F2 prompt for "LENGTH" will no 
  1261.           longer appear on this set up screen.
  1262.  
  1263.           Because there is an entry in the mailing list we're using as
  1264.           an example, you can not change the length of the lines.
  1265.  
  1266.           On the Set Up Catalog Format screen the F2 key is used to select
  1267.           what you wish to set/modify.  When working with a new catalog, in
  1268.           which no entries have been saved, the brackets next to the F2
  1269.           prompt at the bottom of the screen will contain the word TITLES. 
  1270.           This means you can type new titles or modify existing titles.
  1271.  
  1272.  
  1273.           Setting Line Titles
  1274.  
  1275.           OYB comes with eleven preset cataloging formats.  These formats
  1276.           can be modified using the Set Up Catalog Format feature on the
  1277.           Utilities Menu.
  1278.           ______________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - QUICK START - 18
  1279.  
  1280.  
  1281.           Using the cursor keys a scroll bar can be moved up and down 
  1282.           through the list of line titles.  Place the scroll bar on the line
  1283.           you wish to change and type the new title.  Then push ENTER to
  1284.           move the scroll bar down to the next line.  If you wish to have a
  1285.           blank title, push the space bar and then push ENTER.  Line titles
  1286.           may be up to 14 characters long and can contain letters, numbers,
  1287.           spaces and any other keyboard characters.  You do not have to put
  1288.           a title on every line and you can skip lines. 
  1289.  
  1290.  
  1291.           The next step is to select which lines you want to use and set
  1292.           their lengths.  Push F2 once and the word "LENGTH" appears in the
  1293.           brackets next to the F2 prompt.  Position the scroll bar on the
  1294.           line whose length is to be set and enter a number from 2 to
  1295.           64.  A highlight bar showing the length of the line will appear
  1296.           and a number showing length will be displayed.  For information
  1297.           about the line lengths and intended purpose of the default
  1298.           settings of the line titles see section 5.
  1299.  
  1300.           If a title is entered for a line that is turned off (set to zero
  1301.           length), that line will not appear on the main screen.  On the
  1302.           other hand a line does not need to have a title in order appear
  1303.           on the main screen and be available in the catalog.  You can
  1304.           include lines that have no titles as a part of a format.  The
  1305.           factor that determines whether or not a line and its associated
  1306.           title is displayed as a part of a format is whether or not that
  1307.           line has a length greater than 0.
  1308.  
  1309.           Notice at the bottom of the screen that there is a bar containing
  1310.           the abbreviation "EST".  The number shown here provides an
  1311.           estimate of the number of entries you'll be able to store in a
  1312.           megabyte of space.  As lines are set up, there lengths adjusted,
  1313.           and lines to be indexed are added or deleted, this number will
  1314.           change.
  1315.  
  1316.  
  1317.           Selecting Lines To Index
  1318.  
  1319.           Once you have set the line lengths push F2 again.  You'll 
  1320.           now be able to select the lines you want to have indexed.  An 
  1321.           index for a computer is the same thing as it is for a book.  If
  1322.           you need to quickly find something in a book, you look in the
  1323.           index.  It's the same for a computer.  An index is an alpha-
  1324.           betical listing that allows the computer to find entries quickly.
  1325.  
  1326.           To select a line to be indexed put the scroll bar on that line
  1327.           and push ENTER.  Please remember this will only work if the
  1328.           word "INDEXING" appears in the brackets next to the F2 prompt. 
  1329.           When you push ENTER to select a line to be indexed a starburst
  1330.           symbol will appear next to that line.  This symbol indicates that
  1331.           the line will be indexed.  On the main screen the starburst
  1332.           symbol indicates the lines which are indexed and thus it shows
  1333.           which lines can be listed alphabetically.
  1334.           ______________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - QUICK START - 19
  1335.  
  1336.  
  1337.  
  1338.           Getting Total Values
  1339.  
  1340.           Push F2 one more time and the word in the brackets will change to
  1341.           "VALUE".  You can now select lines you want to have totaled at       
  1342.           the end of a report.  Select the lines to be totaled in the same
  1343.           way you selected lines to be indexed.  In this case three
  1344.           horizontal bars will appear to the right of the line to indicate
  1345.           that any values entered on the line will be totaled.  This
  1346.           capability is used, for example, to get the total value of all
  1347.           items listed for insurance purposes.
  1348.  
  1349.           Push F2 again to return to the TITLE setting.
  1350.  
  1351.           Once you have set-up the format to be as you need it, push F5 to
  1352.           save it.  You will be returned to the main screen.
  1353.  
  1354.             
  1355.           DISPLAYING TOTAL VALUES
  1356.  
  1357.           The total value of all items listed in a printed report will be
  1358.           shown at the end of all printed reports.  However, you can
  1359.           get the total value of everything in a catalog without
  1360.           printing a report.  When you are at the Main Screen hold down
  1361.           the CTRL key and push the ENTER key.  The values will be
  1362.           totalled and displayed along the right side of the screen.
  1363.  
  1364.           This completes the quick start section.  In this section I 
  1365.           have provided the basic information needed to use the software.
  1366.           There is a lot more you can do with this software and there 
  1367.           are many additional features that make using the software 
  1368.           easier and faster.  This Quick Start section is only provided
  1369.           as a brief summary of the major features so you can quickly 
  1370.           start using the software.
  1371.  
  1372.           At this point I'd suggest trying out the software.  Type in 
  1373.           a few test entries.  Try a few searches and maybe try running
  1374.           a printed report.  Then read the next section which provides 
  1375.           a detailed description of each feature - including such 
  1376.           things as designing your own reports, multiple level 
  1377.           alphabetical listings, and creating your own catalog formats. 
  1378.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 20
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.           SECTION FOUR - REFERENCE SECTION
  1387.  
  1388.           This section of the manual provides detailed descriptions of each
  1389.           function on the drop-down menus.  We'll start with the Make
  1390.           entries menu and work from left to right through the menus and
  1391.           cover each item on each menu.  But first let's go over the
  1392.           information and options presented on the main screen.
  1393.  
  1394.  
  1395.           THE MAIN SCREEN
  1396.  
  1397.           Most of the time you'll be using functions that are accessed from
  1398.           the main screen.  This screen includes a listing of menus across
  1399.           the top of the screen.  The top line also includes the current
  1400.           entry number in the upper right corner of the screen.  When
  1401.           typing a new entry the number displayed in the upper right is the
  1402.           entry number that will be assigned to the new entry.  When
  1403.           editing or displaying the results of a search, the number
  1404.           displayed is the entry number associated with the information
  1405.           currently on the screen.
  1406.  
  1407.           Some people have tried using the entry number as a catalog
  1408.           number.  I understand we all have different requirements and need
  1409.           to use the software in different ways, but I do not recommend
  1410.           using the entry number as a catalog number.  My reason is that
  1411.           the entry number associated with a specific item can change if
  1412.           you delete an item from your database.  The entry number is only
  1413.           intended to help you see how many total items you have in the
  1414.           database and to help you navigate around your catalog.
  1415.  
  1416.           The second space from the top of the screen includes a horizontal
  1417.           double line.  This is a status line.  The current catalog
  1418.           name in use will be displayed in the middle of this line. 
  1419.           The function currently being used (i.e. make entries, editing,
  1420.           searching, etc.) is identified on the right side of this line. 
  1421.           The left side of this line also includes status information.  For
  1422.           example, if you push the INS key to put the software into the
  1423.           character insert mode, the letters "INS" will be displayed at the
  1424.           left edge of this line.  As long as INS is shown there, the
  1425.           software is in the character insert mode.
  1426.  
  1427.           The space at the bottom of the screen also contains a horizontal
  1428.           double line.  This bottom line is a prompt/status line.  At some
  1429.           times prompts for F-Key functions are shown.  You can use the
  1430.           mouse to click on any of these prompts to quickly use the
  1431.           features they represent.
  1432.  
  1433.           The bottom line also displays status, such as telling you when
  1434.           a search is complete. 
  1435.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 21
  1436.  
  1437.  
  1438.           The second line from the bottom is a double line.  The center
  1439.           of this line contains a word that shows where reports would
  1440.           be "sent to" should you start a search or listing.
  1441.  
  1442.  
  1443.           Clearing The Screen
  1444.  
  1445.           There is one key that is very handy, the F7 key.  Pushing F7 will
  1446.           clear the screen of all catalog information and return you to the
  1447.           Main Screen.  If you are in the search or edit mode, and want to
  1448.           go to the make entries mode, push F7.  If you need to erase a
  1449.           screen full of information, push F7.  If you are using a mouse,
  1450.           you can click on the "7 Clr" prompt at the bottom of the screen
  1451.           to accomplish the same thing as pushing F7.
  1452.  
  1453.  
  1454.           Typing Information Into A Catalog
  1455.  
  1456.           Whether you are making a new entry or entering search criteria
  1457.           typing information on the main screen is done in the same way. 
  1458.           The cursor can be moved around using the up/down and right/left
  1459.           cursor keys.  When using the up/down cursor keys the cursor will
  1460.           move directly up and down - it will not return to the beginning
  1461.           of a line when moved to a new line.  You can move the cursor to a
  1462.           new line and return it to the beginning of that line by pushing
  1463.           the ENTER key.  Each time you push the ENTER key the cursor will
  1464.           move down by one line.  When the cursor is on the bottom line,
  1465.           pushing ENTER will move it to the top line.
  1466.  
  1467.           To quickly move the cursor to the right you can use the TAB key. 
  1468.           Each time the TAB key is pushed the cursor will move five spaces
  1469.           to the right.  Pushing the END key will move the cursor to the
  1470.           end of the line.  The HOME key moves it to the beginning of
  1471.           the line.  Holding the CTRL key and pushing either the left or
  1472.           right cursor key will move the cursor to the left or right
  1473.           by one word.
  1474.  
  1475.           Whenever the cursor reaches the beginning or end of a line your
  1476.           computer will beep to indicate it can go no further.  If you
  1477.           do not want to hear this "beep", you can turn it off by push-
  1478.           ing CTRL-A.  This will display the Screen Set-Up options.  Push
  1479.           the F1 key to toggle the beep off.  Then push ESC to return to
  1480.           the Main Screen.
  1481.  
  1482.           You can type information at any time.  The character you type
  1483.           will be placed at the cursor location and the cursor will move
  1484.           one space to the right.  The software will accept accented
  1485.           characters, characters used in some European languages as well
  1486.           as all English language characters.  It will not accept most
  1487.           graphics characters.
  1488.  
  1489.  
  1490.           Insert & Delete
  1491.  
  1492.           If you need to insert characters, place the cursor at the point
  1493.           where the characters are to be inserted.  Push the INS key.  The
  1494.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 22
  1495.  
  1496.  
  1497.           letters INS will appear on the upper left of the screen (second
  1498.           line).  You can now type the characters or words you want to         
  1499.           insert.  As you type, any information to the right of the cursor 
  1500.           will move to the right.  If the existing information reaches the
  1501.           right edge of the line, it will disappear and be lost - one
  1502.           character will disappear for each character you insert.
  1503.  
  1504.           To get out of the insert mode either push the INS key again.
  1505.  
  1506.           Characters can be deleted by pushing the DEL key.  When the DEL
  1507.           key is pushed the character at the cursor location will be erased
  1508.           and everything to the right of the cursor will move left by one
  1509.           space.  The Backspace key will also delete characters.  When
  1510.           the Backspace is pushed the character to the left of the
  1511.           cursor will be erased.
  1512.  
  1513.  
  1514.           Memos
  1515.  
  1516.           Each entry may include a memo.  To display the memo screen
  1517.           push the PgDn key.  A word processor-like memo screen with 20
  1518.           lines will appear.  You can type anything you want on the
  1519.           memo screen.  However, information typed on the memo screen can
  1520.           not be included in searches nor is it included on the printed
  1521.           reports.  This screen is just for keeping notes and miscellaneous
  1522.           information.
  1523.  
  1524.           When using the memo screen all normal word processing features
  1525.           will work.  The INS and DEL keys work as they do in a word
  1526.           processor.  The memo screen also includes word wrapping
  1527.           eliminating the need to push the ENTER key at the end of each
  1528.           line.
  1529.  
  1530.           When you have finished typing the memo push ESC to return to
  1531.           the main screen.  The memo you just typed will be permanently
  1532.           attached to the entry you are making or editing.
  1533.  
  1534.           NOTE: A graphic image can be included as a part of each entry
  1535.           Graphic images are discussed at the end of this section.
  1536.  
  1537.  
  1538.           General Guidelines For New Entries
  1539.  
  1540.           When making entries be consistent.  Anytime you use an
  1541.           abbreviation be sure it is typed the same way every time.  Be
  1542.           consistent in how you capitalize words.  For example, don't
  1543.           capitalize all of the words on a line one time and then use upper
  1544.           and lower case on that same line with a later entry.  If you use
  1545.           commas to separate items in a list, always use commas to separate
  1546.           items in a list.
  1547.  
  1548.           When entering numbers first determine what the largest number
  1549.           will be and then always use the same number of digits to the left
  1550.           of the decimal point for all numbers.  For example, if you expect
  1551.           to have numbers as high as 10000 then number one should be
  1552.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 23
  1553.  
  1554.           entered as 00001.  Entering numbers this way is necessary if you 
  1555.           want the computer to sort them into numerical order.  You can     
  1556.           include decimals (eg. 001.52), but you do not need to include
  1557.           ".00" if there is nothing to the right of the decimal point.
  1558.  
  1559.  
  1560.           THE MENUS
  1561.  
  1562.           OYB uses drop-down menus.  All of the capabilities of OYB
  1563.           are accessed through these menus.  Some of the frequently used
  1564.           functions can be used directly by pushing the appropriate "F"
  1565.           key.  The names of the menus are listed across the top
  1566.           of the screen as shown in figure nine.
  1567.  
  1568.           The name of each menu contains one capitalized word.  To select a
  1569.           menu hold down the ALT key and press the capitalized letter in
  1570.           the menu's name.  For example, to select the "Make entries" menu
  1571.           push the ALT key and the letter M.  You can pull down a menu
  1572.           using a mouse by putting the mouse cursor on the menu's name at
  1573.           the top of the screen and clicking the left mouse button.
  1574.  
  1575.           Once any menu is displayed (dropped down) you can move
  1576.           from one menu to the next using the left/right cursor keys.
  1577.  
  1578.           When a menu is displayed the top selection on the menu will be
  1579.           highlighted by a scroll bar.  The scroll bar can be moved up and
  1580.           down through the menu selections using the up/down cursor keys. 
  1581.           To select an item on a menu first highlight it with the scroll
  1582.           bar and then push the ENTER key.  If you are using a mouse,
  1583.           put the mouse cursor on the menu selection you wish to use
  1584.           and click the left mouse button twice (double click).
  1585.  
  1586.  
  1587.           Make entries Menu - Save <F5>
  1588.  
  1589.           The "Save" function is used after you have typed a new entry. 
  1590.           Once you have typed all the information you want to enter select
  1591.           the "Save" option to save it in your catalog.  You can also push
  1592.           F5 to directly save the entry without going through the menus.
  1593.           Or you can use the mouse to click on the "5 Save" prompt at
  1594.           the bottom of the screen.
  1595.  
  1596.  
  1597.           Make entries Menu - Copy Any Previous
  1598.  
  1599.           The "Copy Any Previous" function allows you to copy any previous
  1600.           entry you've made.  When you select this option you will be
  1601.           prompted for an entry number to copy (see figure 10).  This
  1602.           prompt will also display a default entry number.  In figure 10
  1603.           the default setting is 2.  To copy the default entry number just
  1604.           push ENTER.  Otherwise you can type in any other entry number you
  1605.           wish to copy.
  1606.  
  1607.           The default entry number will be set to the last entry that was
  1608.           copied.  This way you can repeatedly copy a previous entry by
  1609.           just pushing the ENTER key at this point.  
  1610.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 24
  1611.  
  1612.  
  1613.           Make entries Menu - Copy Last <F3>
  1614.  
  1615.           The "Copy Last" feature allows you to quickly copy the last entry
  1616.           you made.  This copy method does not prompt for an entry number
  1617.           to copy and thus it is faster than the "Copy Any Previous" feature. 
  1618.           The quickest way to copy the previous entry is to push F3 or
  1619.           use the mouse to click on the "3 Copy" prompt at the bottom of
  1620.           the screen.
  1621.  
  1622.           The "Copy Last" feature is used when you have a series 
  1623.           of similar entries to type.  You can type the first one, push F5
  1624.           to save it, then push F3 to repeat the information you just
  1625.           entered.  You then only need to change a few lines or characters
  1626.           and save the modified entry as a new entry.
  1627.  
  1628.  
  1629.           Copy A Single Line
  1630.  
  1631.           You can also copy individual lines from the previous entry.  To
  1632.           copy a single line put the cursor on the line you wish to fill
  1633.           with information copied from the same line in the previous entry. 
  1634.           Then hold down the ALT key and push F3.
  1635.  
  1636.           For example, if you are entering information about a series of
  1637.           books all written by the same author, you would start by entering
  1638.           the information about the first book in the series.  Then push F5
  1639.           to save that entry.  When you are ready to enter the author's
  1640.           name for the second book put the cursor on the AUTHOR line, hold
  1641.           down the ALT key and push F3.  This will copy the author's name
  1642.           from the previous entry.
  1643.  
  1644.           
  1645.           Make entries Menu - Erase Screen <F7>
  1646.  
  1647.           The "Erase Screen" feature is used to completely clear all of the
  1648.           information from all lines.  Selecting this option from the menu,
  1649.           or pushing F7, will immediately clear all of the lines.  You
  1650.           can also use the mouse to clear the screen by clicking on the
  1651.           "7 Clr" prompt at the bottom of the screen.
  1652.  
  1653.           If you need to clear just one line or part of one line you can
  1654.           use the macro feature discussed later in this section.  For
  1655.           example, pushing ALT-B will erase every on a line that is to
  1656.           the right of the cursor.
  1657.  
  1658.  
  1659.           Make entries - Make Entries
  1660.  
  1661.           The "Make Entries" selection provides a way for you to leave any
  1662.           of the other functions and go to the basic make new entries
  1663.           screen.  For example, if you are in the search mode and would
  1664.           like to make a new entry, select this option on the Make entries
  1665.           menu.
  1666.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 25
  1667.  
  1668.  
  1669.  
  1670.  
  1671.           THE EDIT MENU
  1672.  
  1673.           The edit function provides a way for you to display any entry on
  1674.           the screen and browse backward and forward through your catalog.
  1675.           Once an entry is displayed on the screen it can be modified or
  1676.           deleted.
  1677.  
  1678.  
  1679.           Edit Menu - Select Number
  1680.  
  1681.           The "Select Number" option is how you tell the software which
  1682.           entry number you want displayed on the screen.  You may enter
  1683.           any valid entry number.
  1684.  
  1685.           Once an entry is displayed on the screen you may make changes
  1686.           using the same methods used to originally type the entry.  The
  1687.           TAB, INS and DEL keys all will work as they do in word processing
  1688.           software.  Once you've made changes push F5 to save the changes.
  1689.  
  1690.           If you want to edit a different entry you do not need to pull
  1691.           down the Edit Menu again.  Just push F9 to open the window
  1692.           in which a new entry number to edit may be entered.           
  1693.  
  1694.  
  1695.           Edit Menu - Page Backward <F1>
  1696.  
  1697.           When the "Page Backward" function is selected the software will
  1698.           display the entry that comes directly before the entry that is
  1699.           currently displayed.  You can also press F1, without using the
  1700.           drop-down menu, to move backward by one entry.
  1701.  
  1702.  
  1703.           Edit Menu - Page Forward <F2>
  1704.  
  1705.           The "Page Forward" function displays the next entry in sequence. 
  1706.           You can also press F2 to see the next entry without using the
  1707.           drop-down menus.  There are prompts at the bottom of the
  1708.           screen - "1 Back" and "2 Fwd" - that you can click on with
  1709.           a mouse to move backward and forward through your catalog.
  1710.  
  1711.           The "Page Backward" and "Page Forward" functions provide an easy
  1712.           way for you to browse through all of your entries.  Computers are
  1713.           nice, they can quickly search for and find any entry you need. 
  1714.           However, sometimes it's nice to just look through your catalog
  1715.           to see what's there.  You may discover items you forgot you
  1716.           had.  The Page Forward/Backward features give you a way to do
  1717.           some browsing.
  1718.  
  1719.  
  1720.           Edit Menu - Delete Entry <F4>
  1721.  
  1722.           If you need to eliminate an item from your catalog use the
  1723.           "Select Number" option to enter the entry number to be deleted.  
  1724.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 26
  1725.  
  1726.  
  1727.           Once it is displayed on the screen push ALT-E and select the
  1728.           "Delete Entry" option.
  1729.  
  1730.           When an item is deleted it is not permanently removed from your
  1731.           catalog.  The deleted entry will no longer be included in
  1732.           searches, but you can display it using the edit feature.  All of
  1733.           the information still exists and can be brought back.
  1734.  
  1735.           With computers mistakes sometimes seem to be very easy to make.
  1736.           A common mistake is to start deleting something and just as the
  1737.           final key is pushed to make the deletion final you realize that
  1738.           you did not want to delete this item.  However, that realization
  1739.           comes just a half a second too late.  If this should happen with
  1740.           OYB, you can recover the deleted entry.
  1741.  
  1742.           When a deleted entry is displayed on the screen the words
  1743.           "Deleted Entry" will be displayed on the second line from the top
  1744.           of the screen.
  1745.  
  1746.  
  1747.           Edit Menu - Undelete Entry
  1748.  
  1749.           Deleted entries can be returned to the catalog by first
  1750.           displaying the entry on the screen and then selecting the
  1751.           "Undelete Entry" option on the Edit Menu.  Or you can just
  1752.           push F5 to undelete the entry by saving it.
  1753.  
  1754.  
  1755.           Edit Menu - Remove Memo
  1756.  
  1757.           Whenever you go to the memo screen (by pushing PgDn) a memo will
  1758.           be attached to the current entry.  Even if nothing is typed in
  1759.           the memo, there will still be a memo attached to the current
  1760.           entry.  That memo can be removed by going to the Edit Menu and
  1761.           selecting the Remove Memo option.  If the current entry has a
  1762.           memo attached to it, that memo will be removed.
  1763.  
  1764.  
  1765.           Edit Menu - Save Changes <F5>
  1766.  
  1767.           The final selection on the Edit menu will save any changes you've
  1768.           made to an entry.  You may make changes to an entry anytime it is
  1769.           displayed on the screen.  First type the changes then select
  1770.           "Save Changes" on the Edit menu.  You can also push F5 without
  1771.           using the drop-down menus.
  1772.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 27
  1773.  
  1774.  
  1775.  
  1776.  
  1777.  
  1778.  
  1779.  
  1780.           THE SEARCH MENU
  1781.  
  1782.           Figure 11 shows the Search menu.  This menu is used to start all
  1783.           of the listings and searches.  The top box on the Search menu
  1784.           includes the two types of listings available.  The second box
  1785.           down includes all of the searches.  The third box includes
  1786.           controls for searches.
  1787.  
  1788.           Whenever a search has displayed an entry on the screen you
  1789.           may edit and resave the modified entry.  Just type the
  1790.           changes and push F5 to save them.
  1791.  
  1792.           During a search or listing you can look at each entry on the
  1793.           screen and browse forward and backward using the F1 and F2 keys. 
  1794.           Pushing F2 will display the next matching entry.  Pushing F1
  1795.           moves you backward to look at the previous entry.
  1796.  
  1797.           NOTE: for information on how to print a report go to the Reports
  1798.           Menu section of this chapter.  The software is normally set to
  1799.           display the results of listings and searches on the screen.  By
  1800.           changing the "Send To" option on the Reports Menu you can send
  1801.           your report to your printer or a disk file.
  1802.  
  1803.  
  1804.           Search Menu - List Entries
  1805.  
  1806.           Starting at the top of the Search Menu the first item is
  1807.           the "List Entries" feature.  It will list entries in the
  1808.           order they were typed into your catalog.  When you select "List
  1809.           Entries" on the Search Menu you will be prompted for the entry
  1810.           number to start the listing with.  Then you will be prompted
  1811.           for the last entry number to be included in the listing. 
  1812.           The software will list all of the entries between, and
  1813.           including, the entry numbers you specify.
  1814.  
  1815.           One of the key uses for this feature is proof reading.  Some
  1816.           people find it easier to proof read a printed copy of their
  1817.           entries instead of reviewing them on the screen.  After typing
  1818.           a series of new entries use this feature to print a listing
  1819.           of just the new entries.  You can then look over the listing to
  1820.           find typos and errors.  Be sure to use a report format that
  1821.           prints all of the information you've entered.
  1822.  
  1823.  
  1824.  
  1825.           Search Menu - List Alphabetically
  1826.  
  1827.           You can list the information on any of the lines in alphabetical
  1828.           order by selecting this option.  However, the line must first be
  1829.           indexed.  Lines that are indexed are marked by a starburst
  1830.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 28
  1831.  
  1832.  
  1833.           symbol on the left end of the line.  (Indexing is discussed 
  1834.           in the Utility menu section).
  1835.  
  1836.           To get an alphabetical listing first put the cursor on the line
  1837.           to be listed alphabetically.  Then push ALT-S to display the
  1838.           Search menu.  Move the scroll bar to the "List Alphabetically"
  1839.           option and push ENTER.  The entries will be listed in
  1840.           alphabetical order based on the line on which the cursor is
  1841.           located. 
  1842.  
  1843.  
  1844.           Search Menu - Sequential Search
  1845.  
  1846.           There are two basic types of searches in OYB - sequential
  1847.           searches and alphabetical searches.  A sequential
  1848.           search looks at each entry, one at a time in "sequence",
  1849.           examining each to see if it contains a match for the search
  1850.           criteria.  This type of search has the advantage of being able to
  1851.           find matches even if the matching word or phrase is not the first
  1852.           word or phrase on the line.
  1853.  
  1854.           For example, if you use a sequential search to look for the word
  1855.           RED the following will be found as matches:
  1856.  
  1857.                 RED FILING CABINET
  1858.  
  1859.                 LITTLE RED WAGON
  1860.  
  1861.                 SLEEPY AND TIRED  (the RED is at the end of "TIRED")
  1862.  
  1863.           Notice that the search criteria, RED, is capitalized and all of
  1864.           the matches are capitalized.  Searches will only find EXACT
  1865.           matches.  If the letter, word or phrase you are searching for is
  1866.           capitalized, the search criteria must be capitalized.  If you
  1867.           search for RED, you will not find "Red Cabinet" because the
  1868.           capitalization does not match.  However, there is a way to find
  1869.           things when the capitalization does not match.  It will be 
  1870.           discussed when we talk about the "Case" option on the Search menu.
  1871.  
  1872.           With sequential searches you can search for any part of the
  1873.           information entered on a line.  Notice in the above example that
  1874.           searching for "RED" found matches at the beginning, middle and
  1875.           end of the line.  This is particularly useful if you can only
  1876.           remember a part of what you want to find.  It's also useful for
  1877.           keyword searches where several keywords are listed on a line. 
  1878.           For example, if you cataloged a photograph of a beach with the
  1879.           following keywords: BEACH, SUNSET, SAILBOATS & SEA GULLS and used
  1880.           a sequential search to search for "SUNSET", this photograph would
  1881.           be identified as matching the search criteria.
  1882.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 29
  1883.  
  1884.           You can start a sequential search by first entering the
  1885.           word or phrase you want to find on the appropriate line
  1886.           and then selecting the "Sequential Search" option on the
  1887.           Search Menu; or push F8; or use the mouse cursor to click
  1888.           on the "8 Srch" prompt at the bottom of the screen.
  1889.  
  1890.  
  1891.           Cross References
  1892.  
  1893.           Any of the information you've entered can be cross referenced
  1894.           with any or everything else.  All you need to do is enter the
  1895.           information you want to find on the appropriate lines and the
  1896.           software will automatically take care of the cross referencing
  1897.           during the search.  Let's assume you've got a mailing list and
  1898.           want to send a newsletter to everyone with the last name of SMITH
  1899.           who lives in California.  That's a cross reference between the
  1900.           last name and the state.  Start by entering "SMITH" on the Last
  1901.           Name line and " CA " on the City/State line.  Then start a
  1902.           sequential search.  All of the Smiths living in California will
  1903.           be listed.
  1904.  
  1905.           I included a space before and after the abbreviation for
  1906.           California on purpose.  With the way the sample mailing list
  1907.           is set up, with the city and state on the same line, if 
  1908.           you search for "CA" the search will not only find the
  1909.           abbreviation CA, it will also find every city with CA in
  1910.           its name.  Putting a space before and after "CA" limits the
  1911.           search to just the abbreviation for California because the
  1912.           abbreviation for the name of a state will always have a space
  1913.           before and after it.
  1914.  
  1915.  
  1916.           Search Menu - Alphabetical Search <F6>
  1917.  
  1918.           To use the alphabetical searches you must be using the indexing. 
  1919.           A line must be indexed, and must have a starburst next to it in
  1920.           order to be used as the basis of an alphabetical search.  
  1921.  
  1922.           Alphabetical searches provide several advantages.  First, they
  1923.           are very fast.  While sequential searches may take several
  1924.           minutes, if you have a large catalog, alphabetical searches can
  1925.           find matches almost immediately.  The indexing quickly determines
  1926.           whether there is a match and where the match is located.  Second,
  1927.           alphabetical searches list matches in alphabetical order.  The
  1928.           disadvantage of alphabetical searches is that they will only find
  1929.           exact matches.  For example, an alphabetical search can not find
  1930.           matching words or phrases if they are within a line.  The match
  1931.           must be exact starting at the beginning, left edge of the line.
  1932.  
  1933.           For example, using an alphabetical search to find the word "RED"
  1934.           would find RED FILING CABINET, but it will not find LITTLE
  1935.           RED WAGON.
  1936.  
  1937.           There are several ways to conduct an alphabetical search.  The
  1938.           first is a straight alphabetical search.  Enter the information
  1939.           you want to find on one of the lines marked by a sunburst, leave
  1940.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 30
  1941.  
  1942.  
  1943.           the cursor on that line, push ALT-S to drop-down the Search menu,
  1944.           highlight "Alphabetical Search" and push ENTER.  You can also
  1945.           start an alphabetical search without going through the menus by
  1946.           pushing F6 or my clicking on "6 Alpha" at the bottom of the
  1947.           screen.
  1948.  
  1949.           Alphabetical searches can perform cross references.  To do this 
  1950.           fill in the appropriate lines with the information you want to 
  1951.           find, put the cursor on the line you wish alphabetized, and push
  1952.           F6 to start the search.
  1953.  
  1954.           NOTE: When starting an alphabetical search the cursor must be on
  1955.           a line that has been indexed.  The alphabetical searches use the
  1956.           location of the cursor to determine the primary search criteria. 
  1957.           If the cursor is not on a line that has been indexed, you will
  1958.           get a "Can't find required index" error message.
  1959.  
  1960.           The alphabetical searches can also be used to get partial
  1961.           alphabetical listings.  For example, if you want an alphabetical
  1962.           listing of everything that starts with the letter "A", put an "A"
  1963.           on the line to be listed (that line must be indexed) and start
  1964.           the alphabetical search.
  1965.  
  1966.           Alphabetical searches will first find all exact matches based on
  1967.           the indexes.  When no other matches can be found in the indexes a
  1968.           message will appear at the bottom of the screen that says:
  1969.  
  1970.                   NO MATCHES FOUND.  ESC to end, F1 for new entry 
  1971.                   or ENTER to continue search.
  1972.  
  1973.           If you wish to end the search push the ESC key.  
  1974.  
  1975.           If you did not find what you were looking for using the
  1976.           alphabetical search you may wish to try a sequential search. 
  1977.           Push the ENTER key at this point and the software will
  1978.           automatically go into a sequential search.
  1979.  
  1980.           What do you do if you are typing entries and want to be sure you
  1981.           are not duplicating entries already in your database.  Type part
  1982.           of the entry, such as the last name on a mailing list, and push
  1983.           F6 to perform an alphabetical search.  If the name is found push
  1984.           ESC.  If the name is not found push F1 and them complete the
  1985.           entry.  Anytime a search does not find a matches you can push F1.
  1986.           This switches OYB to the Make Entries screen and the information
  1987.           entered as the search criteria will be pre-entered on the 
  1988.           appropriate lines.  If OYB found a match pushing F1 will put the
  1989.           information from that matching entry on the Make Entries screen.
  1990.  
  1991.  
  1992.           Search Menu - Find Deleted
  1993.  
  1994.           Once an entry has been deleted it will no longer show up
  1995.           during searches.  To recover that entry use the editor to display
  1996.           it and then undelete it.  However, if you don't remember its
  1997.           entry number, you can't use the editor to display it.  The "Find
  1998.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 31
  1999.  
  2000.  
  2001.           Deleted" search provides another way to locate deleted entries. 
  2002.           Select "Find Deleted" on the Search Menu and the software will
  2003.           automatically list all entries that have been deleted.
  2004.  
  2005.           Whenever a deleted entry is on the screen it may be undeleted by
  2006.           pushing ALT-E for the Edit Menu and then selecting "Undelete
  2007.           Entry".  You can also push F5 or use the mouse to click on the
  2008.           "5 Save" prompt.  If you are searching for deleted entries the 
  2009.           software remains in the search mode and pushing F2 will find 
  2010.           the next deleted entry.
  2011.  
  2012.  
  2013.           Search Menu - Global Search
  2014.  
  2015.           The term "Global Search" means that the software will search
  2016.           everything to find a match for the specified search criteria.
  2017.           In all of the other searches the search criteria must be on 
  2018.           the same line as the information you want to find.  If you are
  2019.           searching for a specific last name, the name you want to find 
  2020.           must be entered on the LAST NAME line.
  2021.  
  2022.           With a Global Search you can find a word or phrase without
  2023.           regard to the line it is located on.  To start a Global Search
  2024.           select "Global Search" from the Search Menu.  A window will 
  2025.           open in the middle of the screen and you will be prompted to
  2026.           enter the word or phrase you want to find.  Type the search
  2027.           criteria and push the ENTER key.  A sequential search will be
  2028.           conducted based on the search criteria you entered.  Remember a
  2029.           Global Search will find the specified search criteria wherever it
  2030.           is located.  There may be times when an entry is displayed as
  2031.           matching the search criteria, but it may not be obvious why it
  2032.           matches.  However, the match may be taking place in the middle of
  2033.           a line or even in the middle of a word.
  2034.  
  2035.  
  2036.           Search Menu - Set Starting Point
  2037.  
  2038.           This option is used to start an alphabetical listing at any point
  2039.           in the alphabet.  For example, let's assume you were printing an
  2040.           alphabetical list of everything in your catalog and the printer
  2041.           ran out of paper in the middle of the M's.  After putting more
  2042.           paper in your printer you can start a second listing that picks
  2043.           up where the first ended.
  2044.  
  2045.           To set a starting point first position the cursor on the line you
  2046.           wish to list alphabetically.  Then push ALT-S and select the "Set
  2047.           Starting Point" option on the Search Menu.  You will be prompted
  2048.           to enter a letter or word to be used as the starting point.  You
  2049.           can also enter a phrase.  If you were printing a copy of your
  2050.           mailing list alphabetically by last name and the last name listed
  2051.           was MORRIS, then enter "MORRIS" as the starting point.  When you
  2052.           push ENTER you'll be returned to the Search Menu.  Highlight
  2053.           "List Alphabetically" option and the listing will start with
  2054.           MORRIS.
  2055.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 32
  2056.  
  2057.  
  2058.           This feature is very useful in producing reports for your
  2059.           insurance agent.  For example, for each item in an office 
  2060.           inventory you should enter a value.  If you index the value 
  2061.           line you can set a starting value, such as $500, and list 
  2062.           every item with a value greater than that minimum value.
  2063.  
  2064.  
  2065.           Search Menu - Case [ Sensitive ]
  2066.  
  2067.           When I discussed sequential searches I said they will only
  2068.           find exact matches.  The capitalization of the search criteria
  2069.           and the information you are searching for must match.  For
  2070.           example, searching for "Red Cabinet" will not find "RED 
  2071.           CABINET".  The "Case" option on the Search Menu allows OYB to
  2072.           find matches in which the capitalization does not match.
  2073.  
  2074.           This option is a toggle.  When the word "Sensitive" is in the
  2075.           brackets sequential searches will be case sensitive.  This means
  2076.           the capitalization of the search criteria and the information you
  2077.           are looking for must match.  Highlight the "Case" prompt and push
  2078.           ENTER to toggle it to "Insensitive".  When set to insensitive
  2079.           sequential searches will not be case sensitive.  This means you
  2080.           can search for "Red Cabinet" and "RED CABINET" will be found.
  2081.           When set this way sequential searches will also find "red
  2082.           cabinet" and "Red cabinet" as matches.
  2083.  
  2084.  
  2085.           Search Menu - Save Changes <F5>
  2086.  
  2087.           Anytime an entry is displayed on the screen you may make
  2088.           changes.  If a search finds a matching entry, that entry
  2089.           can be modified.  After you have typed the changes you want
  2090.           to make push ALT-S and then select "Save Changes" to save the
  2091.           modifications.  You can also push F5 without using the drop-down
  2092.           menus or click on the "5 Save" prompt.
  2093.  
  2094.  
  2095.           Search Menu - Search Again <F2>
  2096.  
  2097.           If you are displaying the results of a search on the monitor, the
  2098.           software will display matching entries one at a time.  To find
  2099.           and display the next matching entry select the "Search Again"
  2100.           option on the Search Menu.  Please note that when the Search Menu
  2101.           drops down the "List Entries" option will be highlighted.  You
  2102.           can move the scroll bar directly to the "Search Again" option by
  2103.           pushing the up cursor key.  You can also use the F2 key, without
  2104.           going through the Search Menu, to go to the next entry.
  2105.  
  2106.  
  2107.           Screen Print Feature
  2108.  
  2109.           Anytime an entry is displayed on the screen as a result of a
  2110.           search (or when it is called up using the editor) a copy of the
  2111.           entry can be printed by holding down the CTRL key and pushing P. 
  2112.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 33
  2113.  
  2114.  
  2115.           The entry will be printed using the current report format.  
  2116.           If a report format has not been set-up, then nothing will 
  2117.           print.  (Please see the section on the Report Menu for
  2118.           information about report formats and printing).
  2119.  
  2120.  
  2121.  
  2122.           Finding The Total Value Of Your Inventory
  2123.  
  2124.           You can quickly get a total value for your inventory by holding
  2125.           down the CTRL key and pushing ENTER.  The software will search
  2126.           your entire catalog and provide a total value, based on the
  2127.           line(s) you have set to be totalled.  The amount of time this
  2128.           takes will depend on the number of entries.  If you need to
  2129.           interrupt the totaling process, push ESC.  (See the following
  2130.           section on the Utilities Menu for information on setting
  2131.           the lines to be totaled).
  2132.  
  2133.  
  2134.  
  2135.           THE UTILITIES MENU 
  2136.  
  2137.           The Utilities Menu provides a variety of functions for copying
  2138.           entries, indexing and setting up your catalog.  Press ALT-U to
  2139.           drop-down the Utilities Menu.  The Utilities Menu is shown in
  2140.           figure 13.
  2141.  
  2142.  
  2143.           Utilities - Copy Entries
  2144.  
  2145.           The "Copy Entries" feature is used to copy the entries in one
  2146.           catalog to another catalog.  This feature allows you to copy a
  2147.           catalog to a new catalog that uses a different format.  You
  2148.           can rearrange the information by sending it to different lines
  2149.           in the new catalog, if you wish.
  2150.  
  2151.           One circumstance in which you would use this feature would be if
  2152.           you should find that the catalog format you're using is not
  2153.           adequate for what you need to do.  Since you can not modify the
  2154.           line lengths of an existing format you will need to set-up a 
  2155.           new catalog with a lines lengths that are suitable.  Then use 
  2156.           the "Copy Entries" feature to copy the entries from the old 
  2157.           catalog to the new catalog and format.
  2158.  
  2159.           To use the "Copy Entries" feature use the scroll bar to highlight
  2160.           "Copy Entries" on the Utilities Menu and push the ENTER key. 
  2161.           This brings up a series of screens that let you select the
  2162.           catalog to copy from, the catalog to copy to and what infor-
  2163.           mation will be stored on which line in the new catalog.
  2164.  
  2165.           Figure 14 shows the screen used to select the file you wish to
  2166.           copy from.  The box in the on the left side of the screen shows
  2167.           the names of the catalogs in the current directory.  Use the 
  2168.           cursor keys to highlight the catalog you wish to copy from and
  2169.           push ENTER.
  2170.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 34
  2171.  
  2172.  
  2173.           You can select a catalog using the mouse by putting the mouse
  2174.           cursor on the catalog name you want to select and pushing
  2175.           the left mouse button twice.    
  2176.  
  2177.           If you want to copy a catalog located in a different directory,
  2178.           push the ESC key and enter the drive and path to designate 
  2179.           where the catalog is located.  When entering the drive and 
  2180.           path you must use standard DOS notation.  The drive letter 
  2181.           must be followed by a colon and each directory or subdirectory
  2182.           name proceeded by a backslash.  If the drive and path you enter
  2183.           does not contain a OYB catalog, an error message will appear in
  2184.           the box.  If data files exist they will be listed in the box 
  2185.           and you can then highlight the one you wish to copy and select 
  2186.           it by pushing ENTER.
  2187.  
  2188.           NOTE: If you do not keep your programs in separate directories
  2189.           the listing of catalogs may include the names of data
  2190.           files used by other programs.  Normally you should keep all
  2191.           files used by the OYB in the same directory.  That helps
  2192.           keep your hard disk organized and makes it easier for you
  2193.           to identify what files go with which program when you are
  2194.           cleaning up and organizing your hard disk.
  2195.  
  2196.           To exit at this point you need to push the ESC key twice.  First
  2197.           push the ESC key to get the prompt asking for a new drive and
  2198.           path.  Then press the ESC key again.
  2199.  
  2200.           Once you have selected a file to copy from a second similar
  2201.           screen will appear.  (Note, the "copy from" menu will be on
  2202.           the left side of the screen.  The "copy to" menu will be on
  2203.           the right side of the screen.  The name of the catalog you 
  2204.           are copying from will be shown at the top of the screen.  
  2205.           Select the catalog you want to copy to by highlighting it and
  2206.           pushing the ENTER key.
  2207.  
  2208.           If you want to create a new file to copy to then push the ESC
  2209.           key when the "copy to" menu is displayed.  You will be prompted
  2210.           to enter a new drive, path and catalog name.  When you do this
  2211.           a new catalog will be created that has the same format as the
  2212.           catalog being copied.
  2213.  
  2214.           When entering a new catalog name do not enter a filename
  2215.           extension.  You must enter a valid drive letter and directory
  2216.           path.  The software will not create a new directory if the path
  2217.           you've entered is not correct.  If you use a new catalog name 
  2218.           OYB will automatically create a file with a format that
  2219.           matches that of the catalog you are copying from.
  2220.  
  2221.           The next screen, shown in figure 15, allows you to select which
  2222.           information is copied to which field.  First let's go over the
  2223.           information provided on this screen.  If you are not running
  2224.           the OYB software, I suggest that you boot it up and go into
  2225.           the entry copy feature so that the screen we are now discussing
  2226.           is displayed on your monitor.
  2227.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 35
  2228.  
  2229.  
  2230.           At the top left of the screen the drive, path and catalog you
  2231.           are copying from will be shown.  The same information for the
  2232.           catalog you are copying to will be shown on the top right side
  2233.           of the screen.
  2234.  
  2235.           The format of the catalog you are copying from will be shown on 
  2236.           the left side of the screen.  Each line is identified by a 
  2237.           letter and the title of each line is shown.  The line titles 
  2238.           of the catalog you are copying to are shown on the right side 
  2239.           of the screen.  A set of dashed lines in the center of the 
  2240.           screen are provided only to help you see how the two formats 
  2241.           line-up.
  2242.  
  2243.           At the bottom of the screen the total number of entries in
  2244.           each catalog is shown.  When the copy process is started the data
  2245.           from the catalog shown on the left will be ** added to ** the
  2246.           data in the catalog on the right.
  2247.  
  2248.           You can start copying entries from the catalog on the left to
  2249.           the one shown on the right by pushing F6.  However, there is
  2250.           more information shown on this screen.
  2251.  
  2252.           Figure 15 shows a situation in which we want to change how
  2253.           information in a catalog is arranged.  The format on the right
  2254.           puts the ZIP CODE at the top of the format and adds a new
  2255.           line for a CUSTOMER CODE.  In addition, the COMPANY line is not
  2256.           included in the new format.  (Below is figure 15).
  2257.          ________________________________________________________________
  2258.          From: C:\HOME\NEW\MAIL                  To: C:\HOME\NEW\MAILLIST
  2259.  
  2260.          A   LAST NAME       15  ----------------   ZIP CODE        12  
  2261.          B   FIRST NAME      15                     LAST NAME       25
  2262.          C   COMPANY         25                     FIRST NAME      15  
  2263.          D   ADDRESS         30  ----------------   ADDRESS         30
  2264.          E   ADDRESS         30                     ADDRESS         30
  2265.          F   CITY/STATE      20                     CITY/STATE      20
  2266.          G   ZIP CODE        10  ----------------                    0  
  2267.          H                    0                     CUSTOMER CODE   20
  2268.          I   PHONE           14                     PHONE           14
  2269.          J                    0  ----------------                    0     
  2270.          ________________________________________________________________
  2271.          figure 15 - shows part of the copy entries screen.          
  2272.  
  2273.           When the screen shown in figure 15 first appears it will be set
  2274.           to copy the information from each line on the left to the line
  2275.           directly opposite on the right.  If there is no line on the
  2276.           right, the space on the right will be highlighted and a left
  2277.           pointing arrow head will be displayed.  For example, in figure 15
  2278.           the format is set so the ZIP CODE line will be copied to the a line
  2279.           that is shut off.  This means this information will not be copied.
  2280.  
  2281.           A scroll bar is provided to move through the line descriptions on
  2282.           the left side of the screen.  This scroll bar is used to re-
  2283.           position lines until they are set in the proper order for copying
  2284.           information to the new catalog.  For example, the LAST NAME
  2285.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 36
  2286.  
  2287.  
  2288.           line on the left is currently set to be copied to the ZIP
  2289.           CODE line on the right.  To change this use the scroll bar to
  2290.           highlight the location you wish to move another line to and then
  2291.           push the letter associated with the line you wish to move.  The
  2292.           two lines will be swapped.  Let's look at an example.
  2293.  
  2294.           Looking at the left side of the screen.  In this case we want to
  2295.           move the LAST NAME line to the spot where the FIRST NAME
  2296.           line currently is located.  To do this use the scroll bar to
  2297.           highlight "LAST NAME" and push the letter "B" (the letter that
  2298.           indicates where "FIRST NAME" is located).
  2299.  
  2300.           This will put the "FIRST NAME" on the top line and the "LAST
  2301.           NAME" on the second line.  Now highlight the "COMPANY" line
  2302.           and push the letter "K".  Since there is no COMPANY line in
  2303.           the format to the left, by moving "COMPANY" to line "K"
  2304.           it will not be copied to the catalog shown on the left.
  2305.  
  2306.           Next move the "FIRST NAME" to the spot where company used to be
  2307.           located and then move the "ZIP CODE" to the top line.  
  2308.  
  2309.                Shareware users note: this is difficult to describe without
  2310.                the illustrations provided in the printed manual.  To see 
  2311.                how this works try highlighting various lines and
  2312.                push the letters associated with other lines.
  2313.                You'll see how the lines are moved around.  You can
  2314.                leave this screen without making any changes by
  2315.                pushing the ESC key.
  2316.  
  2317.           If you move a line so that its contents will be copied to a
  2318.           shorter line, that shorter line will be highlighted in red
  2319.           to indicate that some of the information on the original
  2320.           line may be cut off because it will not fit on the
  2321.           shorter line.
  2322.  
  2323.           You should now see a screen that looks like the one shown in
  2324.           figure 18.  All of the lines have been positioned to be copied to
  2325.           the correct locations.  We can now push F6 to start the copy
  2326.           process.
  2327.  
  2328.           If there are any entries in the catalog on the right side of
  2329.           the screen, the new entries copied from the catalog on the left
  2330.           will be added to those already in the file on the right.  
  2331.  
  2332.           You can exit the copy process by pushing the ESC key.
  2333.  
  2334.  
  2335.  
  2336.           Utility Menu - Import dBase File
  2337.  
  2338.           You can import the information contained in most dBase III files. 
  2339.           To do this select the "Import dBase File" option on the Utilities
  2340.           Menu.  You will then go through a series of screens that are
  2341.           exactly like those in the "Copy Entries" feature.  (Please read
  2342.           the previous section which discusses the "Copy Entries" feature).
  2343.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 37
  2344.  
  2345.  
  2346.           The first screen that appears is used to select the dBase file
  2347.           you wish to copy from.  Any dBase III files in the current
  2348.           directory will be listed in a box in the middle of the screen. 
  2349.           If the file you want to copy from is on another drive or in
  2350.           another directory, push the ESC key and enter the drive and path
  2351.           you want to use.  If there are dBase III files on the specified
  2352.           drive and path they will be listed in the box and you can select
  2353.           the one you want.
  2354.            
  2355.           Next the list of existing catalog files will be displayed.  You
  2356.           can copy the dBase file to an existing catalog or create a new
  2357.           catalog.  To create a new catalog push the ESC key and enter the
  2358.           drive, path and catalog name.  If you enter a new catalog name
  2359.           the software will automatically create a format that matches that
  2360.           of the dBase file you are copying from.
  2361.  
  2362.           Next you will see a screen that allows you to set which
  2363.           information gets copied to which line (figure 19).  This is the
  2364.           same screen as described in the section on Copy Entries and it
  2365.           works in exactly the same way.
  2366.  
  2367.           NOTE: this utility will only copy nonrelational dBase files.
  2368.           Relational dBase files can not be imported into OYB.
  2369.  
  2370.  
  2371.  
  2372.           Utilities Menu - Reindex
  2373.  
  2374.           First, what is an index and why does this software need to use
  2375.           indexes?
  2376.  
  2377.           A computer based index is just like an index in a book.  When you
  2378.           need to find something in a book you look in the index.  The
  2379.           index lists information alphabetically and allows you to quickly
  2380.           find what you need.  A computer index works in the same way.  It
  2381.           is an alphabetical listing that allows the computer to quickly
  2382.           find the information you are searching for.
  2383.  
  2384.           Just like in a book a computer has two ways to find information. 
  2385.           If you are looking for specific information in a book you can
  2386.           start reading the book at page one and read until you find what
  2387.           you want.  As you can imagine this could take a lot of time,
  2388.           especially if the information you are looking for is at the end
  2389.           of the book.  Your other option is to look in the index and
  2390.           go directly to the page that has the information you want.  This
  2391.           is exactly what a computer does.  A sequential search is similar
  2392.           to starting at the front of a book and reading every page until
  2393.           the required information is found.  To find information quickly
  2394.           the alphabetical search uses an index to look up the required
  2395.           information and then go directly to the entry that has that
  2396.           information.
  2397.  
  2398.           Indexes are also required to list information in alphabetical
  2399.           order.  The software uses the indexes, which are in alphabetical
  2400.           order, to generate the alphabetical listings.
  2401.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 38
  2402.  
  2403.  
  2404.           The lines to be indexed are selected when the format is set up. 
  2405.           I'll discuss that in the section on "Set Up New Format".  The
  2406.           software will normally keep all indexes up to date - adding new
  2407.           entries as you type them.  However, there may be some
  2408.           circumstances in which you need to rebuild your indexes.  If the
  2409.           software does not properly detect an index that should be there,
  2410.           an error message will appear.  This message will tell
  2411.           you that the indexes need rebuilding.
  2412.  
  2413.           You can add additional lines to be indexed at any time.  For
  2414.           example, you may originally start a mailing list in which only
  2415.           the ZIP CODE is indexed.  If you later decide to index by last
  2416.           name, you would use the "ReIndex" feature to put the existing
  2417.           entries into this new index.
  2418.  
  2419.           Indexes are separate files that maintain a fragile relation-
  2420.           ship among many separate words and phrases.  If the files
  2421.           on your disk become fragmented or cross linked the indexes
  2422.           can be damaged.  Although indexes do not effect your catalog
  2423.           files, if the results of a search do not seem to make
  2424.           sense, try making new indexes by using the "ReIndex" feature.
  2425.  
  2426.           The "ReIndex" feature is completely automatic.  To reindex just
  2427.           use the scroll bar to highlight "ReIndex" on the Utilities Menu
  2428.           and push ENTER.
  2429.  
  2430.  
  2431.  
  2432.           Utilities Menu - Sort [ Off ]
  2433.  
  2434.           This software has the capability to do multiple level sorting. 
  2435.           Sorting means to put entries into alphabetical order.  The
  2436.           alphabetization provided by the indexing puts entries in
  2437.           alphabetical/numerical order one line at a time.  Sorting, on
  2438.           the other hand, can include up to 10 lines in alphabetical 
  2439.           order.  For example, you could produce a listing in numerical 
  2440.           order by ZIP CODE and for each zip code have people listed
  2441.           alphabetically by their last name.  This would be a two 
  2442.           level sort.
  2443.  
  2444.           If your catalog has not been sorted the word "OFF" will be in the
  2445.           brackets after the word SORT.  If it is in a sorted condition,
  2446.           the word "ON" will be in the brackets.  Now let's see how to
  2447.           sort.
  2448.  
  2449.           Start by selecting the "Sort" option on the Utilities Menu.  The
  2450.           Sort Menu, shown in figure 21, will appear.  The line titles used
  2451.           by the current database will be listed along the left side of the
  2452.           screen.  There will be a series of F-key prompts along the bottom
  2453.           of the screen.
  2454.  
  2455.           To set the order in which you want the catalog to be sorted push
  2456.           the letter associated with the line to be sorted.  Do this in the
  2457.           order you wish the lines to be sorted.  For example, if you want
  2458.           a mailing list sorted into zip code order and then for each zip
  2459.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 39
  2460.  
  2461.  
  2462.           code you want it to be in order by last name, you would first
  2463.           select the zip code line.  In figure 21 the zip code line is line
  2464.           "G".  Push the letter G to select the zip code line.
  2465.  
  2466.           Next select the last name line by pushing the letter A.  As you
  2467.           push each letter a diagram will appear that shows the sorted
  2468.           order of the lines you have selected (figure 22).  Once the order
  2469.           displayed matches what you want push F6 to start the sorting. 
  2470.           From this point on the software will take care of everything
  2471.           automatically.
  2472.  
  2473.           Once the sorting is complete you can get a printed copy of your
  2474.           mailing list, in the correct sorted order, by doing an
  2475.           alphabetical listing based on the zip code.
  2476.  
  2477.           NOTE:  You can include any line you wish in doing a sort. 
  2478.           However, to produce an alphabetical listing the line used as the
  2479.           basis of that listing must be indexed and must be marked by a
  2480.           "starburst" symbol.  For example, to list a mailing list in order
  2481.           by zip code and for each zip code have each entry listed
  2482.           alphabetically by last name, the ZIP CODE line must have a
  2483.           starburst symbol.  The LAST NAME line does not need to have a
  2484.           starburst symbol unless you wish to get an alphabetical listing
  2485.           solely by last name.
  2486.  
  2487.           Getting back to setting up the sorted order of the lines, if you
  2488.           start selecting lines to sort and want to make a change, push F3. 
  2489.           The F3 key will clear any sorted order that exists and clear the
  2490.           diagram from the screen.
  2491.  
  2492.           The F8 key is used to clear a sort.  What does this mean?  
  2493.           Sorting rearranges the entries so they are in the specified
  2494.           sorted order.  Once sorted, for example, a sequential search will
  2495.           look through a mailing list based on the sorted order instead of
  2496.           the order the entries where originally typed.  The "F8 - Clear
  2497.           Sort" function instantly returns your catalog to its original
  2498.           unsorted order.  The indexes will still be in the sorted order,
  2499.           but sequential searches will no longer follow the sorted order. 
  2500.           If you also wish to return the indexes to an unsorted condition
  2501.           all you need to do is ReIndex.
  2502.  
  2503.           Indexes use space on your disk.  The more entries you have the
  2504.           more space an index will use.  If you have an index you no longer
  2505.           need you can delete that index by pushing F9.  You will be
  2506.           prompted to enter the letter that is next to the line for which
  2507.           you want to erase the index.  If you do not want to erase a index
  2508.           at this point, push ESC.  Otherwise push the appropriate letter.
  2509.  
  2510.           The circumstances in which you might want to erase an index would
  2511.           be if you find you had originally set up a line to be indexed,
  2512.           but you are not using that index.  You would first use the "Set
  2513.           Up New Format" feature to turn off that index, then go to the
  2514.           Sort screen to erase the index that was just turned off.
  2515.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 40
  2516.  
  2517.  
  2518.  
  2519.           Utility Menu - Reserve Space
  2520.  
  2521.           Next on the Utility Menu is the "Reserve Space" feature.  This
  2522.           feature will set aside space on a hard disk for future entries. 
  2523.           When the "Reserve Space" option is selected a window will open,
  2524.           display the number of entries currently in your catalog and
  2525.           prompt you for the amount of space you want to reserve.  Estimate
  2526.           the total number of entries you expect to have and enter a number
  2527.           that will reserve enough space to hold them, but generally you
  2528.           should not reserve space for more than 500 or so new entries.
  2529.           Reserving too much space can result in a lot of wasted disk
  2530.           space, if you later change your mind about how many entries
  2531.           you'll have.
  2532.  
  2533.           Reserving space does not set a limit on the number of entries you
  2534.           can have.  For example, if you reserve space for 100 entries, you
  2535.           can still make as many entries as you wish.  The software will
  2536.           fill the 100 reserved spaces and then continue on without any
  2537.           problems.  Also, you do not need to reserve space in order to use
  2538.           this software.
  2539.  
  2540.           The purpose of reserving space is two-fold.  First, if you expect
  2541.           to have a lot of entries in your catalog, and you are using other
  2542.           software on the same disk, the reserve space feature is used to
  2543.           set aside disk space for use by OYB.  This will insure the
  2544.           disk space you want to use for your OYB catalog is not used
  2545.           up by files created by other software.
  2546.  
  2547.           The reserve space feature is also used to help prevent the
  2548.           catalog file from becoming fragmented.  Fragmented files
  2549.           are a normal result of using a computer.  When a computer stores
  2550.           information on a disk it puts it into the next available sector
  2551.           on the disk.  The next available sector may not be physically
  2552.           located anywhere near the previous sectors the computer was
  2553.           using.  As you add to a data file it tends to be broken into
  2554.           small pieces that are scattered in various sectors all over the
  2555.           disk.
  2556.  
  2557.           The problem with fragmented files is that they slow down your
  2558.           computer because it takes more time for the heads in your disk
  2559.           drive to move from piece to piece of a file that is scattered all
  2560.           over a disk.  With serious file fragmentation the computer can
  2561.           actually lose track of pieces of a file or start to get cross
  2562.           linked files.  As a result the computer can become "confused" and
  2563.           lock-up, you might start getting strange results for searches or
  2564.           be unable to access some entries.  (I've had this happen with
  2565.           WordPerfect, Lotus 123  and Microsoft Works files).
  2566.  
  2567.           Reserving space helps prevent your this software files from
  2568.           getting fragmented.  If you start by reserving space and then
  2569.           defragment your hard disk, the OYB catalog file that will
  2570.           stay together in one piece regardless of any other activity that
  2571.           affects the disk.  Notice that I said you will need to 
  2572.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 41
  2573.  
  2574.  
  2575.           defragment your hard disk.  How do you de-fragment a disk? 
  2576.           You will need a utility that has been designed to do that.  Take
  2577.           a look in Appendix B for a further discussion of fragmented files
  2578.           and descriptions of several utilities I recommend.
  2579.  
  2580.  
  2581.           Utilities Menu - Eliminate Deleted
  2582.  
  2583.           When an entry is deleted (using the Edit function) it is not
  2584.           erased.  It still exists.  What the software does is mark the
  2585.           entry as being deleted so it will not show up during searches or
  2586.           listings.  If you want to permanently remove an entry from your
  2587.           catalog you need to use the "Eliminate Deleted" feature.
  2588.            
  2589.           When you select the "Eliminate Deleted" feature on the Utilities
  2590.           menu the software will go through your entire catalog and
  2591.           permanently remove all deleted entries.  The disk space used by
  2592.           the deleted entries will be recovered and made available for new
  2593.           entries.  This process is automatic and there is nothing you need
  2594.           to do.  
  2595.  
  2596.           Once started you can not interrupt this process.  If it should be
  2597.           interrupted your catalog might be left with an entry duplicated
  2598.           (entered twice).  There is no risk of losing data however, so if
  2599.           this process is interrupted by a power failure for example, all
  2600.           of your entries will still be there.
  2601.  
  2602.           Eliminating deleted entries will change the entry numbers for
  2603.           many of the entries in your catalog.  You should reindex after
  2604.           using this feature.
  2605.  
  2606.           If you want to eliminate deleted entries without having the entry
  2607.           numbers change you can use the editor to individually type a new
  2608.           entry that replaces the old, deleted entry.
  2609.  
  2610.  
  2611.           Utilities Menu - Set Up New Format
  2612.  
  2613.           This feature is used to both set up new catalog formats and to
  2614.           modify an existing format.  The "Set Up New Format" feature is
  2615.           also used to select lines to be indexed and totaled.
  2616.  
  2617.           Push ALT-U to drop-down the Utility menu and use the scroll bar
  2618.           to highlight the "Set Up New Format" option.  Then push ENTER to
  2619.           select it.  Figure 23 shows the set up screen as it appears for a
  2620.           file that has not been set up previously.  If you are modifying
  2621.           an existing format that format will be displayed on this screen.
  2622.  
  2623.           Let's start by looking at the F-key prompts at the bottom of the
  2624.           screen.
  2625.  
  2626.           At the lower left of the screen is a prompt that says, "F2 - [
  2627.           TITLES ]".  This prompt indicates the current mode the software
  2628.           is set for.  There are four possible modes.  These are:
  2629.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 42
  2630.  
  2631.  
  2632.           TITLES - allows you to enter or change line titles.
  2633.  
  2634.           LENGTHS - used to set the lengths of lines.
  2635.  
  2636.           INDEXING - this mode used to mark the lines that are to be
  2637.           indexed.  You may index up to 10 lines, however we suggest that
  2638.           no more than five or six lines be indexed.  Keep in mind that
  2639.           indexes use disk space and the more lines you index, the more
  2640.           space each entry will use on the disk.
  2641.  
  2642.           VALUE - used to mark the lines you want to have totalled.  For
  2643.           example, if you are using a line to keep track of the value of
  2644.           items, you can mark that line so all the values are totalled. 
  2645.           Each time you conduct a search or listing the total value of all
  2646.           items listed will be displayed (or printed on the report).
  2647.  
  2648.  
  2649.           Starting A New Catalog
  2650.  
  2651.           There are two ways to start a new catalog.  You can start
  2652.           from scratch or copy any existing catalog.
  2653.  
  2654.           To start from scratch push ALT-U for the Utilities Menu and
  2655.           highlight the bottom selection, "Select Catalog".  Push ENTER
  2656.           and when the catalog selection menu appears push the ESC key.
  2657.           You can now enter the name you want to use for your new catalog.
  2658.           Once a new name is entered you'll be returned to the Main
  2659.           Screen where you should push ALT-U and select the "Set Up Cat.
  2660.           Format Option."
  2661.  
  2662.           To copy any existing catalog format go to the "Set Up Cat.
  2663.           Format" screen.  Push F3 to activate the copy feature.  You'll
  2664.           be prompted to enter the name for the new catalog you want to
  2665.           create.  Enter a new catalog name and push ENTER.  The set up
  2666.           screen will switch to the new name and will use the format
  2667.           copied from the catalog OYB was initially using.
  2668.  
  2669.  
  2670.           Setting Line Titles
  2671.  
  2672.           To start setting up a new format set the F2 toggle to TITLES. 
  2673.           There is a scroll bar that can be moved up and down along the
  2674.           left side of the screen.  If you just installed the software the
  2675.           default titles will be displayed.  If you have started a new
  2676.           catalog all of the line titles will display "NOT SET".
  2677.  
  2678.           Move the scroll bar to a line you want to use and type the title
  2679.           for that line.  You may enter up to 14 characters including
  2680.           letters, numbers, spaces and punctuation.  If you make a mistake
  2681.           in typing a title, just highlight it with the scroll bar again
  2682.           and type the corrected title.
  2683.  
  2684.           Titles do not have to be on consecutive lines.  You can skip
  2685.           lines in order to create groups of lines.  You can also have
  2686.           untitled lines.  The LINE TGL determines whether that line will
  2687.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 43
  2688.  
  2689.  
  2690.           be a part of your catalog format.  If you set a line to be on,
  2691.           that line will be part of the format regardless of whether it has
  2692.           a title.
  2693.  
  2694.  
  2695.           Setting Line Lengths
  2696.  
  2697.           Once you have put a title on each line you intend to use push F2
  2698.           to switch to the LENGTHS mode.  The software will now allow you
  2699.           to set or modify the lengths of each line.  If you are starting a
  2700.           new format, you will need to set lengths for all of the lines. 
  2701.           To set the length of a line move the highlight bar to that line,
  2702.           enter a number from 2 to 64 and push ENTER.  Lines may be no
  2703.           shorter than 2 characters and no longer than 64 characters.
  2704.  
  2705.           Go through all of the lines using the scroll bar to highlight
  2706.           each line title and enter the desired length for each.  When you
  2707.           enter a line length the software will display a bar that
  2708.           graphically shows the length of the line.  The number of
  2709.           characters in each line will be shown in a highlighted section at
  2710.           the left side of each line (figure 23).
  2711.  
  2712.           NOTE: Line lengths can not be changed once an entry has been
  2713.           saved in a catalog.  You can change the titles, indexing and
  2714.           totalling at any time.  If you need to change your format, to
  2715.           add, delete or change the length of a line, after saving entries
  2716.           in a catalog, do the following:  1) Set up a new catalog format,
  2717.           using a different name, that has the lines lengths set the way
  2718.           you need them.  There is a copy function (F3) on the Catalog
  2719.           Format Set Up screen that makes doing this quick and easy.  2)
  2720.           Then use the copy feature to copy your entries from the old
  2721.           format to the new format. 
  2722.  
  2723.  
  2724.           Setting Lines To Be Indexed
  2725.  
  2726.           Push F2 again to switch to the Indexing mode.  To mark a line to
  2727.           be indexed move the scroll bar to that line and push the ENTER
  2728.           key.  A "starburst" symbol will appear next to that line to
  2729.           indicate it will be indexed.  To remove a line from being indexed
  2730.           move the scroll bar to that line and push the ENTER key.  The
  2731.           "starburst" symbol will disappear.
  2732.  
  2733.           You may index as many lines as you wish, however I recommend you
  2734.           only index important lines.  Each index uses additional space on 
  2735.           your disk.  If you create a lot of indexes that you don't use,
  2736.           then you've wasted a lot of disk space.
  2737.  
  2738.  
  2739.           Totaling Values
  2740.  
  2741.           Once you've selected all of the lines to be indexed push F2 again
  2742.           to put the software into the Value mode.  You can now move the
  2743.           scroll bar to any line and push the ENTER key to mark it as a
  2744.           line to be totaled.  This will result in the numerical values
  2745.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 44
  2746.  
  2747.  
  2748.           on the marked line being totaled during searches and
  2749.           listings.  When entering information the value must be the only
  2750.           information on the line.  If letters are included on the line
  2751.           being totaled they may cause the total to be incorrect.
  2752.  
  2753.           When you push F2 again the software will return to the Titles
  2754.           mode.  You can then modify any of the titles or use the F2 toggle
  2755.           to change the mode and modify anything you've set up on this
  2756.           screen.  When everything is set as you want it push F5 to save
  2757.           the format.  This will return you to the Main Screen.
  2758.  
  2759.           You can modify a format anytime before you save the first entry. 
  2760.           Just select the "Set Up Cat. Format" option on the Utilities menu
  2761.           and make any required modifications.  Once the first entry has
  2762.           been saved you only can change the line titles, and the lines
  2763.           marked to be indexed or totaled.  You can not change the line
  2764.           lengths.
  2765.  
  2766.           Take a look at figure 24.  At the bottom of the screen is a
  2767.           status line that says "EST:   5,025 ENTRIES/MB".  This is saying
  2768.           that, based on the current format, OYB can store approximately
  2769.           5,025 entries per megabyte of space.  As you change the lengths
  2770.           of lines and the number of lines indexed this number will change. 
  2771.           It can be used to give you a good idea of the amount of space
  2772.           your format uses.
  2773.  
  2774.  
  2775.           Copying A Catalog Format
  2776.  
  2777.           If you are creating a new catalog format that is similar to that
  2778.           of an existing catalog, you may find it easier to start by
  2779.           copying that existing format.  To copy an existing catalog format
  2780.           start at the Main Screen and set the software so it is using the
  2781.           catalog name you want to copy.  The catalog name you want to copy
  2782.           should be displayed in the center of the second line down from
  2783.           the top of the screen.
  2784.  
  2785.           Next select the Set Up Catalog Format option on the Utilities
  2786.           Menu.  With the format set up screen displayed push F3 and then
  2787.           enter the name you want to use for the new format.  The set up
  2788.           screen will change to the new name while retaining the old
  2789.           format.  You may now modify the format or push F5 to save it.
  2790.  
  2791.  
  2792.           Catalog Design
  2793.  
  2794.           Before we go on to the next item on the Utilities menu I'd like
  2795.           to talk a little bit about catalog design.  When designing a
  2796.           catalog format there is the temptation use the longest lines
  2797.           available.  However, this can waste a lot of disk space.  In many
  2798.           cases you can select a line that has a shorter length and will
  2799.           handle 98% of everything you'll need to enter.  Getting that last
  2800.           2% is what will use a lot of disk space.  Consider using
  2801.           abbreviations to shorten information that exceeds the length of a
  2802.           line.
  2803.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 45
  2804.  
  2805.  
  2806.           Another suggestion is that you should always include a line for
  2807.           miscellaneous information.  Unless you're copying information
  2808.           from an established file (such as a card catalog or existing
  2809.           list) it is difficult to predict everything you might want to
  2810.           enter in the future.  Having a miscellaneous line, even a
  2811.           short one, gives you the flexibility of having space to
  2812.           enter information you did not anticipate.
  2813.  
  2814.  
  2815.           Utilities Menu - Set Up Macro
  2816.  
  2817.           A macro is a way to enter complete lines of information with just
  2818.           a single ALT key combination.  Using a macro ALT-key combination
  2819.           you can enter preset information at the cursor location. 
  2820.           First let's look at how to set up the information in the macros. 
  2821.           Select the "Set Up Macro" option on the Utilities Menu.  This
  2822.           will display a window in the middle of the screen as shown in
  2823.           figure 25.
  2824.  
  2825.           You can have up to 30 macros.  The ALT-key combination that
  2826.           activates each macro is shown along the left side of the window. 
  2827.           To set up a macro just type the information you want to
  2828.           automatically enter in your catalog next to one the ALT-key
  2829.           designations.  After typing each macro line push ENTER.  When you
  2830.           are done entering macros push the ESC key.
  2831.  
  2832.           Macros can be changed at any time by returning to the screen
  2833.           shown in figure 25 and making whatever changes you need.  When
  2834.           you're done push the ESC key to return to the Main Screen.
  2835.  
  2836.           I recommend leaving one of the macro lines blank, possibly the
  2837.           ALT-B line.  This gives you a way to erase (blank) a line or part
  2838.           of a line when entering or editing an entry.  For example, if you
  2839.           leave ALT-B blank you can place the cursor on the NAME line in a
  2840.           mailing list, push ALT-B and that line will be blanked.  You
  2841.           could also blank part of a line by putting the cursor anywhere on
  2842.           the line and pushing ALT-B.  Everything from the cursor and to
  2843.           the right of the cursor will be erased.
  2844.  
  2845.  
  2846.           Utility Menu - Set Security Code
  2847.  
  2848.           This software provides a three level security system.
  2849.  
  2850.           Level 1 - provides access only to people who know the three digit
  2851.           access code.
  2852.  
  2853.           Level 2 - provides full access to anyone who knows the correct
  2854.           security code and read-only access to everyone else.  With read-
  2855.           only access you can look up and read any of the entries, but you
  2856.           can not modify entries.  With read-only access some selections on
  2857.           the drop-down menus, that would have allowed changes to be made,
  2858.           no longer appear on the menu.  Figure 26 shows what the edit menu
  2859.           looks like when the software is set for read-only access. 
  2860.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 46
  2861.  
  2862.  
  2863.           Level 2 security might be used in a library where only the
  2864.           librarian has access to change entries while patrons of the
  2865.           library have read-only access for looking up books and magazines.
  2866.  
  2867.           Level 3 - allows full access to anyone.
  2868.  
  2869.           To set a security code select the "Set Security Code" option on
  2870.           the Utilities menu.  You will then be prompted to enter a three
  2871.           digit security code.  If you enter a number between 001 and 250
  2872.           the software will run at level one security.  You will need to
  2873.           enter the correct security code number before getting access to
  2874.           the software.
  2875.  
  2876.           Entering a number from 251 to 500 provides level 2 security.  If
  2877.           you enter the correct code you have full access.  Entering any
  2878.           other number provides read-only access.
  2879.  
  2880.           Setting the security code to any number greater than 500 allows
  2881.           full, level 3, access to everyone.
  2882.  
  2883.           If you've set a security code that is 500 or lower, when the
  2884.           software first boots a screen with just a plus (+) symbol will
  2885.           appear.  The cursor will be next to the plus symbol.  Type your
  2886.           security code at this point and push ENTER.
  2887.  
  2888.           The security code is stored in the HOMECRAF.SET file.  If this
  2889.           file should be erased, you will not be able to use the software. 
  2890.           You will need to either replace the HOMECRAF.SET file using a
  2891.           backup copy or from your original disk, or use the RESET.EXE
  2892.           utility (available only in the registered version).
  2893.  
  2894.           Another problem you might run into is forgetting your security
  2895.           code.  Should this happen you can still get into the software
  2896.           once you have the registered version.  On the registered disk
  2897.           you'll get from us we have provided a file called RESET.EXE. 
  2898.           This utility serves as a "skeleton" key that will reset the
  2899.           security code to allow full access.  To use RESET copy it to the
  2900.           same disk and directory that has the this software program.  Run
  2901.           RESET and the security code will automatically be reset.  This
  2902.           utility also resets all of the other settings to their defaults. 
  2903.           Thus the software will be returned to monochrome operation and
  2904.           the default filename of CATALOG. 
  2905.  
  2906.           If you are using the security feature be sure to put any disks
  2907.           containing RESET.EXE away in a safe place.
  2908.  
  2909.           The RESET.EXE utility is not provided on the shareware disk in
  2910.           order to prevent people whom you do not want to have access to
  2911.           your files from getting a copy of the RESET.EXE file.  So please
  2912.           be careful if you are using the security feature in the shareware
  2913.           version of this software.
  2914.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 47
  2915.  
  2916.  
  2917.           Utilities Menu - Set Screen Colors
  2918.  
  2919.           OYB will initially start running in the black & white
  2920.           mode.  To switch it to color select "Set Screen Colors" on the
  2921.           Utilities menu.  You can also push CTRL-A to jump directly
  2922.           to this screen.  Five possible color settings will be displayed. 
  2923.           Push a number, from 0 to 4, that indicates the color combination
  2924.           you want to use.  (Generally #1 provides the best setting).
  2925.  
  2926.           This set up screen also allows you to control the BEEP that
  2927.           sounds when the cursor reaches the end of a line  Push F1 to
  2928.           toggle the BEEP on or off.
  2929.  
  2930.  
  2931.           Utilities Menu - Delete Catalog
  2932.  
  2933.           If you are no longer using a catalog, it can be deleted using
  2934.           the "Delete Catalog" option on the Utilities menu.  Select
  2935.           "Delete Catalog" and a listing of catalogs will be displayed.  
  2936.           Use the scroll bar to highlight the catalog you want to delete
  2937.           and push ENTER.  If there are entries in the file OYB will 
  2938.           tell you how many entries it has (see figure 27) and ask you
  2939.           to confirm that this is the correct file to delete.
  2940.  
  2941.           Do not try to delete the catalog if OYB is set to use that
  2942.           catalog.  If you do, the catalog will be deleted and then
  2943.           immediately recreated as OYB tries to use that catalog.
  2944.  
  2945.  
  2946.           Utilities Menu - Select Catalog
  2947.  
  2948.           The last selection on the Utilities menu allows you to select a
  2949.           catalog or create a new catalog file.  You can have as many
  2950.           catalog files as you wish, limited only by the limitations of the
  2951.           version of DOS you are using.  When deciding on names for your
  2952.           catalogs you can not use numbers as a part of the catalog name. 
  2953.           Numbers are used to identify the index files.  Using a number in
  2954.           a catalog name might cause some confusion in the index files. 
  2955.           Also, catalog names can not be longer than eight characters.
  2956.  
  2957.           Although you can create as many catalogs as you wish I recommend
  2958.           using as few as possible.  Using multiple catalogs can become
  2959.           very confusing.  In many cases you can enter all of your
  2960.           information in one catalog and let the software sort it out. 
  2961.           This makes it a lot easier to find specific entries because you
  2962.           do not first have to figure out which file it is in.  For
  2963.           example, for some people it may make sense to have separate
  2964.           personal and business catalogs.  But, if your business serves
  2965.           several different industries do not make a separate catalogs for
  2966.           each industry.  Use one catalog and include a line that allows
  2967.           that list to be sorted by industry.
  2968.  
  2969.           To change catalog names select "Select Catalog Name" on the
  2970.           Utilities menu.  The existing catalogs will be shown in a box in
  2971.           the center of the screen.  You can use the cursor keys to
  2972.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 48
  2973.  
  2974.  
  2975.           highlight a catalog or push ESC to enter a new catalog name.  To
  2976.           use an existing catalog use the scroll bar to highlight it and
  2977.           then push ENTER.
  2978.  
  2979.           The menu for selecting the catalog name is designed to make
  2980.           selecting the correct catalog quick and easy.  For example,
  2981.           you can move the scroll bar directly to the catalog you want
  2982.           to highlight by pushing the first letter of the catalog name.
  2983.           If several catalogs start with the same letter, push that
  2984.           letter until the correct catalog is highlighted.
  2985.  
  2986.           A mouse can be used to select a catalog name by placing the
  2987.           mouse cursor on the catalog to be selected and pushing
  2988.           the left mouse button twice.  You can move through the
  2989.           list of catalogs by using the diamond shaped slider along
  2990.           the right edge of the menu.  Put the mouse cursor on the
  2991.           "slider", hold the left mouse button down and move the
  2992.           mouse cursor up or down.
  2993.  
  2994.  
  2995.  
  2996.           THE REPORT MENU
  2997.  
  2998.           The Report Menu allows you to select where a report will be sent
  2999.           (the printer, a disk file, the monitor, etc.).  This menu is also
  3000.           used to design reports, set the report lengths and enter some of
  3001.           the final report design options.
  3002.  
  3003.  
  3004.           Report Menu - Send To [ Monitor ]
  3005.  
  3006.           There are seven places you can send a report.  These are:
  3007.  
  3008.           MONITOR: Displays the results of a search or listing one entry at
  3009.           a time on the monitor.  The complete entry is displayed on the
  3010.           screen.
  3011.  
  3012.           PRINTER - Continuous Paper: The results of a search or listing
  3013.           will be sent to your printer.  This type of report is designed
  3014.           for printers with continuous feed paper such as dot matrix and
  3015.           laser printers.
  3016.  
  3017.           To send a report to the printer you first need to have designed a
  3018.           report format (which I'll discuss in a moment).  The software
  3019.           comes with a standard format that will print everything in each
  3020.           entry.  You can design your own report formats to look any way
  3021.           you want.
  3022.  
  3023.           PRINTER - Single Sheet Feed: This is the same type of report as
  3024.           the "PRINTER-Continuous Paper" report except that it is designed
  3025.           for printers that only handle one sheet of paper at a time.  A
  3026.           daisy wheel printer would be an example of this type of printer.
  3027.  
  3028.           ASCII (document) File: You can save the results of a search or
  3029.           listing in a file on your disk.  It will be stored as an ASCII
  3030.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 49
  3031.  
  3032.  
  3033.           text file which means it can be imported into any word processor. 
  3034.           This allows you to include, for example, product lists in letters
  3035.           you send to your customers.
  3036.  
  3037.           dBase File: Selecting this option will save the results of a
  3038.           search or listing in a dBase III file.  This file can be used by
  3039.           any software that can read dBase III files.
  3040.  
  3041.           QUICK VIEW: This option puts the results of a search or
  3042.           listing into a list, in which each entry is shown on one line,
  3043.           on the screen that shows 21 entries per screen.  You can then 
  3044.           move a scroll bar through the list and pick individual entries
  3045.           to display.  (Note: this feature requires the additional
  3046.           video memory that is normally only available with color monitors
  3047.           The Quick View also uses your disk for temporary storage.
  3048.           Thus you must have space available on your disk).
  3049.  
  3050.           The Quick View listing contains all of the information in the
  3051.           entry.  If the combined length of the lines in your catalog
  3052.           format exceeds 80 characters (the width of the screen), you
  3053.           can move the Quick View display to the right or left using
  3054.           the right or left cursor keys.  Each time you push either
  3055.           cursor key the display will move by the amount of space
  3056.           used by one column of information.
  3057.  
  3058.           When the Quick View list is on the screen use the up/down cursor
  3059.           keys to move the scroll bar up and down.  The PgDn and PgUp keys
  3060.           change the display by a complete page.  The Home and End keys
  3061.           will take you directly to the beginning or end of the list. 
  3062.  
  3063.           To get more detail on any entry use the scroll bar to highlight
  3064.           that entry and then push the ENTER key.  You can return to the
  3065.           Quick View screen by pushing F2.
  3066.  
  3067.           With the Quick View screen displayed pushing the ESC key will
  3068.           exit from the Quick View function.
  3069.  
  3070.           LABELS: The labels settings produces the same type of report as
  3071.           the "PRINTER-Continuous" report except that page feeds are not
  3072.           included.  This setting should be used anytime you are printing
  3073.           continuous feed labels.
  3074.  
  3075.  
  3076.           Selecting Where You Want To Send Your Report (Send To)
  3077.  
  3078.           To select a report type use the scroll bar to highlight the "Send
  3079.           To" option on the Report Menu and push ENTER.  This will open a
  3080.           window in the middle of the screen (see figure 29).  All of the
  3081.           report types will be listed and there will be an "X" in the box
  3082.           next to Monitor.  This indicates that the results of a search or
  3083.           listing will be displayed on the monitor.  Push the TAB key to
  3084.           change the setting.  Each time you press the TAB key the "X" will
  3085.           move to the next box changing and changing the setting.  Press
  3086.           TAB until the software is set for the type of report you want to
  3087.           use and then press the ENTER key.
  3088.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 50
  3089.  
  3090.  
  3091.  
  3092.           Report Menu - Page Length
  3093.  
  3094.           The "Page Length" option allows you to set the number of lines
  3095.           that can be printed on a sheet of paper by your printer.  For
  3096.           example, most dot matrix printers will print 66 lines on an 11
  3097.           inch page while laser printers print 60 lines per page.  When you
  3098.           select this option a window will appear in the middle of the
  3099.           screen.  The current page length will be displayed.  You can then
  3100.           enter a new page length, which can be up to 999 lines.
  3101.  
  3102.  
  3103.           Report Menu - Dashed Line
  3104.  
  3105.           If you wish, you can have the software print a dashed line
  3106.           between each entry listed on a report.  In some cases
  3107.           this helps to separate entries making them easier to read.  The
  3108.           dashed line will also contain the entry number providing a means
  3109.           of determining which entry numbers are being printed.
  3110.  
  3111.           The "Dashed Line" selection on the Reports menu is a toggle. 
  3112.           Highlighting the "Dashed Line" option and pushing ENTER will
  3113.           change the setting between on and off.  The setting will be
  3114.           stored on the disk.  Once set it will not change until you
  3115.           use this toggle again.
  3116.  
  3117.  
  3118.           Report Menu - Column Headings
  3119.  
  3120.           You can have column headings printed at the top of the page.  The
  3121.           line titles you've set-up will be used as the column headings.  
  3122.  
  3123.           With the "Column Headings" option toggled "On" they will be
  3124.           printed using the same format as you've set up for the printed
  3125.           report.
  3126.  
  3127.           This option is a toggle.  When you highlight the "Column
  3128.           Headings" menu selection and push ENTER the setting will be
  3129.           toggled between on and off.
  3130.  
  3131.           A typical use for column headings is with single line reports. 
  3132.           You can set up a report format that prints all of the information
  3133.           on a single line (up to 250 characters wide - set your printer to
  3134.           use condensed print to get more characters per line).  What
  3135.           you'll get using this type of format are columns of information
  3136.           with an identifying title at the top of each column.
  3137.  
  3138.  
  3139.           Lock Top Line - this can be a very useful feature.  When toggled 
  3140.           ON the Lock Top Line will print the first line of the report 
  3141.           only when it differs from the first line of the previous entry 
  3142.           printed.  For example, if you had a report (for an office
  3143.           inventory) that puts the office occupant's name on the first line 
  3144.           and the contents on the second line, you would get a printed 
  3145.           report looking like:
  3146.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 51
  3147.  
  3148.  
  3149.           DAVE JOHNSON
  3150.             Oak 60" Desk w/three drawers   012665
  3151.             Oak 48" Bookcase               780099 
  3152.             IBM PS/2-30 Computer           CO0087
  3153.             4 Drawer file cabinet          780123
  3154.  
  3155.           BILL SMITH
  3156.             Metal Desk w/four drawers      012077
  3157.             Metal 36" Bookcase             780123
  3158.             IBM PS/2-50 Computer           CO0065
  3159.             4 Drawer file cabinet          780060
  3160.  
  3161.           With the LOCK TOP LINE option set to "OFF" the person's name 
  3162.           would be printed for every item listed.  To print a listing
  3163.           like the one shown above you will need to set up a two line
  3164.           report format.  The person's name goes on the first line
  3165.           and all of the other information on the second line.
  3166.  
  3167.  
  3168.           Report Menu - Set Up Report Format
  3169.  
  3170.           OYB gives you a way to design your reports to look any way
  3171.           you want them to.  You can include just the lines of information
  3172.           you want and design reports that print small labels or full sized
  3173.           reports.  The "Set Up Report Format" option on the Reports menu
  3174.           brings up the screen used to design report formats.  You may
  3175.           design and use as many different report formats as you wish,
  3176.           giving each format its own name.
  3177.  
  3178.           Figure 30 shows the screen used for designing a report. This is
  3179.           what the screen looks like before starting to design a report. 
  3180.           Let's start by looking at the F-key prompts at the bottom of the
  3181.           screen.
  3182.  
  3183.           The first F-key prompt you'll need to use is "F6 - RPRT LENGTH" 
  3184.           The F6 key is used to set the length of the report.  Please note
  3185.           this is different from the page length that is set on the Report
  3186.           menu.  The report length is the number of lines used to print the
  3187.           information about one entry.  A report can have from one line up
  3188.           to 21 lines.
  3189.  
  3190.           There are two bars that graphically show the report length.  The
  3191.           top bar contains the screen title and cursor position indicator. 
  3192.           The lower bar is a solid line.
  3193.  
  3194.           Push F6 and a blank space will appear in the brackets next to the
  3195.           RPRT LENGTH prompt.  Enter the number of lines you want to use to
  3196.           print each entry.  The lower bar will then drop down to show the
  3197.           size of the report.  Figure 30 shows the lower bar set for the
  3198.           minimum report length, one line.  Entering 21 as a length will 
  3199.           place the lower bar at the bottom of the screen.  We'll look at
  3200.           an example of a report set for six lines (figure 31).
  3201.  
  3202.           The F2 key is used to select the line you want to put on the
  3203.           report.  Each time you push F2 the line name in the brackets will
  3204.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 52
  3205.  
  3206.  
  3207.           change.  In addition to the title of the line the length of the
  3208.           line is also shown.  In addition to the 21 line titles you can
  3209.           also place the entry number on your reports.  The entry number
  3210.           will appear as the 22nd title when pushing F2 to change the title
  3211.           shown in the brackets.
  3212.  
  3213.           The F3 key is used to place a line on the report.  Use the cursor
  3214.           keys to move the cursor to the location where you wish to place a
  3215.           line.  Notice that a counter in the upper right corner gives the
  3216.           row and column where the cursor is located.  When you push the F3
  3217.           key the line shown in the brackets next to the F2 prompt will be
  3218.           placed on the report at the cursor location.
  3219.  
  3220.           If you try to place a line in a location that would result in two
  3221.           lines overlapping, your computer will beep and the placement of
  3222.           the line will not be accepted.
  3223.  
  3224.           You can relocate a line you've already placed by pushing the F2
  3225.           key until the name of the line you want to replace is in the
  3226.           brackets next to the F2 prompt, positioning the cursor at the new
  3227.           location and then pushing F3.
  3228.  
  3229.           The screen can only show reports that are 80 characters wide,
  3230.           however you can set up and print reports that are up to 250
  3231.           characters wide.  As you place lines at locations that go beyond
  3232.           the 80 character width of your screen the display will scroll to
  3233.           the left in 40 character increments.  You can move the cursor
  3234.           forty characters to the left or right by holding down the CTRL
  3235.           key and pushing the left or right cursor keys.  (Watch the column
  3236.           numbers in the upper right corner).
  3237.  
  3238.           Figure 31 shows what the screen looks like after five lines have
  3239.           be placed.  The asterisks after each line name show the amount of
  3240.           space the line will use when printed.
  3241.  
  3242.           To make things fit better you can shorten the length of the lines
  3243.           to be printed.  For example, if you only wanted to include the
  3244.           first 15 characters of the company name push F2 until the COMPANY
  3245.           line title is shown in the brackets.  Then push F4.  The F4 key
  3246.           is used to change the length of any line.  When you push F4 the
  3247.           line length number within the F2 brackets will be replaced by a
  3248.           blank space.  You can then enter a new line length.
  3249.  
  3250.           Line lengths can not be set to be longer than they are in the
  3251.           catalog format.  Thus, if the length of a line in the catalog
  3252.           format is 4 characters, then you can not set that line to be
  3253.           longer than 4 characters on the report format.  Since the name
  3254.           of the line is used to show how much space the line will use
  3255.           when printed, if the line is only 4 characters long, then only
  3256.           the first four characters of the line name will be displayed on
  3257.           the report format setup screen.
  3258.  
  3259.           If you place a line on the report and then decide that you don't
  3260.           want to include it in the report, use the F2 key to put the line
  3261.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 53
  3262.  
  3263.  
  3264.           name in the brackets.  Then push F9.  The F9 key is used to
  3265.           delete a line from the report.
  3266.  
  3267.           You can have the titles of the lines printed on your reports.
  3268.           OYB will print the line title, a colon and the information on
  3269.           that line.  Do not use this feature when printing in columns.
  3270.      
  3271.           The line titles are toggled on or off when by pushing CTRL-T 
  3272.           ("T" for title).  The status of the line title setting will be
  3273.           displayed as a part of the top line.
  3274.  
  3275.           When the line titles are toggled on an additional 16 spaces 
  3276.           will be used to print each line.  This will be shown on the 
  3277.           "Set Report Format" screen by an increase in the displayed 
  3278.           length of the lines.  Please note that the name of the line 
  3279.           will always be shown as a part of the line - without regard 
  3280.           to whether the line titles are on or off.  The amount of space 
  3281.           that will be used to print the line, or the title plus the line,
  3282.           will be indicated by a combination of the name of the line plus 
  3283.           a series of asterisks.
  3284.  
  3285.           Please note that, if you switch the titles between being toggled
  3286.           on and off it may appear that some of the lines have disappeared.
  3287.           This just means that the line locations can not be displayed on
  3288.           the screen as it is set up.  Should this happen you should re-
  3289.           arrange the location of the affected items.  Before saving a report
  3290.           format be sure you can see all of the lines you want to print
  3291.           and that none of them are overlapping.
  3292.  
  3293.           If you are going to include the titles on your printed reports
  3294.           you might want to use the "Set Up Catalog" function on the
  3295.           Utilities Menu to right justify the line titles.  This will result
  3296.           in a cleaner looking report.
  3297.  
  3298.           Once you have a report designed the way you want it to be push F5
  3299.           to save it.  You can save as many different report formats as
  3300.           you'd like, giving a different format name to each.  The F7 key
  3301.           allows you to select the format name of an existing report or
  3302.           assign a name to a new report format.  For example, in figure 33
  3303.           I have changed the format name to bring up the STANDARD report
  3304.           format for a mailing list.  (This format is supplied with the
  3305.           software).
  3306.  
  3307.           To return to the Main Screen push F10 (or the ESC key).
  3308.  
  3309.  
  3310.           Report Menu - Report Format
  3311.  
  3312.           You can also change report names using the "Report Format" option
  3313.           on the Report menu.  The current setting for the report format
  3314.           will be shown in brackets next to this menu item.  When you
  3315.           select this option a box will appear that shows all of the format
  3316.           names currently used.  You can select one by highlighting it with
  3317.           the scroll bar and pushing ENTER.  You may also push the ESC key
  3318.           to enter a new format name.
  3319.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 54
  3320.  
  3321.  
  3322.           Please note that if you have the software set to use a format
  3323.           name for which no format has been defined, your printed reports
  3324.           will be blank.
  3325.  
  3326.  
  3327.           Printing A Report
  3328.  
  3329.           Here are the steps you would follow to print a report:
  3330.  
  3331.           1) Design and save the report format you want to use.  This needs
  3332.           to be done only one time.  Once a report format has been saved it
  3333.           is available whenever you needed it.
  3334.  
  3335.           2a) If you are searching for something, enter the search criteria
  3336.           on the appropriate line(s).
  3337.  
  3338.           2b) If you wish to list your catalog in alphabetical order, move
  3339.           the cursor to the line you wish the alphabetical order to be
  3340.           based on.  This line must be marked with a starburst symbol.
  3341.  
  3342.           3) Push ALT-R for the Report Menu.  The highlight bar will be on
  3343.           the "Send To" option.  Push ENTER.  A window displaying report
  3344.           options will open in the middle of the screen.  Most people will
  3345.           want to use the CONTINUOUS PAPER setting, so push ENTER once to
  3346.           move the "X" to that setting.  If you want to pause after each
  3347.           page is printed, put the "X" next to SINGLE SHT. FEED.
  3348.  
  3349.           4) Push ESC to close the window and return to the Report Menu.
  3350.  
  3351.           5) Check the Dashed Line, Column Headings and Lock Top Line
  3352.           settings to be sure they are set the way you want them to be.
  3353.  
  3354.           6) Push the left cursor key until the Search Menu is displayed. 
  3355.           Highlight the search option you want to use and push ENTER.  A
  3356.           prompt will now appear, at the bottom of the screen, asking for a
  3357.           title for this report.  You can enter anything you like as a
  3358.           title as long as the number of characters in the title does not
  3359.           exceed 80 characters or the width of your report format,
  3360.           whichever is greater.  If you push ENTER at this point, without
  3361.           entering a title, the software will put a default title on your
  3362.           report.  If you do not want any title at all, push the space bar
  3363.           and then push ENTER.
  3364.  
  3365.           Your report will now start printing.
  3366.  
  3367.           I have taken you through printing a report in a step-by-step
  3368.           detailed manner.  Once you have become familiar with using this
  3369.           software you can skip some of these steps and use the short cut
  3370.           keys.  For example, if you've already printed one report you can
  3371.           print a second simply by entering your search criteria and
  3372.           pushing F6 (or F8).
  3373.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 55
  3374.  
  3375.  
  3376.  
  3377.           EXIT MENU
  3378.  
  3379.           You can drop-down the eXit menu by either pushing ALT-X or by
  3380.           pushing the ESC key.
  3381.  
  3382.           The eXit menu provides three options.  The first is "Exit
  3383.           Program" and selecting this returns you to the DOS prompt (or a
  3384.           DOS shell program, if you are using one).  You should always exit
  3385.           from this software before turning off your computer.  Turning off
  3386.           your computer while any program is still running can result in
  3387.           the partial loss of data should that data still be in your
  3388.           computer's internal buffers.
  3389.  
  3390.  
  3391.           Backing Up Your Catalog
  3392.  
  3393.           Entering the information about your business takes a lot of
  3394.           time and it's not something most people want to do twice.  That's
  3395.           why maintaining current backup copies of all your catalog files
  3396.           is very important.  The second selection on the Exit Menu
  3397.           provides a limited, but effective way to backup your catalog
  3398.           files.
  3399.  
  3400.           Please note, this utility is not intended to be a complete hard
  3401.           disk backup system.  I strongly recommend that you purchase 
  3402.           software such as PC Tools, Fastback, or any of the many other
  3403.           backup utilities available.  We are only including this utility
  3404.           because a large number of users create catalogs having several
  3405.           thousand entries and then lose them when their computers
  3406.           encounter a hard disk problem.  This utility is only intended to
  3407.           provide something you can use while your catalog is small and
  3408.           until you can purchase a normal backup utility program.
  3409.  
  3410.           The backup utility will backup the current catalog in use.  The
  3411.           name of this catalog is displayed as a part of the Main Screen in
  3412.           the middle of the status line (second line down from the top). 
  3413.           Each catalog must be backed up separately.
  3414.  
  3415.           To use the backup utility select "Backup" on the Exit Menu.  Read
  3416.           the first screen that appears and then push ENTER.  When the next
  3417.           screen appears you can push "E" to exit, "B" to start a backup,
  3418.           or "R" to recover backup copies from a floppy disk.  On the next
  3419.           screen push the letter that identifies the disk drive containing
  3420.           the backup floppy disk.
  3421.  
  3422.           You should start your backup using a blank formatted disk and use
  3423.           a separate disk for each catalog.  I suggest keeping a set of
  3424.           three backup disks for each catalog.  Rotate through this set
  3425.           always using the oldest one for the current backup.  That way, if
  3426.           your current backup should turn out to be a backup copy of files
  3427.           that have already been damaged (it happens a lot), you can go
  3428.           back to an older copy and still recover most of your catalog. 
  3429.           Note: you do not need to erase or reformat backup floppies before
  3430.           using them a second, third, forth, etc. time for the same
  3431.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 56
  3432.  
  3433.           catalog.  If the backup floppy is always used for the same
  3434.           catalog, the backup process will erase the previous backup copy. 
  3435.           You only need to start with a blank floppy the first time that
  3436.           disk is used.
  3437.  
  3438.           You can recover a backup copy by following essentially the same
  3439.           sequence of steps.  Just push "R" for recover instead of "B" for
  3440.           backup on the appropriate screen.
  3441.  
  3442.           NOTE: When files are being recovered the utility will not allow a
  3443.           file with an older date to overwrite a more recent file.  If you
  3444.           have lost a catalog and in looking for it have created another
  3445.           catalog using the same name, the more recent catalog will have to
  3446.           be erased before the backup utility will copy the old files to
  3447.           your disk.  There is a selection of the Utilities Menu that is
  3448.           used to delete catalogs.
  3449.  
  3450.           The backup utility uses an archiving utility called LHA.  It is
  3451.           a separate program that OYB runs by shelling to DOS.  This
  3452.           utility was written by Yoshi and is copyrighted 1991 by Yoshi.
  3453.           The documentation for this utility is included on the disk in a
  3454.           text file called LHA.DOC.  You may use this utility for other
  3455.           things and I recommend you read the documentation.  Please
  3456.           note that LHA may not be used with any software that uses
  3457.           copy protection.
  3458.  
  3459.           The final option on the Exit Menu is "Shell To DOS."  This
  3460.           option gets you to the DOS prompt without exiting the program
  3461.           OYB remains in your computer's memory and you can return to
  3462.           where you left off by typing the word EXIT at the DOS prompt.
  3463.  
  3464.           You might use the "Shell To DOS" option, for example, to use the
  3465.           DOS directory (DIR) command to check for files on your disk or to
  3466.           format a floppy disk.
  3467.  
  3468.  
  3469.           HELP MENU
  3470.  
  3471.           OYB includes a series of help screens that have key
  3472.           information about the main functions.  Push ALT-H to drop-down
  3473.           the Help Menu.  Then use the scroll bar to select the topic you
  3474.           want information on.
  3475.  
  3476.  
  3477.           RETURN
  3478.  
  3479.           The final selection only appears at the top of the screen when a
  3480.           drop-down menu is displayed.  The Return selection removes the
  3481.           drop-down menus from the screen and returns you to the Main
  3482.           Screen.  You can also return to the Main Screen by pushing the
  3483.           ESC key.
  3484.  
  3485.  
  3486.           CALCULATOR
  3487.  
  3488.           A pop-up calculator is included in OYB and can be accessed from
  3489.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 57
  3490.  
  3491.  
  3492.           the Main Screen, Edit Screen, or Make Entries Screen.  To
  3493.           display the calculator push CTRL-C.
  3494.  
  3495.           The calculator displays a "tape" of the calculation.  Use the
  3496.           numeric keypad just as you would a normal calculator.  (The
  3497.           ENTER key functions as the = key).  As you use the numeric keypad
  3498.           to enter calculations you will see them printed on the "tape"
  3499.           that appears on the screen.
  3500.  
  3501.      
  3502.           GRAPHIC IMAGES 
  3503.  
  3504.           The OYB software can display PCX graphics images.  There can
  3505.           be a separate graphics image for each entry in your catalog.
  3506.           The number of graphic images is only limited by the size
  3507.           of your hard disk.
  3508.  
  3509.           The software uses the 21st line of the catalog format to specify
  3510.           the filename for the graphics image.  If you already have an
  3511.           existing OYB catalog in which the 21st line is not used, you 
  3512.           will need to set up a new catalog (with the 21st line set for 
  3513.           at least 8 characters) and then copy the entries from the old 
  3514.           catalog to the catalog you just set up.  You would use the 
  3515.           same procedure as is used to change the length of a line and which
  3516.           is described earlier in this manual.
  3517.  
  3518.           When you set-up line 21 you do not need to limit it to 8 
  3519.           characters in length.  However, only the first 8 characters will
  3520.           be used to identify graphics images.  Provided you put a space 
  3521.           after the PCX filename, you can use any additional space on this
  3522.           line for other information.  This line still functions in the 
  3523.           same way as all of the other lines.  It can be indexed, searched,
  3524.           and cross referenced.
  3525.      
  3526.           Please note that the mailing list catalog we've been using as 
  3527.           an example is set up to display a graphics image called SAMPLE.
  3528.  
  3529.           Once you have a catalog with line 21 set-up all you need to do is
  3530.           enter the filename used by a PCX graphics image on that line.
  3531.           Just enter the filename, you do not need to enter the PCX filename
  3532.           extension.  For example, if the name of the PCX file is SAMPLE.PCX,
  3533.           then just enter SAMPLE on line 21.
  3534.  
  3535.           Graphics images can only be displayed after an entry has been saved.
  3536.           Once an entry has been saved use either a search or the editor
  3537.           to display the catalog entry.  You can also push F1, immediately
  3538.           after saving an entry, to directly go into the edit mode and
  3539.           display the entry you just saved.
  3540.  
  3541.           To display a graphics image push CTRL-PgDn.
  3542.      
  3543.           You can also display graphic images stored in other formats such
  3544.           as GIF files.  Instead of building the graphics display software
  3545.           into the OYB.EXE file we have provided it in a separate OYBOVL.EXE
  3546.           file.  The OYBOVL.EXE file supplied with OYB will display only
  3547.           ________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - REFERENCE SECTION - 58
  3548.  
  3549.  
  3550.           PCX graphic images.  However, by supplying these feature using
  3551.           a separate utility you can upgrade OYB yourself to display
  3552.           nearly any type of graphics image.  Here's how the OYB graphics
  3553.           display works:
  3554.  
  3555.           The command OYB sends to display a graphic image is
  3556.  
  3557.                         OYCOVL filename
  3558.  
  3559.           Where "filename" is the name of the graphic image file to be
  3560.           displayed.
  3561.      
  3562.           To display a GIF (or any other format) file you will need a 
  3563.           utility that will display GIF files.  Rename the utility
  3564.           as OYCOVL.EXE and put it in the directory containing the OYB
  3565.           software.  Now when OYB runs the OYCOVL utility it will run the
  3566.           utility you supplied to display the GIF file.
  3567.  
  3568.           You can also display EXE graphics files by replacing OYCOVL.EXE
  3569.           with a batch file called OYCOVL.BAT.  The batch file should have
  3570.           one line with "%1" followed by a carriage return.  If any
  3571.           switches are required put a space after the "1" and then
  3572.           include the switches.
  3573.  
  3574.           If when you push CTRL-PgDn to see a graphics image you get a
  3575.           blank screen instead, then one of the following has happened:
  3576.  
  3577.              1) The graphic image is in the wrong format.
  3578.              2) Your computer can not display graphic images
  3579.                 of the size and/or type stored in this file.
  3580.              3) The image file does note exist.
  3581.           __________________________________PREDEFINED CATALOG FORMATS - 59
  3582.  
  3583.  
  3584.  
  3585.  
  3586.  
  3587.  
  3588.  
  3589.  
  3590.  
  3591.  
  3592.  
  3593.  
  3594.  
  3595.  
  3596.           SECTION FIVE - PREDEFINED CATALOG FORMATS
  3597.  
  3598.           This section provides information about the formats supplied
  3599.           with ORGANIZE! YOUR BUSINESS - Industrial Version.
  3600.  
  3601.           A format consists of a set of files that provide the database
  3602.           and report formats for a specific application.  Each format has
  3603.           been designed based on the authors extensive business experience
  3604.           and in consultation with existing users of this software.
  3605.  
  3606.  
  3607.           During the installation of ORGANIZE! all of the formats where
  3608.           installed.  Each format uses about 300 bytes of disk space.  If
  3609.           there are formats you do not plan to use, use the delete function
  3610.           on the Utilities Menu to erase those.
  3611.  
  3612.           Each format provides a catalog designed for a specific use.
  3613.           You can use the catalog as it has been designed, or modify
  3614.           it so it is adapted to your specific needs.  In most cases you
  3615.           will want to delete some of the lines we've included in the
  3616.           format we've supplied (and possibly add some others).  I suggest
  3617.           setting up a format you think will work for you and then trying
  3618.           it with 10 or 15 entries.  This will give you a feel for how the
  3619.           software works and the type of information you can catalog with
  3620.           the format you've set up.  You might find the format we supplied
  3621.           to be perfect for what you need.  Or you might then find you need
  3622.           to create a new catalog format that is significantly different
  3623.           from the one we supplied.  In most cases you'll find that
  3624.           modifying the format we've provided to adapt it to your
  3625.           requirements is all you need to do. 
  3626.  
  3627.           The needs of every business are different.  We do not claim
  3628.           the formats we've supplied here are perfectly suitable for
  3629.           any specific type of business.  Some of you will be able to
  3630.           use them with no modifications.  In other cases you may not
  3631.           be able to use the format at all, but you still may get some
  3632.           ideas for setting up your own.  That's why we've made OYB so
  3633.           flexible.  It gives you the ability to do things your way!
  3634.  
  3635.           To modify an existing format or create a new format please follow
  3636.           the instructions in the Reference Section of this manual.
  3637.           ___________________________PREDEFINED CATALOG FORMATS - MAIL - 60
  3638.  
  3639.  
  3640.  
  3641.  
  3642.           MAILING LIST MANAGER
  3643.  
  3644.  
  3645.           This template supplies a simple mailing list format that is used
  3646.           to provide examples in this manual.  When you first boot your
  3647.           software this template will be the one in use.
  3648.  
  3649.           This format is designed for maintaining a simple business mailing
  3650.           list.  This could be a Christmas card list, newsletter mailing
  3651.           list or a client list.  It will store names of contacts, their
  3652.           company, address and phone number.  It is set to print names and
  3653.           address in numerical order by Zip Code or alphabetically by last
  3654.           name.
  3655.  
  3656.           The catalog name used for this format is MAIL.  A report format
  3657.           that prints 4" X 1-7/16" mailing labels is included and is called
  3658.           LABELS.
  3659.  
  3660.           The lines supplied as a part of this template are:
  3661.  
  3662.           LAST NAME: enter the person's last name, including any
  3663.           abbreviations such as Jr., PhD, etc.
  3664.  
  3665.           FIRST NAME: enter the person's first name.  If a title such as
  3666.           Mr., Mrs., Dr., etc. is to be included, put it on this line
  3667.           before the person's first name.  (Note, if you do not know a
  3668.           person's sex, but wish to include a title, use M. as the title. 
  3669.           This is an accepted abbreviation for Mr., Mrs., Ms., and Mrs.)
  3670.  
  3671.           COMPANY: enter the name of the company for which this person
  3672.           works.
  3673.  
  3674.           ADDRESS: two address lines are provided in order to
  3675.           accommodate both a street address and suite number.  There may
  3676.           also be addresses that include the name of a building, suite
  3677.           number and street address.  In that case put the name of the
  3678.           building and suite number on the first ADDRESS line.
  3679.  
  3680.           CITY/STATE: type the name of the city, a comma, a few spaces and
  3681.           then the abbreviation for the state.
  3682.  
  3683.           ZIP CODE: this line provides enough room to enter a ten digit zip
  3684.           code.  This accommodates the ZIP+FOUR codes.
  3685.  
  3686.           PHONE NUMBER: enter the person's phone number, including the area
  3687.           code.  Even if this person is located in the same area code as
  3688.           you, include the area code.  There may be circumstances that
  3689.           arise in which you need to send a copy of your mailing list to 
  3690.           someone in another state and that person may need the correct
  3691.           area codes.  (You can never tell what the future will bring).
  3692.           _______________________________ORGANIZE! - BILL OF MATERIAL - 61
  3693.  
  3694.  
  3695.           ORGANIZE! - BILL OF MATERIAL
  3696.  
  3697.           This format is used to create Bills of Material (BMs).  You
  3698.           can use this format for any type of equipment and combine as
  3699.           many pieces of equipment as you'd like in a single catalog.
  3700.           The OYC software can then sort out the information and create
  3701.           a BM for any specified piece of equipment, or it can list
  3702.           all of the equipment that uses a specified part, or list
  3703.           every part used in your plant in alpha-numeric order by
  3704.           part number.  Once you have entered the BMs for the equipment
  3705.           in your plant, you have complete flexibility in how it is
  3706.           listed, searched and organized.
  3707.  
  3708.  
  3709.           The catalog name is: BM
  3710.  
  3711.  
  3712.           To access this format boot the ORGANIZE! software and then hold
  3713.           down the ALT key and push the letter U.  Next push the up cursor
  3714.           key once to highlight "Select Catalog".  Push ENTER.  Now use the
  3715.           cursor keys to move the highlight bar to BM and push ENTER.
  3716.  
  3717.           The following describes how each line is used.  If a line 
  3718.           title means something different to you, or you'd like to put
  3719.           other types of information on a line, do it.  There is nothing
  3720.           in this software that restricts what can be entered on any line. 
  3721.           Also keep in mind that you can change the title or length of any
  3722.           line.  (See "Utility Menu - Set Up New Format" starting on page
  3723.           66 in the manual).
  3724.  
  3725.  
  3726.           EQUIPMENT NAME - enter the name or description of the equipment
  3727.           for which the Bill of Material is being put together.  If
  3728.           there is an item number, equipment number, or other identifying
  3729.           number for this machine, include that on this line also.
  3730.  
  3731.  
  3732.           EQUIPment LOCATION - identify where this equipment is located
  3733.           in your plant.  If the same equipment is located in various
  3734.           places throughout the plant, you might identify the person
  3735.           or file that can identify specific locations.
  3736.  
  3737.  
  3738.           ITEM NUMBER - enter the item number for this specific part
  3739.           or component.  This number usually corresponds to the
  3740.           item number on the manufacturer's Bill of Material or
  3741.           drawing.
  3742.  
  3743.           
  3744.           DESCRIPTION - enter the name of this part/component or a
  3745.           description.
  3746.  
  3747.           _______________________________ORGANIZE! - BILL OF MATERIAL - 62
  3748.  
  3749.  
  3750.           OUR PART # - enter the part number your company has assigned
  3751.           to this part or component.  If this part is composed of several
  3752.           other parts, you could include the number or description that
  3753.           identifies the BM for this component.  In this case you might
  3754.           also include a code (such as the letters BM) that indicates
  3755.           that this part can be further broken down into smaller parts
  3756.           shown on another BM.
  3757.  
  3758.  
  3759.           MFGR. PART # - enter the original manufacturer's part number
  3760.           on this line.
  3761.  
  3762.  
  3763.           SIZE - enter any size specifications related to this part.
  3764.  
  3765.  
  3766.           SPECIFICATION - use this line for information that is used
  3767.           to specify this part.  If the part must have a certain
  3768.           hardness, or temperature resistance, or be explosion
  3769.           proof, that information should be entered here.
  3770.  
  3771.  
  3772.           MATERIAL - if the material used to manufacturer this part
  3773.           is important, enter the material specifications here.
  3774.  
  3775.  
  3776.           OTHER SPECifications - use this line for any additional
  3777.           specifications required for this part.
  3778.  
  3779.  
  3780.           DRAWING # - enter the drawing number, and any other information
  3781.           used to identify a specific drawing, for drawings that
  3782.           provide more information about this part or how it is
  3783.           installed/used.
  3784.  
  3785.  
  3786.           RSP - if the part is on the Recommended Spare Parts list,
  3787.           put the letter "Y" on this line.  Otherwise put the letter
  3788.           "N" on this line.  This allows you to quickly identify
  3789.           parts which should be in your inventory as recommended
  3790.           spare parts.
  3791.  
  3792.  
  3793.           NOTE - use this line for miscellaneous information and notes.
  3794.  
  3795.  
  3796.           VENDOR - identify the vendor who normally supplies this part.
  3797.           The vendor may be different than the manufacturer.
  3798.  
  3799.  
  3800.           VENDOR ADDRESS, CITY, STATE, ZIP - the next four lines are
  3801.           used for the vendor's address.
  3802.  
  3803.           _______________________________ORGANIZE! - BILL OF MATERIAL - 63
  3804.  
  3805.  
  3806.  
  3807.           CONTACT/PHONE - use this line for the name of the person you
  3808.           normally talk with and their phone number.
  3809.  
  3810.  
  3811.           QUANity/COST - enter the quantity you normally order and how
  3812.           much you have paid for this part in the past.  This gives
  3813.           you a way to immediately see whether the price of this
  3814.           part has been increased and helps you decide whether you
  3815.           need to look for a new supplier.
  3816.           ____________________________________ORGANIZE! YOUR WAREHOUSE - 64
  3817.  
  3818.  
  3819.           ORGANIZE! YOUR WAREHOUSE
  3820.  
  3821.           This format is designed to help organize a tool, equipment and
  3822.           spare parts warehouse.  It helps you keep track of what is in
  3823.           your warehouse (or multiple warehouses and multiple locations),
  3824.           where it is stored in the warehouse, when you need to order more,
  3825.           and who you normally purchase this item from.
  3826.  
  3827.           The format name is: WAREHOUS
  3828.  
  3829.           To access this format boot the ORGANIZE! software and then hold
  3830.           down the ALT key and push the letter U.  Next push the up cursor
  3831.           key once to highlight "Select Catalog".  Push ENTER.  Now use the
  3832.           cursor keys to move the highlight bar to WAREHOUS and push ENTER.
  3833.  
  3834.           The following describes what each line is used for.  If a line 
  3835.           title means something different to you, or you'd like to put
  3836.           other types of information on a line, do it.  There is nothing
  3837.           in this software that restricts what can be entered on any line. 
  3838.           Also keep in mind that you can change the title or length of any
  3839.           line.  (See "Utility Menu - Set Up New Format" starting on page
  3840.           66 in the manual).
  3841.  
  3842.  
  3843.  
  3844.           ITEM NUMBER - enter the item number your company has assigned
  3845.           to this item.
  3846.  
  3847.  
  3848.           DESCRIPTION - put the name of this item and a short description
  3849.           on this line.
  3850.  
  3851.  
  3852.           QUANITY - enter the total number of this item you currently
  3853.           have in stock.  If you are using this format to track equip-
  3854.           ment that is loaned out, you may want to use this line to
  3855.           keep track of the number of these items you own.
  3856.  
  3857.  
  3858.  
  3859.           RE-ORDER POINT - enter in-stock quanity at which more of this
  3860.           item should be ordered.
  3861.  
  3862.  
  3863.           STORED - describe where this item is stored.  This might be
  3864.           a building number, a yard number, or a shelf number.
  3865.  
  3866.  
  3867.           USED ON - describe the primary use for this item.
  3868.  
  3869.  
  3870.           SIZE - enter the physical dimensions.
  3871.           ____________________________________ORGANIZE! YOUR WAREHOUSE - 65
  3872.  
  3873.  
  3874.           IN USE (ID) - if this is equipment that is loaned out and
  3875.           will be returned to your warehouse, use this line to indicate
  3876.           that this item is in use and enter the name of the person
  3877.           who is using it (or is responsible for its use).  Also include
  3878.           the date this item was borrowed.
  3879.  
  3880.           The next three lines are also used for items that are loaned
  3881.           out.
  3882.  
  3883.  
  3884.           PROJECT/USE - if you need to keep track of an account, project,
  3885.           or department number which needs to be charged for the use of
  3886.           this equipment, put that information on this line.
  3887.  
  3888.  
  3889.           CONTACT - use this line for the name of the person to contact
  3890.           concerning charges (costs and expenses) for this equipment.
  3891.  
  3892.  
  3893.           DUE BACK - enter the date when this item is due back into
  3894.           the warehouse.
  3895.  
  3896.  
  3897.           MANUFACTURER'S NAME - enter the name of the company that made
  3898.           this item.
  3899.  
  3900.  
  3901.           MANUFACTURER'S PART # - enter the original manufacturer's
  3902.           part number for this item.
  3903.  
  3904.  
  3905.           VENDOR - enter the name ofthe vendor from whom you normally
  3906.           buy this item.
  3907.  
  3908.  
  3909.           VENDOR ADDRESS - the next two lines are used for the above
  3910.           vendor's address.
  3911.  
  3912.  
  3913.           CITY/STATE/ZIP - this line is used for the remainer of the
  3914.           above vendor's address.
  3915.  
  3916.  
  3917.           CONTACT - enter the name of the person, with the above vendor,
  3918.           who you normally talk with.
  3919.  
  3920.  
  3921.           PHONE - use this line for the above person's phone number.
  3922.  
  3923.  
  3924.           NOTE - this last line is used for miscellaneous notes and
  3925.           comments about this item.
  3926.           __________________________________ORGANIZE! - TOOL INVENTORY - 66
  3927.  
  3928.  
  3929.           ORGANIZE! - TOOL INVENTORY
  3930.  
  3931.           This format is used to maintain your tool inventory records.
  3932.           It provides an easy-to-use system for keeping track of what
  3933.           tools you have, where they are stored, who is responsible
  3934.           for them, and who has borrowed them or what project they
  3935.           are currently being used on.
  3936.  
  3937.           The format name is: TOOLS
  3938.  
  3939.           To access this format boot the ORGANIZE! software and then hold
  3940.           down the ALT key and push the letter U.  Next push the up cursor
  3941.           key once to highlight "Select Catalog".  Push ENTER.  Now use the
  3942.           cursor keys to move the highlight bar to TOOLS and push ENTER.
  3943.  
  3944.           The following describes how each line is used.  If a line
  3945.           title means something different to you, or you'd like to put
  3946.           other types of information on a line, do it.  There is nothing
  3947.           in this software that restricts what can be entered on any line. 
  3948.           Also keep in mind that you can change the title or length of any
  3949.           line.  (See "Utility Menu - Set Up New Format" starting on page
  3950.           66 in the manual).
  3951.  
  3952.  
  3953.           TOOL NUMBER - enter the number you use to identify this tool.
  3954.  
  3955.  
  3956.           DESCRIPTION - enter a description of this tool.  Is it a
  3957.           hammer?  A pneumatic wrench?  Or a 12 inch radial saw?
  3958.  
  3959.  
  3960.           TYPE - what type of tool is this?  Enter a further description
  3961.           of the tool that will help the craftsman or warehouse worker
  3962.           know whether this is the right type of tool for the job they
  3963.           need to do.
  3964.  
  3965.  
  3966.           SIZE - what size is this tool?  Is it a 10 lb. hammer?  A 
  3967.           3/4 inch wrench?
  3968.  
  3969.  
  3970.           METRIC (Y/N) - enter a "Y" if this is a metric tool or "N"
  3971.           if it is not metric.  (You can come up with any other code
  3972.           to indicate metric/english, if you wish).  This information
  3973.           can be useful, if you need to quickly find metric (or
  3974.           english) tools.
  3975.  
  3976.  
  3977.           SUPPORT REQUIRED - some tools require supporting material or
  3978.           services.  Electric tools will require either 110v, 220v or
  3979.           possibly a welding outlet.  Pneumatic tools require an air
  3980.           __________________________________ORGANIZE! - TOOL INVENTORY - 67
  3981.  
  3982.  
  3983.           supply of a certain pressure.  Cutting tools may require
  3984.           cooling water.  Use this line to identify what the craftsman
  3985.           will need in order to use this tool.
  3986.  
  3987.           You can also use this line to identify any supplies that are
  3988.           needed by this tool.
  3989.  
  3990.  
  3991.           AVAILABILITY - use this line to identify the availability of
  3992.           supporting material, services or supplies.  If, for example,
  3993.           it requires 440v electric power, you might identify where
  3994.           the user of the tool can expect to find 440v outlets.  If
  3995.           special supplies are needed, identify where those supplies
  3996.           can be obtained.
  3997.  
  3998.  
  3999.           MATERIAL - identify the material this tool is made from.  In
  4000.           some cases it may be important that a tool be non-magnetic
  4001.           or a non-conductor (or electricity).  In other cases a
  4002.           rubber hammer may be needed instead of a steel hammer.
  4003.  
  4004.  
  4005.           STORAGE LOCATION - where is this tool stored.  If I need to
  4006.           use it, where do I go to find it?
  4007.  
  4008.  
  4009.           QUANTITY - how many of this tool are there?
  4010.  
  4011.  
  4012.           AVAILABILITY - identify whether this tool is available for 
  4013.           general use or whether it belongs to a specific department 
  4014.           and its use may be restricted.  Is this tool immediately
  4015.           available, or do you need to send to another location
  4016.           to get it and it will take two days to be delivered?
  4017.  
  4018.  
  4019.           CONTACT - enter the name of the person to contact when
  4020.           this tool is needed.
  4021.  
  4022.  
  4023.           SERIAL NUMBER - put the tool's serial number on this line.
  4024.  
  4025.  
  4026.           COLOR CODE - in some companies tools are color coded to identify
  4027.           the department they belong to, or to identify them as company
  4028.           owned tools.  If you use color codes, enter the color for
  4029.           this tool on this line.
  4030.      
  4031.  
  4032.           LENT TO - if this tool is loaned out, enter the name
  4033.           of the person who is using it.  It is generally not worthwhile
  4034.           to keep track of small tools this way.  However, this line
  4035.           is very useful for tracking large or specialized tools.  If
  4036.           someone else needs to use this tool, you can quickly find who
  4037.           currently has the tool and check to see if it is available.
  4038.           __________________________________ORGANIZE! - TOOL INVENTORY - 68
  4039.  
  4040.  
  4041.           EMPLOYEE ID - enter the employee ID number for the person
  4042.           who is using the tool.
  4043.  
  4044.  
  4045.           CONTACT - this line is used to keep track of the person you
  4046.           need to contact should someone else need to use this tool.
  4047.           In some cases the person using the tool can not release it
  4048.           for someone else to use and you need to talk to that person's
  4049.           supervisor or manager.  If that is the case, use this line
  4050.           to enter that person's name.
  4051.  
  4052.           The purpose of keeping track of this information is to prevent
  4053.           wasting time going from one person to another trying to get
  4054.           the tool released to be use by someone else.
  4055.  
  4056.           NOTE - the last three lines are for notes.  This may be
  4057.           information about using this tool or special instructions
  4058.           such as, "This tool must be returned at the end of each
  4059.           day."
  4060.  
  4061.           _________________________________ORGANIZE! - PARTS INVENTORY - 69
  4062.  
  4063.  
  4064.           ORGANIZE! - PARTS INVENTORY
  4065.  
  4066.           This format is used for maintaining inventory records for 
  4067.           spare and replacement parts.  It allows you to find a needed
  4068.           part quickly, and to keep track of what is available, where
  4069.           it is stored, who supplied it and how many are available.
  4070.  
  4071.           The catalog name is: PARTS
  4072.  
  4073.           To access this format boot the ORGANIZE! software and then hold
  4074.           down the ALT key and push the letter U.  Next push the up cursor
  4075.           key once to highlight "Select Catalog".  Push ENTER.  Now use the
  4076.           cursor keys to move the highlight bar to PARTS and push ENTER.
  4077.  
  4078.           The following describes how each line is intended to be used.  If 
  4079.           a line title means something different to you, or you'd like to
  4080.           put other types of information on a line, do it.  There is nothing
  4081.           in this software that restricts what can be entered on any line. 
  4082.           Also keep in mind that you can change the title or length of any
  4083.           line.  (See "Utility Menu - Set Up New Format" starting on page
  4084.           66 in the manual).
  4085.  
  4086.  
  4087.           OUR PART # - enter the part number your company has assigned to
  4088.           to this part.
  4089.  
  4090.  
  4091.           DESCRIPTION - use this line for a description of this part.
  4092.           You can describe the part and identify the equipment it is
  4093.           used in, if appropriate.
  4094.  
  4095.  
  4096.           MANUFACTURER - put the name of the company that originally
  4097.           manufactured this part on this line.  This should not be the
  4098.           name of the company that manufacturers the part you are
  4099.           buying, if that is not the original manufacturer.
  4100.  
  4101.  
  4102.           MFGR. PART # - enter the manufacturer's part number.
  4103.  
  4104.  
  4105.           DRAWING # - if this part is identified by a drawing number,
  4106.           or if there is a drawing (this refers to engineering draw-
  4107.           ings) used as a reference for this part, put that drawing
  4108.           number on this line.
  4109.  
  4110.  
  4111.           SIZE - enter the size specification for this part.
  4112.  
  4113.  
  4114.           SPECIFICATION - use this line for information that is used
  4115.           to specify this part.  If the part must have a certain
  4116.           _________________________________ORGANIZE! - PARTS INVENTORY - 70
  4117.  
  4118.  
  4119.           hardness, or temperature resistance, or be explosion
  4120.           proof, that information should be entered here.
  4121.  
  4122.  
  4123.           MATERIAL - if the material used to manufacturer this part
  4124.           is important, enter the material specifications here.
  4125.  
  4126.  
  4127.           COLOR - if this part needs to be a specific color, or if
  4128.           the color is important, enter the color of this part here.
  4129.  
  4130.  
  4131.           OTHER SPECifications - use this line for any additional
  4132.           specifications required for this part.
  4133.  
  4134.  
  4135.           OTHER PARTS ReQuired - this line is used to identify any
  4136.           parts that are used with this part.  For example, if "O"
  4137.           rings are required to install this part, use this line
  4138.           to identify the needed "O" rings.  This allows anyone
  4139.           who is drawing this part out of inventory, to see what
  4140.           other parts they need to get at the same time.
  4141.  
  4142.  
  4143.           USED IN - if this part is a special part used in a specific
  4144.           piece of equipment, identify that equipment on this line.
  4145.           You can then search for any equipment in your plant and
  4146.           get a listing of all the spare parts you currently have in
  4147.           stock for that equipment.
  4148.  
  4149.  
  4150.           NOTE - the next two lines are note lines used for miscellaneous
  4151.           information and notes.
  4152.  
  4153.  
  4154.           VENDOR - identify the vendor who normally supplies this part.
  4155.           The vendor may be different than the manufacturer.
  4156.  
  4157.  
  4158.           VENDOR ADDRESS, CITY, STATE, ZIP - the next four lines are
  4159.           used for the vendor's address.
  4160.  
  4161.  
  4162.           CONTACT/PHONE - use this line for the name of the person you
  4163.           normally talk with and their phone number.
  4164.  
  4165.  
  4166.           QUANity/COST - enter the quantity you normally order and how
  4167.           much you have paid for this part in the past.  This gives
  4168.           you a way to immediately see whether the price of this
  4169.           part has been increased and helps you decide whether you
  4170.           need to look for a new supplier.
  4171.           _____________________________ORGANIZE! - MAINTENANCE RECORDS - 71
  4172.  
  4173.  
  4174.           ORGANIZE! - MAINTENANCE RECORDS
  4175.  
  4176.           This format, called ORGANIZE! - MAINTENANCE RECORDS is designed 
  4177.           for use in industrial plants or manufacturing facilities where
  4178.           there is a need to keep track of the maintenance requirements
  4179.           of equipment.  This format will help you with scheduled
  4180.           maintenance and it will help you to improve productivity by
  4181.           providing key information about tools, parts, and the location
  4182.           of maintenance procedures and drawings.  You can also keep track
  4183.           of any special requirements or idiosyncrasies of any piece of
  4184.           equipment so that you are not dependent on people's memory or
  4185.           one person's experience.
  4186.  
  4187.           The format name is: MAINT
  4188.  
  4189.           To access this format boot the ORGANIZE! software and then hold
  4190.           down the ALT key and push the letter U.  Next push the up cursor
  4191.           key once to highlight "Select Catalog".  Push ENTER.  Now use the
  4192.           cursor keys to move the highlight bar to MAINT and push ENTER.
  4193.  
  4194.           The following describes what each line was designed to be used
  4195.           for.  If a line title means something different to you, or
  4196.           you'd like to put other types of information on a line, do it.
  4197.           There is nothing in this software that restricts what can be 
  4198.           entered on any line.  Also keep in mind that you can change 
  4199.           the title or length of any line.  (See "Utility Menu - Set Up
  4200.           New Format" starting on page 66 in the manual).
  4201.  
  4202.  
  4203.           EQUIPment / ID # - enter the description of this item.  Some
  4204.           examples would be: 3B Coal Pulverizer; Plant Cooling Water
  4205.           Pump; and #7 Lathe.
  4206.  
  4207.           If you've assigned an identifying number to this equipment,
  4208.           that number can also be included on this line.
  4209.  
  4210.  
  4211.           COMPONENT - if this is a large piece of equipment, with
  4212.           components that require maintenance, each component should
  4213.           be listed separately, using a separate entry.  (The F3, Copy
  4214.           feature, makes entering repetitive information easy, if
  4215.           there are a lot of similar components).  Use this line for
  4216.           the name of the component.
  4217.  
  4218.  
  4219.           LOCATION - describe where this equipment is located.
  4220.  
  4221.  
  4222.           CONTACT - enter the name of the person that should be contacted
  4223.           before any work is done on this equipment.  This might be
  4224.           a department supervisor, operations manager or plant manager.
  4225.           _____________________________ORGANIZE! - MAINTENANCE RECORDS - 72
  4226.  
  4227.  
  4228.           SCHEDuled MAINTenance - enter the schedule on which normal
  4229.           periodic maintenance should be performed.  This might be: Weekly
  4230.           on Fridays; or 20th Of The Month; or During Annual Overhaul.
  4231.  
  4232.  
  4233.           DESCRIPTION - the next two lines are used to describe what
  4234.           should be done during normal scheduled maintenance.
  4235.  
  4236.  
  4237.           PARTS REQUIRED - list any replacement parts that are required
  4238.           for normal maintenance.  By listing the required parts here,
  4239.           the person doing the repairs can quickly see what will be
  4240.           needed.
  4241.  
  4242.             
  4243.           TOOLS REQUIRED - list any special tools required for normal
  4244.           maintenance.  This allows the person doing the maintenance
  4245.           to quickly see the tools they will need.
  4246.  
  4247.  
  4248.           MAINTenance PROCedures - use this line to identify where the
  4249.           written maintenance procedures are stored.  You might enter
  4250.           a file number, book number (include the page number), or
  4251.           drawing number.  Be sure to include enough information so that
  4252.           the maintenance procedures can be quickly found.
  4253.  
  4254.  
  4255.           FILE # - if you have a file of maintenance records that needs
  4256.           to be updated each time maintenance is performed, put the
  4257.           number used to locate that file here.  This line can also
  4258.           be used to refer to a maintenance log or maintenance request
  4259.           tickets.
  4260.  
  4261.  
  4262.           REPAIR REQUESTS - if a maintenance request is needed before this
  4263.           equipment can be worked on, use this line to identify the
  4264.           people who are authorized to issue MR's for this equipment.
  4265.  
  4266.  
  4267.           PRIORITY - use this line to indicate how important it is to
  4268.           work on this equipment.  You'll need to come up with your
  4269.           own system for identifying the priority for maintenance and
  4270.           repairs.  For example, you might have some equipment - critical
  4271.           to plant operation - that must be maintained once a week,
  4272.           with no exceptions.  Other, lower priority equipment, can have
  4273.           maintenance (or repairs) delayed - if there is no enough time
  4274.           to complete that work.
  4275.  
  4276.  
  4277.           SPECIALIST - is there a person in your plant who is a specialist
  4278.           in repairing/maintaining this equipment?  This may even be a
  4279.           person who no longer works in your department.  If there is
  4280.           _____________________________ORGANIZE! - MAINTENANCE RECORDS - 73
  4281.  
  4282.  
  4283.           someone you can call to help with a difficult problem, or who
  4284.           should be assigned to fixing this equipment, enter that person's
  4285.           name here.  You can also enter the phone number used to reach
  4286.           this person.
  4287.  
  4288.  
  4289.           NOTE - the next five lines are for notes about what can be
  4290.           expected when working on this equipment.  What problems do
  4291.           you normally encounter?  What areas require special attention?
  4292.  
  4293.  
  4294.           VENDOR CONTACT - enter the name and phone number of a contact,
  4295.           with the vendor who supplied this equipment, who can provide
  4296.           help if you run into any difficult problems.
  4297.  
  4298.           ____________________________ORGANIZE! - ENGINEERING DRAWINGS - 74
  4299.  
  4300.  
  4301.           ORGANIZE! - ENGINEERING DRAWINGS
  4302.  
  4303.           To be able to find the information you need, without wasting time
  4304.           and when you need it, there needs to be a quick and easy way to
  4305.           look up drawings by any of several criteria.  In most cases
  4306.           drawings are filed by number or type of equipment.  Using this
  4307.           format you can quickly find the drawing you need based on any
  4308.           criteria - drawing number, drawing title, equipment type,
  4309.           reference drawings and more.
  4310.  
  4311.           This format name is: DRAWINGS
  4312.  
  4313.           To access this format boot the ORGANIZE! software and then hold
  4314.           down the ALT key and push the letter U.  Next push the up cursor
  4315.           key once to highlight "Select Catalog".  Push ENTER.  Now use the
  4316.           cursor keys to move the highlight bar to DRAWINGS and push ENTER.
  4317.  
  4318.           The following describes what each line was designed to be used for. 
  4319.           If a line title means something different to you, or you'd like to
  4320.           put other types of information on a line, do it.  There is nothing
  4321.           in this software that restricts what can be entered on any line. 
  4322.           Also keep in mind that you can change the title or length of any
  4323.           line.  (See "Utility Menu - Set Up New Format" starting on page 66
  4324.           in the manual).
  4325.  
  4326.  
  4327.           Keep in mind that you can search for anything entered on any
  4328.           of the lines shown here.  You can also perform cross-reference
  4329.           searches that combine information on several lines.
  4330.  
  4331.  
  4332.           TITLE - enter the drawing title on this line.
  4333.  
  4334.  
  4335.           COMPONENT NAME - use this line for the name of the component,
  4336.           machine, panel, equipment,. etc. shown on this drawing.  The
  4337.           name entered here should be the name commonly used in your
  4338.           plant.
  4339.  
  4340.  
  4341.           DRAWING NUMBER - put the drawing number on this line.  There
  4342.           should be at least one entry in ORGANIZE! for each drawing.
  4343.           However, there can be more than one entry for a drawing and
  4344.           thus the same drawing number may be repeated for several
  4345.           entries.  For example, if a drawing shows several components,
  4346.           or has several detail sections that you want to individually
  4347.           identify, then make several entries for that drawing.  Each
  4348.           entry might have a different component name and description.
  4349.  
  4350.  
  4351.           REVISION NUMBER - enter the drawing revision number.  If you
  4352.           are keeping several revisions in your files, then make a
  4353.           ____________________________ORGANIZE! - ENGINEERING DRAWINGS - 75
  4354.  
  4355.  
  4356.           separate entry for each revision and use the comment line
  4357.           to describe the changes in each revision.
  4358.  
  4359.  
  4360.           DATE - enter the drawing date.
  4361.  
  4362.  
  4363.           SUPPLIED BY - use this line for the name of the company that
  4364.           supplied this drawing.
  4365.  
  4366.  
  4367.           DESCRIPTION - this line is used for a short description of
  4368.           what the drawing shows.
  4369.  
  4370.  
  4371.           DETAILS - the next three lines are used to describe details
  4372.           shown by this drawing.  With the format set up this way, if
  4373.           you are searching for a specific detail, you will need to use
  4374.           the "Global Search."  The Global Search searches all lines of
  4375.           all entries for a matching word or phrase.
  4376.  
  4377.           Another approach is to use just one line in each entry to
  4378.           describe details.  (Use the "Set Up Catalog Format" option
  4379.           on the Utilities Menu to take off the other two detail lines).
  4380.           If a drawing has multiple details that need to be cataloged,
  4381.           then a separate entry is made for each detail.  This allows
  4382.           you to search the single detail line and find all drawings
  4383.           that have detail information about the item you are interested
  4384.           in.
  4385.  
  4386.  
  4387.           STORED - describe where this drawing is stored.  Some drawings
  4388.           may be in engineering files; others in maintenance files; and
  4389.           still others in the operating department's files.  Use this line
  4390.           to describe where this drawing is physically located.
  4391.  
  4392.  
  4393.           FILE NUMBER - if your company assigns a file (or drawing) number
  4394.           to this drawing, enter that number here.
  4395.  
  4396.  
  4397.           CONTACT - enter the name of the person you need to contact in
  4398.           order to get a copy of this drawing or for permission to
  4399.           borrow this drawing.
  4400.  
  4401.  
  4402.           LENT TO - if you are the person responsible for drawings, use
  4403.           this line to keep track of the name of the person who has
  4404.           borrowed this drawing.  You might also put this person's
  4405.           phone number on this line, so that if someone else needs the
  4406.           drawing, you can quickly get in touch with the person who
  4407.           has the drawing.
  4408.           ____________________________ORGANIZE! - ENGINEERING DRAWINGS - 76
  4409.  
  4410.  
  4411.           REFerence DRAWING - The next six lines are used to identify
  4412.           any reference drawings that are associated with this drawing.
  4413.  
  4414.  
  4415.           COMMENTS - use this line for notes and miscellaneous infor-
  4416.           mation.  For example, if this drawing contains proprietary
  4417.           information, indicate that on this line.  You might also
  4418.           use this line to indicate that a drawing is scheduled to
  4419.           be revised.
  4420.           _______________________________ORGANIZE! EMPLOYEE CANDIDATES - 77
  4421.  
  4422.  
  4423.           ORGANIZE! EMPLOYEE CANDIDATES
  4424.  
  4425.           This format, called ORGANIZE! EMPLOYEE CANDIDATES is designed to
  4426.           help you keep track of job applicants.  It can also be used
  4427.           to keep track of people within your company who want to be
  4428.           considered for other positions.  It allows you to quickly search
  4429.           through available candidates to find those that match the require-
  4430.           ments of an open position.
  4431.  
  4432.  
  4433.           The format name is: CANDIDAT
  4434.  
  4435.           To access this format boot the ORGANIZE! software and then hold
  4436.           down the ALT key and push the letter U.  Next push the up cursor
  4437.           key once to highlight "Select Catalog".  Push ENTER.  Now use the
  4438.           cursor keys to move the highlight bar to CANDIDATE and push ENTER.
  4439.  
  4440.           The following describes the type of information we intended each
  4441.           line to be used for.  If a line title means something different 
  4442.           to you, or you'd like to put other types of information on a 
  4443.           line, do it.  There is nothing in this software that restricts 
  4444.           what can be entered on any line. 
  4445.           
  4446.           Also keep in mind that you can change the title or length of any
  4447.           line.  (See "Utility Menu - Set Up New Format" starting on page
  4448.           66 in the manual).
  4449.  
  4450.  
  4451.           LAST NAME - the candidate's last name.  If you wish to list
  4452.           candidates alphabetically, by their last name, then the last
  4453.           name must be entered on it's own line.  If you do not need
  4454.           an alphabetical listing by last name, you can combine both
  4455.           the first and last name on the same line.
  4456.  
  4457.           You can also combine the first and last names on a single line,
  4458.           and get an alphabetical listing by last name, if you enter the
  4459.           last name first, then type a comma, and enter the first name.
  4460.  
  4461.  
  4462.           FIRST NAME- enter the canidae's first name.
  4463.  
  4464.  
  4465.           DATE OF APPLIcation - enter the date this candidate submitted
  4466.           an application or resume.  This date should be changed any time
  4467.           the information for this candidate is updated.
  4468.  
  4469.  
  4470.           POSITION(s) - use this line for the names of the position or
  4471.           positions this person is applying for.  You can enter a specific
  4472.           job title or a broad-based generic description of the type of
  4473.           job the person is looking for.
  4474.           _______________________________ORGANIZE! EMPLOYEE CANDIDATES - 78
  4475.  
  4476.  
  4477.           ADDRESS - the next two lines are used for the candidate's home
  4478.           address.  Two lines are provided so that there is room for a
  4479.           street address, apartment number or P.O. Box number.
  4480.  
  4481.  
  4482.           CITY, STATE & ZIP - the next three lines are used for the city,
  4483.           state (or province) and zip code for the above address.
  4484.  
  4485.  
  4486.           PHONE - enter the candidate's home phone number.  You can lengthen
  4487.           this line, if you wish, to include a second phone number, such
  4488.           as a daytime, work number.
  4489.  
  4490.  
  4491.           SS NUMBER - this line is used for the candidate's Social Security
  4492.           number.
  4493.  
  4494.  
  4495.           CURRent EMPLOYER - use this line for the name of the candidate's
  4496.           current employer.  If you'd like, you can lengthen this line to
  4497.           provide room for the current employer's address or phone
  4498.           number.
  4499.  
  4500.  
  4501.           AVAILABILITY - enter the date when this candidate is available
  4502.           to start work.
  4503.  
  4504.  
  4505.           TRAVEL - this line is used to indicate whether this candidate is
  4506.           willing to travel and to what areas of the country or world
  4507.           this candidate is willing to (or can) travel.
  4508.  
  4509.  
  4510.           COMMENTS - use this line for any comments you have concerning
  4511.           this candidate.  These might be medical related or comments
  4512.           about citizenship status.
  4513.  
  4514.  
  4515.           The next six lines are used to record information that will
  4516.           help you judge the candidate's ability to do a specific job.
  4517.  
  4518.           PREVIOUS EXPerience - enter a few words that describe this
  4519.           candidate's previous work experience.  Have they worked as a
  4520.           mechanical engineer, graphic artist, secretary or carpenter?
  4521.  
  4522.  
  4523.           SKILLS - list the key skills, related to they type of work your
  4524.           company may need them to do, this candidate has.  This information
  4525.           is very important, because it allows you to do a quick search to
  4526.           find people that have the skills required by a specific job.
  4527.  
  4528.  
  4529.           EDUCATION - list the highest grade or the names of the degrees
  4530.           this candidate has achieved.
  4531.           _______________________________ORGANIZE! EMPLOYEE CANDIDATES - 79
  4532.  
  4533.  
  4534.           ACCOMPLISHMENTS - list keywords that describe the major
  4535.           accomplishments this person has achieved.  For a secretary
  4536.           you might enter, "Types 90wpm" or "Former secretary to
  4537.           president of IBM."  For an engineer it might be something
  4538.           such as, "Designed first oval-concentric bearing."
  4539.  
  4540.           Generally the information on this line helps you have a better
  4541.           understanding of who the person is and what they can do.  If
  4542.           a candidate has a lot of significant accomplishments you could
  4543.           also put, "See Memo" on this line and then use the memo screen
  4544.           to list accomplishments.
  4545.  
  4546.  
  4547.           LANGUAGES - enter the names of any foreign languages which
  4548.           this candidate speaks.
  4549.  
  4550.  
  4551.           COMMENTS - this comments line is used for comments related to
  4552.           the candidate's skills and experience.
  4553.  
  4554.  
  4555.  
  4556.           ________________________________ORGANIZE! - VEHICLE RECORDS - 80
  4557.  
  4558.  
  4559.           ORGANIZE! - VEHICLE RECORDS
  4560.  
  4561.           This format is designed for maintaining records about the
  4562.           vehicles owned by your business.  It provides a way to keep
  4563.           track of each vehicle, who it is assigned to, how it can be
  4564.           used, and it's maintenance record.
  4565.  
  4566.           The format name is: VEHICLES
  4567.  
  4568.           To access this format boot the ORGANIZE! software and then hold
  4569.           down the ALT key and push the letter U.  Next push the up cursor
  4570.           key once to highlight "Select Catalog".  Push ENTER.  Now use the
  4571.           cursor keys to move the highlight bar to VEHICLE and push ENTER.
  4572.  
  4573.           The following describes what each line was designed to be used
  4574.           for.  If a line title means something different to you, or 
  4575.           you'd like to put other types of information on a line, do it.
  4576.           There is nothing in this software that restricts what can be 
  4577.           entered on any line.  Also keep in mind that you can change the
  4578.           title or length of any line.  (See "Utility Menu - Set Up New 
  4579.           Format" starting on page 66 in the manual).
  4580.  
  4581.  
  4582.           VEHICLE # - enter the number you have assigned to this vehicle.
  4583.  
  4584.  
  4585.           MANUFACTURER - enter the name of the manufacturer: Ford, Toyota,
  4586.           Volvo, General Motors, etc.
  4587.  
  4588.  
  4589.           YEAR - enter the model year for this vehicle.
  4590.  
  4591.           
  4592.           NAME - enter the brand name for this vehicle.  For example,
  4593.           Aerostar, Blazer, Caravan, G-10 Cargo Van, etc.
  4594.  
  4595.  
  4596.           VIN - use this line for the Vehicle Identification Number.
  4597.  
  4598.  
  4599.           COLOR - put a description of the vehicles color on this line.
  4600.  
  4601.  
  4602.           TYPE - describe what type of vehicle this is.  A fork lift, mini-
  4603.           van, two-door sedan, bus, etc.
  4604.  
  4605.  
  4606.           OPTIONS - list the options included in the vehicle.
  4607.  
  4608.  
  4609.           SEATS - enter the number of people this vehicle seats.
  4610.           ________________________________ORGANIZE! - VEHICLE RECORDS - 81
  4611.  
  4612.  
  4613.           Information describing the vehicle, its options and the number 
  4614.           of people it can seat is important if you have a large fleet 
  4615.           and need to identify available vehicles for specific needs.  
  4616.           For example, if a salesman needs to take eight clients to 
  4617.           lunch, then you need to find a minivan that can seat eight - 
  4618.           and if it's a hot day, you want it to have air conditioning.
  4619.           
  4620.           If you have a smaller number of cars, or if vehicles are
  4621.           assigned to individuals instead of to a fleet pool, you
  4622.           may want to redefine these lines and use them for some-
  4623.           thing else.
  4624.  
  4625.  
  4626.           LOAD CAPACITY - enter the load carrying capacity of this
  4627.           vehicle.
  4628.  
  4629.  
  4630.           SIZE CAPACITY - if this vehicle is used for shipping or
  4631.           freight, or carrying things, enter the inside physical 
  4632.           dimensions.
  4633.  
  4634.  
  4635.           DEPT/DRIVE - enter the name of the department or drive to
  4636.           whom this vehicle is assigned.  You may also want to include
  4637.           a phone number at which this person can be contacted.
  4638.  
  4639.  
  4640.           SUGGESTED USE - how is this vehicle normally used?  This
  4641.           line is included so that, if you need a vehicle for a
  4642.           specified use (such as moving a 5 ton motor) you can quickly
  4643.           search and find the appropriate vehicle.
  4644.  
  4645.  
  4646.           AVAILABILITY - use this line to indicate whether this vehicle
  4647.           is available for use by people/departments other than who it
  4648.           is assigned to.  Is this vehicle available for use through-
  4649.           out your company, or just by a specified department or
  4650.           person.
  4651.  
  4652.  
  4653.           MILEAGE (date) - enter the current mileage on this vehicle
  4654.           and include the date of when that mileage was recorded.
  4655.  
  4656.  
  4657.           LAST MAINTained - enter the date this vehicle last underwent
  4658.           normal maintenance.  You could also include the date for the
  4659.           next scheduled maintenance on this line.
  4660.  
  4661.  
  4662.           PROBLEMS - list a short description of any reoccurring problems
  4663.           or limitations this vehicle has.
  4664.           ________________________________ORGANIZE! - VEHICLE RECORDS - 82
  4665.          
  4666.  
  4667.           MAJOR REPAIRS - list any major repairs done to this vehicle.
  4668.           You can, if needed, also use the memo screen to describe major
  4669.           problems or repairs.
  4670.  
  4671.  
  4672.           NOTE - the last three lines are for notes about this vehicle.
  4673.           You can use these lines, or redefine some of the above lines,
  4674.           to keep track of information such as the name of the shop
  4675.           that handles repairs/maintenance, the purchase date, the
  4676.           scheduled replacement date, or a list of changes that you want
  4677.           to be sure are provided in a replacement vehicle.  (For
  4678.           example, if this is a gas guzzler and you want to be sure
  4679.           to replace it with a more efficient car).
  4680.           ____________________________________ORGANIZE! YOUR PHOTOGRAPHS - 83
  4681.  
  4682.  
  4683.           ORGANIZE! YOUR PHOTOGRAPHS
  4684.  
  4685.           This format, called ORGANIZE! YOUR PHOTOGRAPHS, is designed for use
  4686.           by both people who have a few family photographs in their home and
  4687.           by the professional as a cataloging tool.  It allows you to quickly
  4688.           catalog your collection and then locate a photograph, negative or
  4689.           slide by any one of up to 21 characteristics.  For example, you'll
  4690.           be able to get a list of all of the sunset pictures taken at the
  4691.           beach; or all of the photographs of New York city.
  4692.  
  4693.           Another nice feature of this format is that it can be used with
  4694.           photographs, negatives, slides or almost any other photographic
  4695.           material.  Entries can be made for individual pictures allowing you
  4696.           to list the individually unique information about each picture.
  4697.  
  4698.           The catalog name is: PHOTO
  4699.  
  4700.           To access this format boot the ORGANIZE! software and then hold
  4701.           down the ALT key and push the letter U.  Next push the up cursor
  4702.           key once to highligh "Select Catalog".  Push ENTER.  Now use the
  4703.           cursor keys to move the highlight bar to PHOTO and push ENTER.
  4704.  
  4705.           The following describes what I intended each line to be used for. 
  4706.           If a line title means something different to you, or you'd like to
  4707.           put other types of information on a line, do it.  There is nothing
  4708.           in this software that restricts what can be entered on any line. 
  4709.           Also keep in mind that you can change the title or length of any
  4710.           line.  (See "Utility Menu - Set Up New Format" starting on page 62
  4711.           in the manual).
  4712.  
  4713.  
  4714.           Title - The title of this photograph.
  4715.  
  4716.           Subject - Who or what is shown in the photograph.
  4717.  
  4718.           Description - A description of the photograph.
  4719.  
  4720.           Cat/Neg Number - The identifing number used to find the print or
  4721.           negative in your files.
  4722.  
  4723.           Note - This line is provided for miscellaneous information.  You
  4724.           can enter an abbreviation for the type of entry; or describe the
  4725.           condition of the print; or any other information you feel is
  4726.           valuable.
  4727.             
  4728.           Value - Enter the current value of the print.  This information is
  4729.           useful for insurance purposes.
  4730.           ____________________________________ORGANIZE! YOUR PHOTOGRAPHS - 84
  4731.  
  4732.  
  4733.           Subtopic-1 - Addition information about content of the photograph.
  4734.  
  4735.           Subtopic-2 - Additional information about the content of the
  4736.           photograph.
  4737.  
  4738.           Other - Like the NOTE line you can enter whatever information you
  4739.           feel is useful.
  4740.  
  4741.           Type - Use this line to classify entrys by type.  The
  4742.           classifications you use will depend on your requirements.
  4743.  
  4744.           Date - You can use this line for the copyright date or the date you
  4745.           took this picture.
  4746.           
  4747.           Grouping - Several individual pictures can belong to a group or set
  4748.           of photographs.  For example, a set of wedding photographs.  This
  4749.           line is used to identify the group (or set) the individual picture
  4750.           belongs with.
  4751.  
  4752.           Equipment, Film/Processing & Printing - Use these three lines to
  4753.           describe the equipment used to take the picture, the type of film
  4754.           and film processing, and the printing equipment and procedure.
  4755.  
  4756.           Client - The name of the person who paid for this photograph.
  4757.  
  4758.           Address - The above person's street address.
  4759.  
  4760.           City/State - The city and state the address is in.
  4761.  
  4762.           Zip - The zip code.
  4763.  
  4764.           Phone - Telephone number where this personal can be reached.
  4765.  
  4766.           Fee - The fee charged (enter only once for a group of pictures). 
  4767.           This line title can be changed using the customize feature.
  4768.           _______________________________________ORGANIZE! - MOTORS - 85
  4769.  
  4770.  
  4771.           ORGANIZE! - MOTORS AND DRIVES
  4772.  
  4773.           Motors are generally found throughout a plant and keeping track
  4774.           of which type and size motor(s) is used on the various machines
  4775.           throughout the plant can be a big task.  This ORGANIZE! format
  4776.           is designed to do exactly that - keep track of all of the motors
  4777.           in use throughtout our plant.  You can quickly know what size
  4778.           motor is in use, whether a direct replacement is available,
  4779.           where and how it is used.
  4780.  
  4781.           This format can also be used to inventory drives in general.
  4782.           For example, there are six unused lines that can be used to
  4783.           catalog information such as steam pressure, exhaust pressure,
  4784.           maximum inlet temperature, maximum back pressure, ect. for 
  4785.           turbine drives.
  4786.  
  4787.  
  4788.           The format name is: MOTORS
  4789.  
  4790.           To access this format boot the ORGANIZE! software and then hold
  4791.           down the ALT key and push the letter U.  Next push the up cursor
  4792.           key once to highlight "Select Catalog".  Push ENTER.  Now use the
  4793.           cursor keys to move the highlight bar to MOTORS and push ENTER.
  4794.  
  4795.           The following describes what each line was designed for.  If a 
  4796.           line title means something different to you, or you'd like to
  4797.           put other types of information on a line, do it.  There is nothing
  4798.           in this software that restricts what can be entered on any line. 
  4799.           Also keep in mind that you can change the title or length of any
  4800.           line.  (See "Utility Menu - Set Up New Format" starting on page
  4801.           66 in the manual).
  4802.  
  4803.  
  4804.           MANUFACTURER - the name of the manufacturer who made this motor.
  4805.  
  4806.  
  4807.           SIZE - use this line for the motor size.
  4808.  
  4809.  
  4810.           HORSE POWER - enter the horse power rating on this line.
  4811.  
  4812.  
  4813.           SPEED - put the shaft rotational speed on this line, in RPM.
  4814.  
  4815.  
  4816.           VOLTAGE - enter the required voltage.
  4817.  
  4818.  
  4819.           CURRENT - enter the amount of current the motor draws.
  4820.  
  4821.  
  4822.           SHAFT SIZE - put the shaft diameter here.
  4823.  
  4824.  
  4825.           WEIGHT - use this line for the weight of the motor.
  4826.           _______________________________________ORGANIZE! - MOTORS - 86
  4827.  
  4828.  
  4829.           BREAKER # - enter the breaker number that is used to
  4830.           shut off the power to this motor.  You can also enter
  4831.           MCC information on this line (or set up a separate line).
  4832.  
  4833.  
  4834.           OUR PART # - enter your company's part number that identifies
  4835.           this motor.
  4836.  
  4837.  
  4838.           APPLICATION - describe how this motor is used; the type of
  4839.           machine it is used on.
  4840.  
  4841.  
  4842.           LOCATION - describe where this motor is physically located.
  4843.           You can include spare motors, that are in your warehouse,
  4844.           and use this line to show they are in the warehouse and not
  4845.           in use.
  4846.  
  4847.  
  4848.           MOUNTING - describe this motor's mounting and any special
  4849.           requirements.
  4850.  
  4851.  
  4852.           NOTES - the next three lines are provided for additional
  4853.           information and notes.
  4854.           _________________________ORGANIZE! - EQUIPMENT INVENTORY - 87
  4855.  
  4856.  
  4857.           ORGANIZE! - EQUIPMENT INVENTORY
  4858.  
  4859.           This format is used to help you keep track of the major equip-
  4860.           ment in your plant or mill.  It can be used for large
  4861.           stationary equipment or smaller, mobile, equipment.  You'll
  4862.           be able to keep track of the equipment your company owns,
  4863.           leases, or rents; what it does; how it is used; who is
  4864.           responsible for it; and where to find relevant operating and
  4865.           maintenance information.
  4866.  
  4867.           The format name is: EQUIPMNT
  4868.  
  4869.           To access this format boot the ORGANIZE! software and then hold
  4870.           down the ALT key and push the letter U.  Next push the up cursor
  4871.           key once to highlight "Select Catalog".  Push ENTER.  Now use the
  4872.           cursor keys to move the highlight bar to EQUIPMNT and push ENTER.
  4873.  
  4874.           The following describes what each line is designed to do.  If a 
  4875.           line title means something different to you, or you'd like to put
  4876.           other types of information on a line, do it.  There is nothing
  4877.           in this software that restricts what can be entered on any line. 
  4878.           Also keep in mind that you can change the title or length of any
  4879.           line.  (See "Utility Menu - Set Up New Format" starting on page
  4880.           66 in the manual).
  4881.  
  4882.  
  4883.           NAME - enter the name commonly used in your plant for this
  4884.           equipment.
  4885.  
  4886.  
  4887.           DESCRIPTION - enter the proper technical description of this
  4888.           equipment.  Include the manufacturer's part number, if
  4889.           appropriate, on this line.
  4890.  
  4891.  
  4892.           MODEL NUMBER - enter the manufacturer's model number.
  4893.  
  4894.  
  4895.           SERIAL NUMBER - enter the serial number on this specific
  4896.           machine.  If you have more than one machine, then a separate
  4897.           entry should be made for each.  This will allow you to keep
  4898.           track of the individual characteristics of each and where
  4899.           each is located.
  4900.  
  4901.  
  4902.           PART NUMBER - use this line for the part number, or
  4903.           identifying number, your company has assigned to this
  4904.           machine.
  4905.  
  4906.  
  4907.           SIZE - if the size is important for this machine or
  4908.           equipment, enter the size specification here.
  4909.           _________________________ORGANIZE! - EQUIPMENT INVENTORY - 88
  4910.  
  4911.  
  4912.           SPECIFICATION - use this line for information used to
  4913.           specify what this equipment is.  This is the key information
  4914.           that typically would be used when purchasing a replacement,
  4915.           or another, machine like this one.
  4916.  
  4917.           APPLICATION - what is this specific machine used for?  There
  4918.           may be several different uses for this type of machine
  4919.           throughout your plant, however, use this line to keep track
  4920.           of how this specific machine is being used.
  4921.  
  4922.  
  4923.           LOCATION - identify where this equipment is located in your
  4924.           plant.  You can also use this software to keep track of
  4925.           equipment not located in your plant or even owned by your
  4926.           company.  If you need to rent equipment, use this line to
  4927.           identify the company you normally rent this equipment from.
  4928.  
  4929.           By cataloging the type of equipment and how it is used,
  4930.           when you need a machine to perform a specific job you can
  4931.           search the APPLICATION line in ORGANIZE! and quickly find
  4932.           information about the equipment you've used in the past.
  4933.  
  4934.  
  4935.           DEPARTMENT - use this line to identify the department in
  4936.           your company that is responsible for this specific equipment.
  4937.  
  4938.  
  4939.           CONTACT -  The name and phone number of the person
  4940.           responsible for this equipment.
  4941.  
  4942.  
  4943.           OPERATING PROcedures - The number or other identifying means
  4944.           used to located the file, folder, drawing, or book that
  4945.           contains the operating instructions for this equipment.
  4946.  
  4947.  
  4948.           MAINTenance PROCEDures - The number or other identifying
  4949.           system used to locate the file, folder, drawing or book
  4950.           that contains the maintenance instructions for this
  4951.           equipment.
  4952.  
  4953.  
  4954.           PARTS REQUIRED - the next two lines are used to identify
  4955.           the parts that are required to be available for both
  4956.           normal maintenance and emergency repairs.  This line
  4957.           can refer to a recommended spare parts list, a bill of
  4958.           material, or - if there are just a few parts - list
  4959.           those parts here.
  4960.  
  4961.  
  4962.           SCHEDULED MAINtenance - use this line to show the normal
  4963.           preventive maintenance schedule for this equipment.
  4964.           _________________________ORGANIZE! - EQUIPMENT INVENTORY - 89
  4965.  
  4966.  
  4967.  
  4968.           NOTE - the last four lines are used for miscellaneous
  4969.           information and notes about this equipment.
  4970.  
  4971.           The line above the four NOTE lines may also be used.  In
  4972.           the format supplied it is not used and its length is set
  4973.           to zero.  If you need additional lines, you can use this
  4974.           spare line.
  4975.  
  4976.           ________________________________ORGANIZE! - CHARITY RECORDS - 90
  4977.  
  4978.  
  4979.           ORGANIZE! - CHARITY RECORDS
  4980.  
  4981.           This format helps you keep track of the charities your company
  4982.           supports and the type of support you have provided in the past.
  4983.  
  4984.           The catalog name is: CHARITY
  4985.  
  4986.           To access this format boot the ORGANIZE! software and then hold
  4987.           down the ALT key and push the letter U.  Next push the up cursor
  4988.           key once to highlight "Select Catalog".  Push ENTER.  Now use the
  4989.           cursor keys to move the highlight bar to CHARITY and push ENTER.
  4990.  
  4991.           The following describes how each line is used.  If a line title 
  4992.           means something different to you, or you'd like to put other
  4993.           types of information on a line, do it.  There is nothing in
  4994.           this software that restricts what can be entered on any line. 
  4995.           Also keep in mind that you can change the title or length of any
  4996.           line.  (See "Utility Menu - Set Up New Format" starting on page
  4997.           66 in the manual).
  4998.  
  4999.  
  5000.  
  5001.           CHARITY NAME - enter the name of the charity.
  5002.  
  5003.  
  5004.           ADDRESS, CITY, STATE, ZIP - use the next five lines for the
  5005.           charity's address.  Two "address" lines are provided so that
  5006.           there is room for a street address and suite or department
  5007.           number.
  5008.  
  5009.  
  5010.           CONTACT - if there is a specific person you normally talk
  5011.           with at this charity, enter that person's name on this line.
  5012.  
  5013.  
  5014.           PHONE NUMBER - enter the charity's phone number.
  5015.  
  5016.  
  5017.           PURPOSE - use this line to describe the purpose of this
  5018.           charity.  Do they provide shelter for the homeless?  Are
  5019.           they working to cure a disease?  Do they provide disaster
  5020.           relief or help battered woman?
  5021.  
  5022.  
  5023.           DONATE (Y/N) - does you company normally donate to this
  5024.           charity.  Business' are generally contacted by numerous
  5025.           charities, but may only be able to support a few of those.
  5026.           This line allows you to keep track of all the charities who
  5027.           have contacted you, or in which you are interested.  While
  5028.           you may not be currently donating to a charity, current
  5029.           events may result in your wanting to get in touch with a
  5030.           charity and offer them support.  By keeping track of
  5031.           ________________________________ORGANIZE! - CHARITY RECORDS - 91
  5032.  
  5033.  
  5034.           those charities you do not support, but may be interested
  5035.           in, you immediately have information about them available.
  5036.  
  5037.  
  5038.           HISTORY - this line is used to keep track of what you
  5039.           have donated in the past.  For example, you might enter
  5040.           information for cash donations for the past three years as:
  5041.  
  5042.           1993: $200 / 1992: $200 / 1991: $175.00 
  5043.  
  5044.           Use this line for historical information about money you
  5045.           have given this charity in the past.
  5046.  
  5047.  
  5048.           OTHER SUPPORT - use this line to identify non-monetary support
  5049.           you have provided this charity in the past.
  5050.  
  5051.  
  5052.           MEETINGS - if you attend or participate in any of the meetings
  5053.           held by this charity, use this line to identify the dates
  5054.           and locations of up coming meetings.  You could also include
  5055.           the name of the person, in your company, who will be attending
  5056.           the meeting.
  5057.  
  5058.  
  5059.           ACTIVITY 1,2,3 - the next three lines are used to keep track of
  5060.           activities, sponsored or run by the charity, in which you
  5061.           participate.
  5062.  
  5063.  
  5064.           OUR CONTACT - enter the name of the person in your company who
  5065.           is the normal contact for this charity.
  5066.  
  5067.  
  5068.           INVOLVED - these two lines are used to keep track of people,
  5069.           other than the key contact person, who are involved, on your
  5070.           company's behalf, with this charity.
  5071.  
  5072.  
  5073.           NOTE - the last two lines are note lines for miscellaneous
  5074.           information about this charity.
  5075.           _____________________ORGANIZE YOUR BUSINESS APPENDIX A - 92
  5076.  
  5077.  
  5078.  
  5079.  
  5080.  
  5081.  
  5082.           APPENDIX A - PROBLEM SOLVING
  5083.  
  5084.           This section describes some of the errors and problems other
  5085.           users have encountered and recommends solutions.  In most cases
  5086.           the software will detect problems, diagnose them and put a
  5087.           message on the screen.
  5088.  
  5089.  
  5090.           Permission Denied - this is a DOS error message.  It means that
  5091.           you are using a disk that is write protected.  Remove the write
  5092.           protection and the problem will be solved.  This problem might
  5093.           also be caused by a directory that is full.  You can have a full
  5094.           directory even if there is space available on your disk. 
  5095.           Depending on the version of DOS you have there is a limit on the
  5096.           number of files you can have in a directory.  In most cases this
  5097.           limit is 128 files.  If you try to create more than 128 files you
  5098.           may get the "Permission Denied" error message.
  5099.  
  5100.  
  5101.           Unable To Change The Length Of A Line - If you want to change the
  5102.           length of a line in your catalog format, but the prompt for the
  5103.           line lengths does not appear on the Catalog Format Set Up screen,
  5104.           then the software is telling you that at least one entry has
  5105.           already been saved.  Once an entry has been saved the length of
  5106.           the lines can not be changed.
  5107.  
  5108.           OYB uses what is called a fixed length random access
  5109.           data file.  This allows entries to be found very quickly, but it
  5110.           means that if you change the lengths of any of the lines the
  5111.           software will no longer be able to read the data file.  Thus, the
  5112.           software will not allow you to change the length of a line after
  5113.           an entry has been saved.
  5114.  
  5115.           If you need to change your catalog format after saving an entry
  5116.           you can do this by creating a new catalog format with the line
  5117.           lengths you want.  Then use the copy feature to copy the entries
  5118.           from your old format to the new format.  Once all of the entries
  5119.           have been copied (use the editor to see that they are correctly
  5120.           copied) the old catalog can be deleted.  There is a Utility Menu
  5121.           option that is used to delete catalogs.
  5122.  
  5123.  
  5124.           The Software Won't Start - if when you type OYB the software does
  5125.           not start there are several possibilities:
  5126.  
  5127.           1. If you get a message that says "Bad Command or Filename" then
  5128.           your computer can not find the OYB.EXE file.  Be sure you are in
  5129.           the directory that contains the OYB.EXE file.  To do this type
  5130.           DIR *.EXE and check to see that OYB.EXE is listed in the
  5131.           directory.  If it is not listed you most likely will need to use
  5132.           the DOS CD command to change to the correct directory.
  5133.           _______________________ORGANIZE YOUR BUSINESS APPENDIX B - 93
  5134.  
  5135.  
  5136.           2. If nothing happens or your computer locks up when you type
  5137.           OYB, you may have fragmented or cross linked files.  Please see
  5138.           the section which discusses fragmented files.
  5139.  
  5140.  
  5141.           All Data Files Have Disappeared - I've had many people call me
  5142.           with this problem.  Yesterday they were typing entry 4000 and
  5143.           today the software says they are on entry #1.  What happened? 
  5144.           Usually the cause of this problem is that the database filename
  5145.           has been changed.  All 4000 entries still exist, they are just
  5146.           stored using a different filename than the current filename.  In
  5147.           many cases the two filenames may be very similar such as PHOTO
  5148.           and PHOTOS.  Its easy to get them mixed up, so be sure you are
  5149.           using the right filename.
  5150.  
  5151.  
  5152.           The Software Can't Find A Database Filename You Know Exists - in
  5153.           addition to the filename you can also set a PATH.  This allows
  5154.           you to store data in other directories.  If you are looking for a
  5155.           database file that is stored in a different directory, you will
  5156.           need to specify the PATH to that directory as a part of the
  5157.           filename.
  5158.  
  5159.           I generally recommend you keep all of your database files in the
  5160.           same directory as the OYB.EXE file.  This makes it easier to keep
  5161.           track of what these files are used for and which program they go
  5162.           with.
  5163.  
  5164.  
  5165.           Fragmented Files - there is no error message that will tell you
  5166.           that your computer has fragmented files.  Fragmented files are a
  5167.           normal result of using a computer.  When a computer stores
  5168.           information on a disk it puts it into the next available sector
  5169.           on the disk.  The next available sector may not be physically
  5170.           located anywhere near the previous sectors the computer was
  5171.           using.  As you add to a data file it tends to be broken into
  5172.           small pieces that are scattered in various sectors all over the
  5173.           disk.
  5174.  
  5175.           The problem with fragmented files is that they slow down your
  5176.           computer because it takes more time for the heads in your disk       
  5177.           drive to move from piece to piece of a file that is scattered all
  5178.           over a disk.  With serious file fragmentation the computer can
  5179.           actually lose track of pieces of a file or start to get cross
  5180.           linked files.  As a result the computer can become "confused" and
  5181.           lock-up, you might start getting strange results for searches or
  5182.           be unable to access some entries.
  5183.  
  5184.           If your computer was working fine yesterday and today seems to be
  5185.           giving you strange results and problems, the cause may be the
  5186.           result of fragmented files.  I've seen all kinds of problems the
  5187.           range from software locking up to files becoming inaccessible. 
  5188.           To solve and prevent this problem you'll need utility software
  5189.           such as PC Tools or the Norton Utilities.  Both of these programs
  5190.           provide file de-fragmentation. 
  5191.           _________________________ORGANIZE YOUR BUSINESS APPENDIX B - 94
  5192.  
  5193.  
  5194.           You should defragment your hard disk on a regular basis.  I've
  5195.           found my computer can get fragmented files after just one day of
  5196.           use (one day of use for me is probably a lot for someone else). 
  5197.           In most cases you should perform preventive maintenance by
  5198.           defragmenting your hard disk after every 50 to 100 hours of use.
  5199.  
  5200.  
  5201.           An Asterisks Appears When The Software Is Started - If when you
  5202.           boot this software you get a blank screen with just an asterisks,
  5203.           then the security feature is activated.  If you are unable to get
  5204.           past that screen, then you will need to use the RESET.EXE utility
  5205.           to regain access to this software.  RESET.EXE is provided on the
  5206.           original this software disk.  Because it serves as a generic key
  5207.           that will "open" the software, the install procedure leaves it on
  5208.           the original disk where other people can not use it.
  5209.  
  5210.           To use RESET.EXE you can copy it to the directory containing the
  5211.           this software (if you are not concerned about security).  It may
  5212.           also be run from the original floppy disk.  If you run it from a
  5213.           floppy disk, first set your computer so that the directory
  5214.           containing this software is the current directory on your hard
  5215.           drive.  Get the DOS prompt for the disk drive where RESET.EXE is
  5216.           located.  Type RESET.  The utility will ask you to push the
  5217.           letter that identifies your hard disk.  The utility will then
  5218.           reset the security function.
  5219.           _________________________ORGANIZE YOUR BUSINESS APPENDIX B - 95
  5220.  
  5221.  
  5222.  
  5223.  
  5224.  
  5225.           APPENDIX B - FILE NAMES
  5226.  
  5227.           OYB uses file naming standards such that each catalog
  5228.           will have a set of files with the same basic filename and various
  5229.           filename extensions.  A filename extension is the three letter
  5230.           "code" the follows the eight (or fewer) letter filename.  For
  5231.           example, in OYB.EXE the filename extension is EXE.  This
  5232.           indicates this is an executable program file that the software
  5233.           can run.
  5234.  
  5235.           When you first receive your this software disk the main program
  5236.           files are stored in a compressed format in an archive file called
  5237.           ORGANIZE.LZH.  The files which are archived in ORGANIZE.LZH are:
  5238.  
  5239.           OYB.EXE - the main program file.
  5240.  
  5241.           HOMECRAF.SET - contains the basic configuration settings such as
  5242.           the current database filename, the security code and the display
  5243.           color setting.
  5244.  
  5245.           BRUN30.EXE - a support file required for the software to run.
  5246.  
  5247.           HOMECRAF.HLP - contains help information and error messages used
  5248.           by the software.
  5249.  
  5250.           MAIL*.* - there are set of files containing MAIL in their
  5251.           filenames.  These are the sample mailing list manager files.
  5252.  
  5253.           When used in a filename an asterisk is a wildcard.  Thus MAIL*.*
  5254.           identifies are filenames that start with "MAIL" and which can
  5255.           have any filename extension.  This would include MAIL.DAT,
  5256.           MAIL.SET and MAILXX01.NDX.
  5257.  
  5258.           The files in ORGANIZE.LZH are all that are required to use the
  5259.           software.  If you want to use the software without using the
  5260.           installation utility, all you need to do is de-archive these
  5261.           files and copy them to where-ever you want to use this software. 
  5262.           The LHA.EXE utility is used to de-archive files.  To de-archive
  5263.           the files type:
  5264.  
  5265.           LHA E ORGANIZE
  5266.  
  5267.           The letter "E" tells LHA to extract the files from the ORGANIZE
  5268.           file.  You will need to have copied both LHA.EXE and ORGANIZE.LZH
  5269.           to a disk with at least 300K of space available (after copying
  5270.           these two files to it).
  5271.  
  5272.           Other files that you'll find on the disk include:
  5273.  
  5274.           RESET.EXE - resets the HOMECRAF.SET file to its default settings. 
  5275.           This ius a utility used to open the software should you be using
  5276.           the security codes and you've forgotten your code.
  5277.           _________________________ORGANIZE YOUR BUSINESS APPENDIX B - 96
  5278.  
  5279.  
  5280.           INSTALL.EXE - the utility for installing this software.
  5281.  
  5282.           CONFIG.OYB - a generic configuration file.  This file is provided
  5283.           for computers on which there is no CONFIG.SYS file.  This file
  5284.           will need to be renamed as CONFIG.SYS before it can be used.
  5285.  
  5286.           LHA.EXE, LHA.DOC and LHA.HLP - these three files make up the
  5287.           compression utility used by the catalog backup feature.  LHA.DOC
  5288.           contains the documentation for using LHA.EXE.  This utility may
  5289.           be used to compress and archive any files.  It is not limited to
  5290.           the files used by this software.
  5291.  
  5292.           Any other files on the disk are files created by this software or
  5293.           format files.  These files will all use the filename you select
  5294.           and add a filename extension that indicates the file's function. 
  5295.           For example, if the filename is CATALOG the following files will
  5296.           be used (or created if they do not already exist).
  5297.  
  5298.           CATALOG.DAT - contains the information you've typed in your
  5299.           catalog.  The DAT files are all ASCII files.  This means that in
  5300.           an emergency you could read a this software DAT file using word
  5301.           processing software.
  5302.  
  5303.           CATALOG.SET - contains the settings associated with the specific
  5304.           file.  These settings include the identification of the lines to
  5305.           be indexed or totaled.  This file should always stay on the same
  5306.           disk and in the same directory as the DAT file.
  5307.  
  5308.           CATALOG.MCR - contains the information for any macros that have
  5309.           been set up.
  5310.           _________________________ORGANIZE YOUR BUSINESS APPENDIX B - 97
  5311.  
  5312.  
  5313.           CATALOG.FMT - any filename ending with "FMT" contains the
  5314.           specifications for a printed report format.
  5315.  
  5316.           CATALOG.DBF - the letters "DBF" are used by dBase to indicate a
  5317.           dBase data file.  Files with a "DBF" filename extension will be
  5318.           created if you export a file to a file in dBase format.  If you
  5319.           want to import a dBase file, that file must have a filename
  5320.           extension of DBF.
  5321.  
  5322.           CATALOG.MEM - the letters MEM indicate that this is the file
  5323.           containing the memos attached to entries in the data file of the
  5324.           same name.  If this file is erased the software will try to
  5325.           automatically recover it.  If you want to erase the memos, please
  5326.           use the Remove Memo option on the Reports Menu.  Using the Remove
  5327.           Memo feature will not erase the MEM file.  If you want to erase
  5328.           the MEM file, first Remove all of the memos then use the DOS DEL
  5329.           command to erase the file.
  5330.           ____________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - SITE LICENSES - 98
  5331.  
  5332.  
  5333.  
  5334.  
  5335.           APPENDIX C - SITE LICENSES
  5336.  
  5337.           HCP Services, Inc.
  5338.           HomeCraft Software
  5339.           Site License Agreement
  5340.  
  5341.           If you intend to use this software on more than one computer a
  5342.           site license is required.  A site license allows internal use and
  5343.           copying of the software for as many sites/computers as contracted
  5344.           for.  An unlimited site license allows unlimited copying of the
  5345.           software for internal use only.  This is copyrighted software and
  5346.           any distribution or reselling of the software to third parties is
  5347.           not allowed.
  5348.  
  5349.           HCP Services, Inc. grants ____________________________ a site
  5350.           license for the use of the following software program(s):
  5351.  
  5352.  
  5353.           This is a perpetual license for the use of the software within
  5354.           your company or organization, and is not transferable.  This site
  5355.           license allows internal use and copying of the software for use
  5356.           by/on ______ users/computers.
  5357.  
  5358.           HCP Services will provide technical support for one year of the
  5359.           date of this agreement to one person, designated as the key
  5360.           contact within your company or organization.
  5361.  
  5362.           HCP Services, Inc. warrants that it is the sole owner of the
  5363.           software and has full power and authority to grant the site
  5364.           license without the consent of any other party.
  5365.  
  5366.           HCP SERVICES INC. DISCLAIMS ALL WARRANTIES RELATING TO THIS
  5367.           SOFTWARE, WHETHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT LIMITED
  5368.           TO ANY IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A
  5369.           PARTICULAR PURPOSE, AND ALL SUCH WARRANTIES ARE EXPRESSLY AND    
  5370.           SPECIFICALLY DISCLAIMED.  NEITHER HCP SERVICES, INC. NOR ANYONE
  5371.           ELSE WHO HAS BEEN INVOLVED IN THE CREATION, PRODUCTION, OR
  5372.           DELIVERY OF THIS SOFTWARE SHALL BE LIABLE FOR ANY DIRECT,
  5373.           INDIRECT, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES ARISING OUT OF THE
  5374.           USE OR INABILITY TO USE SUCH SOFTWARE EVEN IF HCP SERVICES, INC.
  5375.           HAS BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES OR CLAIMS. 
  5376.           IN NO EVENT SHALL HCP SERVICES, INC.'s LIABILITY FOR ANY DAMAGES
  5377.           EVER EXCEED THE PRICE PAID FOR THE LICENSE TO USE THE SOFTWARE,
  5378.           REGARDLESS OF THE FORM OF CLAIM.  THE PERSON USING THE SOFTWARE
  5379.           BEARS ALL RISK AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE OF THE SOFTWARE.
  5380.           ____________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - SITE LICENSES - 99
  5381.  
  5382.  
  5383.           This agreement shall be governed by the laws of the State of
  5384.           Oregon and shall inure to the benefit of HCP Services, Inc. and
  5385.           any successors, administrators, heirs and assigns.  Any action or
  5386.           proceeding brought by either party against the other arising out
  5387.           of or related to this agreement shall be brought only in a STATE
  5388.           or FEDERAL COURT of competent jurisdiction located in Multnomah
  5389.           County, Oregon.  The parties hereby consent to in personam
  5390.           jurisdiction of said courts.
  5391.  
  5392.           Company:________________________________________________
  5393.  
  5394.           Address:________________________________________________
  5395.  
  5396.           City:_________________ State/Prov:_______   Zip:________
  5397.  
  5398.           Country:_______________________  Phone:_________________       
  5399.  
  5400.                                                                             
  5401.           ______________________       __________________      ____________
  5402.           Authorized Signature         Print or Type Name          Title
  5403.  
  5404.           _________      
  5405.           Date
  5406.  
  5407.  
  5408.           __________________________                          ___________
  5409.           Steven C. Hudgik, President HomeCraft Software          Date
  5410.           ____________________ORGANIZE YOUR BUSINESS - SITE LICENSES - 100
  5411.  
  5412.           
  5413.           HomeCraft Software
  5414.           P.O. Box 974
  5415.           Tualatin,  OR  97062
  5416.           U.S.A.
  5417.           (503) 692-3732
  5418.  
  5419.  
  5420.           Site License Price List
  5421.  
  5422.           The following include one diskette and one copy of the
  5423.           documentation.  These may be copied for the number of machines
  5424.           contracted for.  (Prices are based on one registered copy already
  5425.           have been purchased).
  5426.  
  5427.        1 to 5 add'l computers at $40@:   # of computers: ____ X $40 = _____
  5428.  
  5429.  
  5430.        6 to 10 add'l computers at $36@:  # of computers: ____ X $36 = _____   
  5431.  
  5432.  
  5433.        11 to 20 add'l computers at $33@: # of computers: ____ X $33 = _____  
  5434.  
  5435.  
  5436.        21 to 50 add'l computers at $30@: # of computers: ____ X $30 = _____   
  5437.  
  5438.  
  5439.        51 add'l or more computers $1,200 one time fee 
  5440.                plus $5.00 per computer/hard disk/terminal           ______  
  5441.              
  5442.  
  5443.            Additional manuals are available for $22 each:           ______
  5444.                
  5445.                                                   Subtotal >>>>>>   ______  
  5446.  
  5447.                               Add $4.00 for S&H,  Shipping >>>>>>   ______  
  5448.                ($5.00 for Canada or $8.00 outside No. America)
  5449.  
  5450.                                                   TOTAL ORDER >>>   ______  
  5451.              
  5452.  
  5453.  
  5454.           Diskette format (choose one)  [] 3-1/2"   [] 5-1/4"
  5455.  
  5456.  
  5457.           Terms: ALL LICENSES ARE PREPAID ONLY.  Master card, VISA,
  5458.                  checks or money orders drawn in U.S. dollars drawn
  5459.                  on a U.S. bank are accepted.  Corporate purchase
  5460.                  orders (Net 30 days) accepted.  Please make
  5461.                  checks and money orders payable to HomeCraft.
  5462.  
  5463.  
  5464.  
  5465.           I N D E X
  5466.  
  5467.           ASCII file, 15
  5468.           Alphabetical searches, 14, 28, 29
  5469.           Asterisks, 79
  5470.           Backing up, 5, 54 
  5471.           Browsing, 13, 25
  5472.           CONFIG.SYS file, 8 
  5473.           Calculator, 56
  5474.           Catalogs, Changing Names, 16
  5475.           Catalogs, Setting Name, 16
  5476.           Catalog format, Copying,44
  5477.           Catalog Format, Indexing, 18
  5478.           Catalog Format, Line Lengths, 43
  5479.           Catalog Format, Line Titles, 17, 42
  5480.           Catalog Format, Modifying, 17
  5481.           Catalog Format, Setting Up, 17
  5482.           Catalog Format, Totals, 18
  5483.           Catalog line lengths, changing, 87
  5484.           Clearing the screen, 21
  5485.           Column headings, 50
  5486.           Continuous Paper, 15
  5487.           Copy previous entry, 23
  5488.           Copy last entry, 24
  5489.           Copy a single line, 24
  5490.           Copy entries, 33
  5491.           Cross referencing, 29
  5492.           Dashed line, 50
  5493.           Data files, existing, 2 
  5494.           Database, definition, 2 
  5495.           dBase file, importing, 36
  5496.           Delete key, 21
  5497.           Deleted entries, finding, 31
  5498.           Deleted entries, eliminate, 41
  5499.           Directory, definition, 3 
  5500.           Editing Entries, 12
  5501.           Edit menu, 25
  5502.           Edit menu, select number, 25
  5503.           Edit menu, page backward, 25
  5504.           Edit menu, page forward, 25
  5505.           Edit menu, undelete entry, 26
  5506.           Edit menu, remove memo, 26
  5507.           Edit menu, save changes, 26
  5508.           Entry number, 20
  5509.           Erase screen, 24
  5510.           Exit menu, 54
  5511.           F1 key, 25
  5512.           F2 Key, 25, 33
  5513.           F3 key, 24
  5514.           F6 key, 29
  5515.           F7 key, 24
  5516.           Filenames, 90           Find deleted entries, 31
  5517.           Floppy disk, definition, 2 
  5518.           Fragmented files, 40, 54
  5519.           Global search, 31
  5520.           Graphic Images, 57
  5521.           Hard disk, definition, 2 
  5522.           INSTALL.EXE, 6 
  5523.           Indexing, 18, 43
  5524.           Insert key, 21
  5525.           Installation, 6 
  5526.           Installation, floppy disk,7 
  5527.           Installation, hard disk, 6 
  5528.           LHA.EXE, 55
  5529.           Line Titles, 17
  5530.           Line Lengths, 43
  5531.           List entries, 27
  5532.           Macros, 45
  5533.           Main Screen, 10, 20
  5534.           Make new entries, saving, 23
  5535.           mb, definition, 3 
  5536.           Memos, 22
  5537.           Memo, removing (erasing), 26
  5538.           Menus, Using the, 10
  5539.           Music cataloging, 59
  5540.           New Entries, Making, 11
  5541.           New Entries, Saving, 12
  5542.           New catalog format, set up, 42
  5543.           OYB.EXE, 9
  5544.           OYCOVL file, 58 
  5545.           Page backward, 25
  5546.           Page forward, 25
  5547.           Page length, 50
  5548.           Permission denied error, 91
  5549.           PgDn key, 22
  5550.           Printed Reports, 15
  5551.           Quick View, 15
  5552.           RESET.EXE, 65
  5553.           Reindex, 37
  5554.           Report menu, 48
  5555.           Report menu, send to, 48
  5556.           Report menu, dashed line, 50
  5557.           Report menu, column headings, 50
  5558.           Report menu, page length, 50
  5559.           Report menu, set up format, 51
  5560.           Report format, set up, 51
  5561.           Reports, printing, 53
  5562.           Reserve space, 40
  5563.           Saving entries, 23
  5564.           Screen print feature, 33
  5565.           Screen colors, 47
  5566.           Searching, 13
  5567.           Search menu, 27
  5568.           Search menu, list entries, 27
  5569.           Search menu, alphabetically, 28
  5570.           Search menu, sequential, 28
  5571.           Search menu, global search, 31
  5572.           Search menu, set starting point, 31
  5573.           Search menu, case setting, 32
  5574.           Search menu, save changes, 32
  5575.           Search again, 33
  5576.           Security code, 46
  5577.           Sequential Searches, 14, 28
  5578.           Site licenses, 97
  5579.           Sorting, 38
  5580.           System requirements, 4 
  5581.           Technical support, 4 
  5582.           Total Values, 18, 33
  5583.           Undelete entry, 26
  5584.           Using this manual, 3 
  5585.           Utilities, 16
  5586.           Utilities menu, 33
  5587.           Utility menu, copy feature, 33
  5588.           Utilities menu, reindex, 37
  5589.           Utilities menu, sort, 38
  5590.           Utilities menu, reserve space, 40
  5591.